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Risultati principali di Mobify

Visibilità e controllo amministrativi migliorati

Procedura di onboarding facilitata e vasta adozione da parte degli utenti

Collaborazione in qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo

La sfida

Prove ed errori

Con un personale composto da grandi esperti in campo tecnico operanti tutti sotto lo stesso tetto, Mobify ha sempre svolto la propria attività senza la necessità di creare un dipartimento IT ufficiale. Ritiene fantastici, invece, i prodotti che possono essere utilizzati senza bisogno di molti interventi di assistenza. Alcune applicazioni come Dropbox sono diventate essenziali grazie al vasto utilizzo da parte dei dipendenti. Sebbene molto diffusi tra i dipendenti, gli account Dropbox Basic e Pro rappresentavano una sfida dal punto di vista logistico. Nel tentativo di creare un sistema di gestione dei file aziendali più centralizzato e un migliore controllo degli accessi ai file, l'azienda è passata a un'altra soluzione simile a Dropbox. Purtroppo, questa mossa ha provocato disastri. L'ingegnere di sistema Kyle Young ricorda: "Il personale si lamentava perché alcuni documenti non venivano sincronizzati e altri subivano ritardi. Nessuno riusciva a uscirne". L'azienda decise che non aveva più senso pagare per una soluzione che non funzionava. Dopo aver scoperto che Dropbox Business rispondeva a tutti i requisiti in materia di sicurezza e controllo aziendale, Mobify ne fu entusiasta e decise di riadottarlo subito. "Tutti si ricordavano quanto fossero facili la condivisione e la sincronizzazione con Dropbox", afferma Young. "Nessun file andava perduto e questo era esattamente ciò che gli utenti volevano. Inoltre, la soluzione enterprise rispondeva a tutti i nostri criteri. Chi lavora in ambito tecnologico è molto più esigente in fatto di strumenti e Dropbox Business è veramente l'unico all'altezza in materia di condivisione di file". Inizialmente, ogni sede è stata dotata di server di archiviazione NAS con accesso ai file tramite VPN. Tuttavia, le connessioni VPN hanno presentato problemi sin da subito. Come racconta Nithin Veeraarsu, responsabile globale dei servizi IT: "L'accesso remoto era un grattacapo continuo, soprattutto per il team di vendite, che cercava di scaricare informazioni dalla VPN tramite hotspot 3G, una procedura non proprio ottimale. Abbiamo iniziato ad avere moltissimi problemi con la sincronizzazione dei documenti e con la gestione delle versioni". Oltre ai problemi di connettività e controllo delle versioni, sui computer Mac, utilizzati dal 35% dei dipendenti, non erano rari i conflitti di compatibilità tra sistema operativo e VPN. Le difficoltà si accumulavano rischiando di compromettere il percorso di espansione e causando un dispendio straordinario di tempo ed energie per il team IT di NewVoiceMedia.

"Chi lavora in ambito tecnologico è molto più esigente in fatto di strumenti e Dropbox Business è veramente l'unico all'altezza in materia di condivisione di file".

La soluzione

Adozione rapida e facile

Il processo di onboarding in Dropbox Business del personale di Mobify composto da 85 dipendenti ha richiesto una sola settimana. Poiché gli utenti conoscevano e apprezzavano già Dropbox, la configurazione è stata facile e le innumerevoli lamentele nei confronti della prima soluzione sono immediatamente cessate. Young descrive Dropbox Business come "molto intuitivo" e aggiunge "Gli aspetti per noi importanti sono la produttività e la velocità dei team. Vogliamo essere sempre concentrati sul nostro punto di forza, ossia il valore principale della nostra attività, e non dover pensare alla gestione dell'IT. Dropbox ci aiuta a farlo". Dropbox Business consente a Mobify di riacquisire il controllo dei documenti aziendali, mantenendo una chiara distinzione tra file di lavoro e file personali e consentendo al tempo stesso ai dipendenti di accedere ai propri account Dropbox personali. I problemi di sincronizzazione verificatisi con la prima soluzione, come la scomparsa di un modello di contratto di vendita proprio nel corso di una negoziazione, sono un lontano ricordo. Come sostiene Young, "In passato, dovevo dedicare diverse ore alla settimana per risolvere problemi. La procedura di ingresso e uscita di nuovi membri del personale e l'impostazione delle autorizzazioni sembravano operazioni molto complicate con la soluzione precedente rispetto a quanto accade con Dropbox Business". Ora Young può permettere ai proprietari dei contenuti di gestire le proprie autorizzazioni di file, mentre lui si concentra sulle attività di sistema e di sviluppo dei prodotti prioritarie. Young, in quanto utente entusiasta di Dropbox Business, spiega che "In Mobify, preferiamo soluzioni come Dropbox Business, che non richiedono attività di gestione. Il tempo che risparmiamo può essere utilizzato a nostro vantaggio e investito direttamente nel prodotto che realizziamo".

"In Mobify, preferiamo soluzioni come Dropbox Business, che non richiedono attività di gestione. Il tempo che risparmiamo può essere utilizzato a nostro vantaggio e investito direttamente nel prodotto che realizziamo".

I risultati

Ottima collaborazione

Mobify rende disponibile in Dropbox Business tutto il materiale aziendale, come documenti sui benefit sanitari per i dipendenti e presentazioni dei meeting settimanali, ma i singoli dipartimenti utilizzano Dropbox Business anche per creare gruppi di condivisione più piccoli. Ad esempio, gli sviluppatori dei prodotti condividono i file con i designer di marketing, che possono quindi inserirli nel materiale promozionale. "Dropbox Business è stato fantastico nel favorire un tipo di mentalità "associativa", in cui i designer dei vari silos possono facilmente comunicare e collaborare tra loro", spiega Young. In materia di collaborazione esterna, i link condivisi di Dropbox Business consentono a Mobify di inviare facilmente materiali al proprio partner di marketing a Seattle e al team addetto ai servizi speciali di condividere i modelli di sviluppo con i clienti. "Dropbox Business è fondamentale per una puntuale condivisione di risorse aggiornate", afferma David Fay, responsabile della strategia di marketing dei contenuti. Quando i dipendenti di Mobify devono viaggiare per lavoro, le funzioni di Dropbox Business, tra cui una sincronizzazione affidabile, l'accesso offline e un'app intuitiva per dispositivi mobili, permettono loro di rimanere in contatto e continuare a lavorare. Come spiega Fay, "A volte capita di dover assemblare rapidamente il materiale di un progetto mentre siamo in aereo o in albergo. Con Dropbox Business, tutti i documenti sono a portata di mano e in perfetto ordine nel momento esatto in cui ne abbiamo bisogno e questo ci consente di assemblare molto velocemente il materiale necessario e procedere con il lavoro". I dipendenti di Mobify possono contare sempre su Dropbox Business, che siano impegnati in produzione o in viaggio alle prese con un cliente. La facilità d'uso e l'affidabilità sono esattamente ciò che Mobify ha scelto all'inizio.... e alla fine.