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I gestori di patrimoni accedono e condividono ovunque si trovino gli ultimi contenuti con Dropbox Business, consentendo alla società immobiliare di valutare e gestire in modo sicuro gli immobili, riducendo al tempo stesso il volume di email.

Risultati chiave di Monarch Investment & Management Group

Minore dipendenza dall'email

Maggiore produttività in movimento

Maggiore controllo sulle informazioni sensibili dei clienti

LA SFIDA

Sostituzione di strumenti obsoleti

Come società immobiliare, Monarch Investment Group si pone come un'azienda al servizio dei clienti, vantandosi del suo approccio pratico nella gestione del portafoglio per gli investitori e degli immobili per gli affittuari. Ecco perché la società è rimasta sorpresa quando si è resa conto che i propri flussi di lavoro interni non erano sempre ottimizzati per la collaborazione tra i quasi 1000 dipendenti che si occupano di proprietà in 15 Stati diversi. I gestori di patrimoni si trovavano spesso in fuori dall'ufficio, ma impossibilitati ad accedere a documenti fondamentali quali planimetrie, contratti legali e accordi di rifinanziamento archiviati nei server interni di Monarch, afferma Curtis Pottle, analista. "Dovevamo inviare i file ai gestori di patrimoni via email, ma spesso questi rispondevano chiedendoci dove fosse un determinato file", racconta Pottle. Le caselle di posta in arrivo erano così disorganizzate che molti dipendenti preferivano portare in giro i documenti necessari in pesanti raccoglitori. Monarch inoltre desiderava maggiore controllo sulle informazioni sensibili, in particolare quando un membro del personale abbandonava l'azienda. "Dovevamo essere sicuri che i dipendenti uscenti non portassero con sé dati quali i numeri di previdenza sociale", afferma Pottle. Dopo aver preso in considerazione diverse soluzioni, Monarch ha scelto Dropbox Business, ritenuto il servizio migliore in termini di sicurezza e adozione da parte degli utenti. "La piattaforma è così intuitiva che non ha destato alcuna preoccupazione", afferma l'analista Greg Hidlay.

"Dropbox Business rende la vita più semplice a tutti. I gestori di patrimoni possono concentrarsi di più sugli immobili e meno sulla ricerca dei documenti. Inoltre, non devo inviare un mucchio di email, il che mi consente di risparmiare molto tempo".

LA SOLUZIONE

Controlli migliorati per una condivisione più efficace

Con Dropbox Business, Monarch organizza tutti i file relativi agli immobili, quali accordi operativi e specifiche di costruzione, in cartelle condivise. Dropbox aiuta i gestori di patrimoni a risparmiare tempo quando devono valutare una vendita o un rifinanziamento, perché adesso possono aprire i relativi fogli di lavoro Excel e PDF sul proprio telefono ovunque si trovino. Ora che tutto è organizzato secondo una gerarchia di cartelle coerente organizzata per nome del cliente e tipo di contenuto, i gestori di patrimoni non devono più inviare email alla sede centrale per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. "Adesso possono trovare i file facilmente, inviare un link dall'app per dispositivi mobili e portare a termine il lavoro", afferma Pottle. La soluzione permette a Monarch di risparmiare tempo, consentendo agli amministratori di gestire le autorizzazioni per gruppi di dipendenti, invece che per un dipendente alla volta. "La funzione Gruppi è incredibilmente efficace ed efficiente", commenta Hidlay. "Quando qualcuno cambia team, devi solo spostare tale membro al nuovo gruppo e il suo accesso alla cartella viene modificato in automatico". La autorizzazioni sono ulteriormente personalizzabili mediante accesso in modifica o di sola visualizzazione, garantendo che solo le persone giuste possano apportare modifiche ai documenti. Inoltre, grazie a funzioni quali il trasferimento di account e la pulizia remota, Monarch non deve preoccuparsi di ciò che accade ai file quando membri del personale abbandonano l'azienda. "Trasferire i file dei dipendenti uscenti a quelli nuovi è semplicissimo e garantisce che non possano accedervi da altri dispositivi", afferma Pottle.

"Utilizzavamo già account Dropbox personali, ma i vantaggi in termini di sicurezza offerti dal passaggio a Dropbox Business sono stati impagabili".

I RISULTATI

Rendere la forza lavoro più produttiva

Monarch afferma che Dropbox aiuta i gestori di patrimoni a essere più produttivi mentre sono fuori dall'ufficio, offrendo al tempo stesso una maggiore sicurezza per l'azienda. "Rende la vita più semplice a tutti", rivela Pottle. "I gestori di patrimoni possono concentrarsi di più sugli immobili e meno sulla ricerca dei documenti". Inoltre, la cronologia delle versioni estesa si è rivelata uno strumento di grande aiuto. "Ci siamo trovati in diverse situazioni in cui documenti importanti erano stati eliminati", afferma Hidlay, "ma con tre clic abbiamo ripristinato tutto. Ora dormiamo sonni più tranquilli". Nel complesso il personale lavora in modo più efficiente, rivela Pottle. "L'utilizzo di Dropbox in azienda si è magicamente evoluto", afferma. "I dipendenti lo hanno adottato naturalmente e consigliato ad altri colleghi. Nessuno è stato obbligato a usarlo e questo è il modo migliore per aumentare la produttività".