Il personale dell'istituto di ricerca utilizza Dropbox for Business per collaborare in modo sicuro su documenti di ricerca sensibili da qualsiasi posizione.

Risultati principali di Ehrenberg-Bass

Maggiore privacy sui singoli progetti

Condivisione più facile per gli utenti che si trovano in luoghi diversi

Maggiore sicurezza sull'archivio per i progetti in corso e completati

La sfida

Adozione anticipata

Con un team di professionisti a caccia di tendenza, non c'è da stupirsi che Ehrenberg-Bass sia entrato nel settore dell'archiviazione dei file online appena ha potuto. Conoscendo Dropbox Business, il direttore e il professore Byron Sharp hanno preso la decisione di spostare i membri del personale dai server in loco a Dropbox Business. Anche se non tutti i dipendenti Ehrenberg-Bass conoscevano Dropbox, è bastata un breve presentazione di Sharp per mettere tutti al corrente. Sessantacinque utenti hanno creato l'account Ehrenberg-Bass Dropbox Business e hanno immediatamente iniziato a memorizzare e condividere progetti di ricerca, dati e materiale didattico. Il direttore di ricerca di mercato Kirsty Willis ricorda: "La transizione è stata davvero facile. Ci siamo collegati, abbiamo messo alcuni file in Dropbox, e le persone hanno subito iniziato a condividere le informazioni. Non è più necessario mettere i file sul server".

"Quando raccogliamo dati, li mettiamo in una cartella di Dropbox. Quando scriviamo un rapporto o una proposta, anche quello viene messo lì. In questo modo, chiunque nel team del progetto può andare in Dropbox e prendere quello di cui ha bisogno".

La soluzione

Cambiamenti di comportamento

Molti modelli di file di Ehrenberg-Bass, come ad esempio quelli utilizzati per le proposte commerciali, si trovano in Dropbox, quindi spesso è la base di partenza per professori, studenti e altri dipendenti quando iniziano nuovi progetti. Non appena un progetto viene iniziato, il team utilizza Dropbox Business per memorizzare dati, condividere file rilevanti e rafforzare il lavoro dei membri del team. Come afferma Willis, "Quando raccogliamo i dati, questi vengono inseriti in una cartella Dropbox. Quando scriviamo un rapporto o una proposta, anche quello viene messo lì. In questo modo, chiunque nel team del progetto può andare in Dropbox e prendere quello di cui ha bisogno". In genere ogni progetto è gestito da un gruppo di persone, ma spesso i partecipanti del progetto scelgono di lavorare al esterno dell' ufficio, il che rende Dropbox Business una risorsa utile. "Con molte persone a lavorare a distanza, è una buona soluzione poter accedere a Dropbox in modo semplice", aggiunge Willis. Dopo che i progetti sono conclusi, non è raro che i membri del team scrivano documenti o articoli di giornale per la pubblicazione dei risultati delle loro ricerche. Gli studi e le relative conclusioni sono spesso utilizzati anche per la redazione delle tesi degli studenti universitari. Alcuni membri del personale di Ehrenberg-Bass hanno perfino scritto manuali di studi di mercato con i loro risultati. Dropbox Business organizza i file durante tutto il processo di sviluppo di ogni progetto post-ricerca. Come afferma Willis, "È una soluzione interessante perché Dropbox offre più privacy di un server. Le persone possono controllare chi ha accesso ai loro file mentre lavorano sui progetti ".Oltre a fare affidamento su Dropbox Business durante la ricerca e il reporting, il team di Ehrenberg-Bass utilizza ulteriormente Dropbox per tenere in ordine i materiali di marketing. Quando l'organizzazione ha bisogno di promuovere nuovi clienti o sponsor aziendali, può semplicemente accedere o aggiungere nella sua cartella file di marketing in Dropbox.

"È una soluzione interessante perché Dropbox Business offre più privacy di un server. Le persone possono controllare chi ha accesso ai loro file mentre lavorano nei progetti".

I risultati

Condivisione delle esperienze con il mondo

Poiché i membri dello staff di Ehrenberg-Bass memorizzano in Dropbox molti dati di fondamentale importanza e spesso quando lavorano su progetti con argomenti simili fanno riferimento a studi precedenti, una delle caratteristiche che più apprezzano è la capacità di proteggere i file dalla eliminazione. "Decisamente non vogliamo eliminare le cartelle create", dice Willis. "Vogliamo mantenere tutto in Dropbox e a lungo termine". L'organizzazione ha potuto sperimentare la capacità di Dropbox Business per il recupero di file quando qualcuno per sbaglio aveva eliminato una cartella contenente "una enorme quantità di file di lavoro". Willis ricorda: "Eravamo tutti seduti in una riunione e improvvisamente ci rendemmo conto che la cartella contente imporati studi era stata eliminata. È stato decisamente fantastico poter trovare il percorso e scoprire chi l'aveva fatto e di certo è stato veramente ottimo poter recuperare tutti i file." Con la archiviazione semplice, la condivisione sul luogo e la totale tranquillità sulla sicurezza dei suoi file, Ehrenberg-Bass è soddisfatto di aver adottato rapidamente e spostato i suoi dati in Dropbox. Come afferma Willis, "Consiglierei decisamente Dropbox Business come un modo per eseguire il backup di qualsiasi cosa da mantenere al sicuro e accessibile".