Clienti / USA Gymnastics

Dropbox Business aiuta USA Gymnastics e i suoi membri a vincere l'oro

USA Gymnastics è la federazione nazionale che si occupa di ginnastica. L'organizzazione stabilisce le regole e le norme per i ginnasti del Paese, seleziona e allena le squadre per Olimpiadi e Campionati del mondo e promuove lo sviluppo della ginnastica a livello locale e nazionale. USA Gymnastics organizza vari eventi maschili e femminili di ginnastica, ginnastica ritmica, trampolino e volteggio, ginnastica acrobatica e ginnastica di gruppo, inclusi campionati nazionali e competizioni internazionali.

Tornare in forma

Dopo il 2008 U.S. Gymnastics Championships, il team eventi di USA Gymnastics è stato oggetto di un contrattempo tecnologico che lo ha spinto a riconsiderare seriamente il modo in cui gestiva l'attività fuori dall'ufficio. Seguendo il protocollo abituale, i membri dello staff avevano copiato tutti i file, dai documenti delle credenziali, agli schemi delle strutture, fino ai programmi, sui loro laptop prima dell'evento. Tuttavia, nel momento in cui un dipendente tentò di trasferire nuovamente sul server i documenti aggiornati dopo l'evento, per errore cancellò centinaia di file.

Anche se il team fu in grado di recuperare molte copie dei file da altri computer, la paura di poter perdere tutto lo spinse a cambiare. Il Direttore responsabile di eventi e tecnologia, Jeff Smith, iniziò a esplorare varie opzioni con la speranza di trovare una soluzione che consentisse agli utenti su laptop di effettuare il backup dei file e scambiarseli. Visto che molti dipendenti di USA Gymnastics viaggiano frequentemente, Smith ha cercato un modo per consentire ai dipendenti di accedere alle informazioni e condividerle da varie località diverse.

Fu necessario un po' di tempo per trovare la soluzione giusta, dato che alcune opzioni offrivano solo il backup e non la condivisione, ma Smith trovò esattamente quello che stava cercando con Dropbox. Il suo team iniziò con circa dieci account Dropbox Pro e adottò Dropbox Business non appena disponibile.

Molti dei nostri dipendenti lavorano 24 ore su 24, 7 giorni su 7 durante gli eventi internazionali. Per loro è estremamente utile poter accedere al nostro database di file direttamente dai telefoni e recuperare i documenti in qualsiasi momento.

Dimostrazione di forza

Per i dipendenti e i membri di USA Gymnastics le gare presupponevano sempre un grande stress, alimentato dall'esigenza di avere a disposizione le informazioni sulla logistica. Accedere facilmente agli schemi delle strutture e ai programmi aiuta lo staff ad assicurarsi che atleti, allenatori e arbitri si trovino nel posto giusto al momento giusto. Inoltre i membri dello staff hanno bisogno di poter recuperare fogli di lavoro e documenti di viaggio per monitorare gli spostamenti degli atleti. "Con Dropbox Business, tutte le persone coinvolte hanno a disposizione i file e le informazioni di cui hanno bisogno", dichiara Smith. "Non dobbiamo più utilizzare dischi condivisi o un file server".

Le trasmissioni televisive sono un altro componente importante delle giornate di gara, con una copertura che richiede un'attentissima pianificazione. Nel team USA Gymnastics ci sono solitamente fino a cinque persone che scelgono quali atleti ed eventi saranno trasmessi dalla televisione e le modifiche spesso avvengono in tempi molto rapidi. "Avendo gli orari televisivi in Dropbox Business è possibile modificarli in tempo reale", spiega Smith. "Inoltre, possiamo archiviare i file e recuperare i dati nel caso lo stesso evento si ripeta in futuro".

Avere a disposizione uno spazio di archiviazione comodo per i propri file è utile a USA Gymnastics anche fuori dagli eventi. Grazie alle cartelle condivise, direttori di programma e assistenti possono mantenersi facilmente aggiornati e controllare le versioni dei file. Inoltre, se si assume personale temporaneo affinché aiuti in alcuni eventi, questo è in grado di accedere rapidamente ai documenti di cui ha bisogno e di lasciare i propri file in un posto da cui i dipendenti fissi possono recuperarli rapidamente.

Quando ci sono così tante persone che gestiscono i file, il recupero dei file eliminati è un elemento fondamentale per il team di USA Gymnastics. "In passato ci sono stati casi in cui alcune persone hanno eliminato file per errore. È fantastico sapere che Dropbox Business evita che questo possa accadere in futuro", spiega Smith.

Prestazioni da medaglia

Vista la quantità di lavoro svolta dai dipendenti di USA Gymnastics fuori dall'ufficio, uno dei vantaggi più significativi che Dropbox Business offre all'organizzazione è la capacità di rimanere efficienti quando si lavora sul campo. Anche se la maggior parte del personale lavora su laptop, molti si affidano anche agli iPhone e all'app Dropbox. Secondo Smith, "Molti dei nostri dipendenti lavorano 24 ore su 24, 7 giorni su 7 durante gli eventi internazionali. Per loro è estremamente utile poter accedere al nostro database di file direttamente dai telefoni e recuperare i documenti in qualsiasi momento".

Naturalmente, l'evento internazionale più importante per USA Gymnastics sono le Olimpiadi. Nel 2012, Dropbox Business era presente a tutti gli eventi statunitensi, offrendo accesso allo staff a Londra e Indianapolis. "Dropbox è stata una risorsa importantissima per l'organizzazione, consentendoci di condividere documenti e informazioni durante le gare e tra il personale che lavorava a Londra e quello della sede centrale. Dropbox ci ha aiutato durante l'intero processo", dichiara Smith.