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La società leader in America Latina nel settore della consulenza per le comunicazioni aziendali utilizza Dropbox Business per collaborare con i clienti e permettere ai dipendenti di lavorare ovunque si trovino, consentendo così un risparmio di tempo e denaro.

Risultati principali di MZ Group

Aumento della produttività grazie alla velocità di sincronizzazione

Maggiori risparmi in IT

Migliore controllo sui dati sensibili dei clienti 

La sfida

Semplificazione delle comunicazioni

MZ Group, azienda unica nel campo delle comunicazioni aziendali con sede a San Paolo, è cresciuta insieme ai suoi oltre 600 clienti fino a diventare leader nel settore. Tuttavia, quando l'azienda si è espansa in Brasile, Asia e Stati Uniti, i dirigenti si sono resi conto che la tecnologia degli uffici impediva all'azienda di diventare più agile. I file erano archiviati in server interni, il che richiedeva un costante investimento in infrastruttura, hardware e software. Inoltre, era difficile per i team di supporto collaborare agli stessi documenti in tempo reale. Quando i dipendenti avevano bisogno di accedere ai documenti in remoto, dovevano utilizzare una connessione VPN. "Per problemi di sistema interni e legati alla sicurezza, la connessione era lenta", afferma Rodolpho Zabisky, CFO di MZ, azienda fornitrice di servizi nei settori delle relazioni con gli investitori, delle pubbliche relazioni e delle comunicazioni digitali. "Poiché i dipendenti accedevano agli stessi file, si creavano molte copie in conflitto". Dopo aver testato altre soluzioni, MZ decise di adottare Dropbox Business. La velocità di sincronizzazione e la facilità d'uso della soluzione erano fattori chiave, afferma Alex Souza, coordinatore IT. "È sufficiente creare dati di accesso e inviarli al dipendente, poiché la piattaforma è facile da utilizzare e non richiede ore di formazione. Questo permette al team IT di risparmiare molto tempo", spiega Alex Souza.

"All'inizio, adottare Dropbox non significava ridurre i costi, ma dare importanza alla mobilità dei dipendenti. Ma questo progetto si è rivelato estremamente vantaggioso per noi in termini finanziari e di sicurezza delle informazioni".

La soluzione

Lavorare ovunque

Oggi, tutti i 250 dipendenti di MZ utilizzano Dropbox Business per collaborare tra loro e con i clienti. Sia che lavorino a una presentazione, a un comunicato stampa o ad altri documenti, i dipendenti possono condividere link Dropbox che si aggiornano in tempo reale. Il badge Dropbox consente a più persone contemporaneamente di modificare lo stesso documento senza creare accidentalmente versioni diverse. "Le notifiche sono molto utili quando tutti i membri di uno stesso team lavorano simultaneamente sul medesimo documento, in particolare per quanto riguarda l'aggiunta di commenti", afferma Zabisky. Una volta terminato il lavoro su un documento, i dipendenti inviano per email o WhatsApp le versioni finali ai clienti tramite un link Dropbox. "I clienti hanno veramente elogiato l'integrazione di WhatsApp con Dropbox", afferma Souza. Con l'app Dropbox per dispositivi mobili, i dipendenti di MZ possono accedere ai file e condividerli più rapidamente anche quando non sono in ufficio. Anziché perdere tempo a cercare di accedere alla rete VPN, possono dedicarsi a offrire un ottimo servizio ai clienti. "Se un cliente richiede un file, puoi inviarglielo dal cellulare mentre sei in macchina", afferma Zabisky. "Questo è un grande vantaggio in Brasile, dove si perde tantissimo tempo bloccati nel traffico". La Console amministratore permette ai dirigenti di MZ di assicurarsi che i dati riservati dei clienti vengano condivisi solo con i destinatari autorizzati. "Abbiamo concluso che Dropbox fosse più sicuro di altre soluzioni di protezione dei dati", afferma Souza. "Non avremmo adottato Dropbox se non avessimo avuto la garanzia della sicurezza e della riservatezza dei dati".

"Abbiamo concluso che Dropbox fosse più sicuro di altre soluzioni di protezione dei dati. Non avremmo adottato Dropbox se non avessimo avuto la garanzia della sicurezza e della riservatezza dei dati".

I risultati

Risparmio di tempo e denaro

Implementando Dropbox, MZ è riuscita a migliorare la propria efficienza, lasciando ai dipendenti più tempo libero per dedicarsi ai clienti. Secondo le stime di Alex, i dipendenti hanno a disposizione complessivamente quasi 1000 ore in più alla settimana grazie all'accesso ai file su Dropbox anziché tramite il precedente sistema basato su rete VPN. "E questo riguarda solo la rete VPN", dichiara Souza. "L'azienda ha risparmiato anche in altri campi". MZ afferma inoltre che i risparmi in IT attribuibili a Dropbox si avvicinano a valori annui a sei cifre e sono stati realizzati grazie alla possibilità di evitare spese per nuovi server, licenze per VPN e altro software di backup. "All'inizio, adottare Dropbox non significava ridurre i costi, ma dare importanza alla mobilità dei dipendenti", afferma Zabisky. "Ma questo progetto si è rivelato estremamente vantaggioso per noi in termini finanziari e di sicurezza delle informazioni". MZ, società leader tra le aziende brasiliane quotate in borsa e con un portafoglio di oltre 600 clienti, non può permettersi di interrompere le operazioni in caso di gravi problemi. In occasione di un'interruzione di corrente di tre ore, Dropbox Business ha permesso ai dipendenti di continuare a lavorare. "Con Dropbox, il personale continua a lavorare sui notebook o sui cellulari e l'azienda non si ferma un istante", afferma Souza.