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Riflettori sui clienti: Sundance Film Festival del 2016

Il Festival utilizza Dropbox Business per semplificare il processo di selezione dei migliori film dell'anno del cinema indipendente e a organizzare uno dei festival cinematografici più celebri al mondo.

LA SFIDA

Passaggio dal DVD al digitale

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh e Darren Aronofsky sono solo alcuni delle decine di registi, ora famosi, che hanno esordito con successo al Sundance Film Festival. Gestito dal Sundance Institute fondato da Robert Redford, il Sundance Film Festival segue un processo per la scoperta talenti emergenti che è di per sé degno di un film. Prima che i 50.000 appassionati di cinema convergano su Park City nello stato USA dello Utah ogni anno nel mese di gennaio, i programmatori del Festival devono vagliare 12.600 candidati e selezionare 200 vincitori nel giro di pochi mesi. La tecnologia non sempre ha avuto un ruolo da protagonista in questo processo. I programmatori inviavano email a cui allegavano fogli di lavoro di Excel contenenti gli aggiornamenti sui film partecipanti, creando talvolta confusione su quale fosse l'ultima versione. I programmatori del Festival spedivano i film avanti e indietro su DVD e chiavette, nessuno dei quali era un metodo sicuro per condividere film non ancora usciti. "Non sapevamo se i programmatori avessero ricevuto i film giusti in tempo o se i film erano stati consegnati al posto sbagliato", dice Adam Montgomery, senior manager di programmazione. I programmatori del festival iniziarono a utilizzare i loro account Dropbox personali per svolgere il proprio lavoro, rendendo il passaggio a Dropbox Business una soluzione facile per il Festival. "Ora che abbiamo uno strumento che gli utenti conoscono e amano, possiamo iniziare a cambiare il modo in cui le persone lavorano", dice Justin Simmons, direttore di IT.

LA SOLUZIONE

Cambiare il copione della collaborazione

Oggi i programmatori del Festival collaborano utilizzando le cartelle condivise di Dropbox. Il servizio rende più facile per gli addetti alla selezione vagliare le anteprime dei 25 film che devono guardare ogni settimana, poiché un'integrazione carica automaticamente sul lettore video di Vimeo ogni video condiviso tramite Dropbox. I file di Excel contenenti lo stato della selezione delle anteprime sono tenuti in cartelle condivise che consentono a più utenti di modificarli e aggiungervi commenti, assicurando che tutti lavorino con la versione più recente dei file. "Sono sempre sicuro che le informazioni in questi documenti sono aggiornate in tempo reale", dice Montgomery.

Con la funzione di anteprima dei video, i programmatori possono confermare rapidamente che hanno ricevuto il file corretto prima di iniziare a scaricare un film. Una volta che un film è stato selezionato come finalista, i team di programmazione e di proiezione possono facilmente raccogliere dai registi le clip da proiettare al Festival. "Contattiamo i registi o i relatori tramite le richieste di file di Dropbox, e loro lasciano la versione modificata nella cartella giusta", dice Holden Payne, direttore tecnico di proiezione e produzione. Durante il Festival, la condivisione dei link Dropbox ai kit multimediali e ad altre risorse evita al personale, che ha poco tempo a disposizione, di dover inviare i file tramite email ai singoli giornalisti.

Mantenere i dati sicuri è una priorità, dato che il Festival si occupa di opere che devono rimanere segrete fino alla prima, dice Montgomery. Utilizzando Dropbox, lo staff del Festival può concedere l'accesso alle cartelle solo ai programmatori voluti. "È molto facile modificare o reimpostare le autorizzazioni ogni volta che è necessario", dice Montgomery.

I RISULTATI

Focalizzarsi sui film

La soluzione ha permesso allo staff del Festival di passare più tempo a mostrare in anteprima film originali, come i futuri film da Oscar Boyhood e Whiplash, e meno tempo a gestire la logistica. "Ho a che fare con migliaia di file che sono da due a quattro gigabyte", dice Montgomery. "Dropbox Business ci ha permesso di trasferire questi dati in modo rapido, efficiente e affidabile. In tutta onestà, non so proprio come potevamo farcela prima". La rete dei collaboratori esterni del Festival, che comprende circa 12.000 registi, ha già familiarità con la soluzione, il che rappresenta un vantaggio enorme quando si lavora con così tante persone diverse. "Molto raramente qualcuno menziona un servizio diverso da Dropbox", dice Montgomery. "È il modo in cui avviene di fatto la condivisione dei dati nella comunità". Con l'aumento della produttività "possiamo concentrarci solo a creare il miglior programma possibile di film indipendenti", dice Montgomery.