Il reparto IT dell'università utilizza Dropbox Education per aiutare i docenti a collaborare in modo più sicuro, favorendo aumenti di produttività e risparmi sui costi in tutto il campus.

Chapman University, un istituto scolastico

Risultati principali di Chapman University

Il 30% del personale docente e non docente ha iniziato a utilizzarlo in una settimana

Ha aumentato la collaborazione complessiva nella ricerca

La sicurezza è migliorata grazie alla Console amministratore

La sfida

Rimanere fedeli alle origini progressiste

La Chapman University è stata fondata il 4 marzo 1861, lo stesso giorno in cui il presidente Abraham Lincoln ha prestato giuramento per il suo primo mandato. Non a caso, solo poche ore dopo il discorso di Lincoln, le scuole della zona di Los Angeles hanno aperto le porte agli studenti di qualsiasi razza e sesso, un'azione radicale per quei tempi. Oltre 150 anni dopo, la Chapman University ha mantenuto il suo approccio progressista in molte aree. "È nei nostri geni spingerci oltre i limiti, anche nel modo in cui pensiamo alla tecnologia", spiega Armando Diaz, Technical Services Engineer. Ecco perché i docenti sapevano che esisteva un modo di collaborare a ricerche e corsi che era migliore dello scambio di CD e di unità USB. "Li si inviava usando la posta interna del campus o portandoli fisicamente nell'ufficio di qualcuno", dice Diaz. "Non era un uso ottimale del tempo". Molti ricorrevano ad account personali Dropbox per condividere rapidamente i documenti e ben presto il reparto IT l'ha notato. "Poiché così tanti docenti utilizzavano già Dropbox, sapevamo di poter proteggere quell'ambiente con Dropbox Education", afferma Helen Norris, Chief Information Officer. "Di tutte le opzioni che abbiamo esaminato, era la più flessibile e facile da usare".

La soluzione

Rendere possibile una collaborazione più sicura

La Chapman University ha implementato Dropbox Education con la creazione di un portale web a cui gli utenti possono iscriversi da soli. "Volevamo misurare il tasso reale di adozione del prodotto, invece di costringere le persone a partecipare" spiega Paul Kang, Assistant Director, Infrastructure. Solo una settimana dopo che il portale era diventato operativo, il team era cresciuto arrivando a oltre 300 utenti, vale a dire a quasi un terzo di tutto il personale docente e non docente della Chapman. Kang aggiunge che il tasso di adozione da parte dell'università della soluzione precedente era solo del 20% dopo quattro anni. "Nel giro di sette giorni abbiamo raggiunto un'adozione superiore con Dropbox Education" continua. "E le persone non solo si sono registrate, ma sono diventate utenti attivi. È stato un successo straordinario". Per incoraggiare la collaborazione nell'ambito della ricerca, i professori ora registrano le loro lezioni e le mettono in cartelle condivise di Dropbox. I docenti possono accedervi dal campus o da qualsiasi parte del mondo. Ogni giorno, la facoltà di Farmacia da sola carica su Dropbox otto ore di lezione di cinque corsi diversi. Un professore della facoltà utilizza una cartella condivisa come spazio di lavoro collettivo per i collaboratori nella ricerca che si trovano in Brasile, Egitto e Sud Africa. "Posso rivedere relazioni di laboratorio, pubblicazioni, domande di sovvenzione" afferma il Dott. Ayman Noreddin, docente di Farmacia e Associate Dean of Academic Affairs. "Tutto ciò che riguarda la mia ricerca si trova in Dropbox perché è molto facile trovare e condividere i file".

I docenti apprezzano il fatto che Dropbox permetta anche di lavorare in modo sicuro su qualsiasi dispositivo nell'ambiente della Chapman costituito da diverse piattaforme. "Che si tratti di PC, Mac, iOS o Android, i dati sono disponibili ovunque", sottolinea Kang. "Questo è uno dei punti di forza di Dropbox". Man mano che l'adozione della soluzione aumenta ulteriormente nella Chapman, la Console amministratore consente al reparto IT di tenere traccia di tutti i nuovi account utente e dispositivi collegati. "La dashboard è fantastica: siamo in grado di vedere qualsiasi utilizzo che potrebbe essere contrario alle regole", dice Kang. "E con gli standard di crittografia e compliance di Dropbox, ci sentiamo molto sicuri nel mettere i nostri file importanti sulla piattaforma".

I risultati

Aumentare risparmio e produttività

Dropbox Education ha reso più semplice il lavoro nel campus del team IT della Chapman, nonché quello dei docenti e dei ricercatori dell'università. "Mi occupavo della gestione dei server di posta che richiedeva molto tempo e costi significativi", dice Kang. "Grazie a Dropbox Education, le persone usano l'email molto meno. È un enorme risparmio di costi e un minor numero di preoccupazioni per noi". I funzionari dell'università sostengono che la facilità d'uso della soluzione si traduce in un numero minore di richieste di assistenza da parte degli utenti. "Non è necessaria una formazione vera e propria con Dropbox", dice Ramiro Landeros, Web Manager. "Le persone lo capiscono da soli, il che permette di risparmiare un sacco di tempo e di risorse". Per Per i ricercatori della Chapman, Dropbox Education ha un altro effetto positivo: fa crescere le relazioni con i colleghi "Rende il mio lavoro molto più organizzato", afferma Noreddin. "Sono più concentrato e produttivo e ho visto la differenza anche nei miei colleghi. Condividiamo idee molto più facilmente, il che migliora molto la nostra ricerca".

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