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Dropbox Business consente al German Development Institute di svolgere più rapidamente le proprie attività

Risultati principali del German Development Institute

Condivisione globale rapida e facile

Riduzione delle richieste di assistenza IT

Controllo IT semplificato per il team globale

La sfida

Ricerca senza frontiere regolamentata

Il German Development Institute/Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) è uno dei principali centri di studio al mondo per lo sviluppo globale e la cooperazione internazionale. Il DIE sviluppa concetti di rilevanza politica, fornisce consulenze a ministeri, governi e organizzazioni internazionali e si occupa delle attuali questioni politiche. I suoi membri sono la Repubblica Federale di Germania e la regione Nordreno-Vestfalia. Due terzi dei dipendenti dell'Istituto sono ricercatori che operano in tre gruppi di Paesi e spesso svolgono ricerca sul campo nei Paesi in via di sviluppo. Prima di utilizzare Dropbox Business, i team raccoglievano e salvavano i dati del proprio lavoro su chiavette USB, rendendone difficile la condivisione con gli altri membri dei team ubicati altrove. Allo stesso tempo, i team perdevano i dati a causa di virus e avevano una visione meno completa delle diverse versioni dei documenti e dei vari formati di file. L'Istituto tentò di sostituire la soluzione delle chiavette USB implementando Open Source Software iFolder, che era configurato dal team IT, ma ospitato all'esterno. La soluzione era complicata, richiedeva molte risorse IT e impediva la collaborazione tra i membri dei team. Anche la sincronizzazione era un problema e spesso causava perdite di dati. Inoltre, era più difficile includere i partner esterni che non avevano accesso al software. "La soluzione del software open source aveva i suoi limiti. Il server era incline a errori e abbiamo dovuto investire molto tempo e denaro per risolverli", afferma Vitaliy Isaakov, un membro del team IT del German Development Institute. L'istituto iniziò a cercare una soluzione alternativa. Molti dei partner di cooperazione nei Paesi in via di sviluppo utilizzano Dropbox Business e i partner dell'istituto conoscevano bene il prodotto. La decisione di implementare Dropbox Business è stata presa sulla base di vari fattori: facilità di accesso ai dati tramite Internet indipendentemente dal tipo di dispositivo utilizzato dai dipendenti, possibilità per più team di lavorare su progetti/cartelle, possibilità di lavorare offline e continuare a sincronizzare i dati e capacità di archiviazione sufficiente. Come sottolinea Vitaliy: "I ricercatori salvano grandi quantità di dati, quindi per noi la capacità era fondamentale e Dropbox Business è molto generoso in termini di spazio di archiviazione".

"I ricercatori lavorano in gruppi e i progetti ora sono molto meglio interconnessi. Tutti hanno accesso alle versioni più recenti e il lavoro procede molto più rapidamente".

La soluzione

Potente collaborazione in situazioni di scarsa larghezza di banda

L'Istituto utilizza Dropbox Business dal 2014. I ricercatori vi accedono per collaborare con i colleghi a determinati progetti di ricerca. Ora è molto più facile condividere dati anche con i partner di cooperazione esterni nei Paesi in via di sviluppo che hanno già lavorato con Dropbox Business. La sincronizzazione di Dropbox Business funziona anche in caso di larghezza di banda molto ridotta, fattore importante per i colleghi impegnati in Paesi in via di sviluppo con connessioni Internet scadenti. Anche in assenza di connessione, è possibile salvare i dati, che verranno sincronizzati non appena il dispositivo si ricollega a Internet". Oltre che per il lavoro sul campo, Dropbox viene utilizzato dagli insegnanti del programma di formazione dell'Istituto per diffondere il materiale dei corsi, nonché per raccogliere i compiti dei laureati e dei giovani professionisti.

"La sincronizzazione di Dropbox Business funziona anche in caso di larghezza di banda molto ridotta, fattore importante per i colleghi impegnati in Paesi in via di sviluppo con connessioni Internet scadenti. Anche in assenza di connessione, è possibile salvare i dati, che verranno sincronizzati non appena il dispositivo si ricollega a Internet".

I risultati

Controllo IT a distanza

L'implementazione di Dropbox Business ha inoltre permesso ai membri del team IT del German Development Institute di avere più tempo a disposizione per altre attività. Gli utenti ricevono un account Dropbox Business, il dipartimento installa il software e non occorre eseguire alcun intervento di manutenzione. Inoltre, il dipartimento IT può distribuire rapidamente gli aggiornamenti software tramite una cartella condivisa su Dropbox Business. "Come amministratore, ho la possibilità di condividere una cartella con molti utenti, che possono scaricare il software da lì e installarlo. Questo è particolarmente utile per i ricercatori che sono spesso in viaggio".