L'utilizzo di Dropbox Business permette agli addetti alle vendite di questa azienda alimentare di restare più facilmente connessi mentre lavorano in remoto, consentendo ai dipendenti di liberarsi dai documenti cartacei e mantenersi aggiornati sulle ultime informazioni.

Risultati chiave di Orkla

Presentazioni dei prodotti più ordinate e moderne

Migliore assistenza per una forza di vendita distribuita

Il massimo della tranquillità e controllo per gli amministratori

La sfida

L'evoluzione di un brand affermato

Quando si è in affari da più di tre secoli, vedere la propria azienda evolversi diventa una cosa del tutto naturale. Orkla ha attraversato periodi felici ma anche difficili, riuscendo comunque a diventare il più grande produttore nel suo settore dell'intera Scandinavia. Negli ultimi anni, in seguito all'espansione dell'azienda, il suo personale ha progressivamente abbandonato il lavoro legato a un ufficio fisico e i flussi di lavoro basati su documenti cartacei in favore di processi più mobili con l'ausilio di tecnologie digitali. L'azienda ha utilizzato Lotus Notes per circa vent'anni, affidandosi a tale soluzione, insieme ai database e alla sua piattaforma email, per condividere documenti, senza che questa però rappresentasse un flusso di lavoro molto definito. Tuttavia, nel tempo si è profilata la necessità di un sistema di condivisione di file più semplice ed efficace, dato che un numero sempre maggiore di dipendenti iniziava a lavorare da casa, in viaggio e sul campo presso le sedi di distribuzione di Orkla Food. "Avevamo bisogno di un metodo più rapido per trasmettere informazioni ai nostri responsabili di vendita e di strumenti più moderni per presentare i prodotti", afferma Jon-Erik Andersgaard, responsabile per il supporto alle vendite. "Volevamo che tutto il personale mobile potesse accedere più facilmente a foto, video e ai documenti amministrativi che spiegano come svolgere il lavoro". Orkla Foods ha scelto di passare ai tablet e a un'applicazione di vendita mobile oltre al software CRM di SAP. Tuttavia, tale soluzione ha comportato una serie di nuovi problemi per i flussi di lavoro dell'azienda.

"L'app di Dropbox risulta davvero intuitiva per le persone che hanno appena iniziato a familiarizzarsi con l'utilizzo dei dispositivi mobili al lavoro. Se si vuole che i propri dipendenti comprendano rapidamente come accedere e condividere file da un dispositivo mobile, Dropbox è la scelta migliore".

Jon-Erik Andersgaard, responsabile per il supporto alle vendite, Orkla Foods

La soluzione

Un nuovo ordine mondiale

Sebbene i tablet abbiano permesso agli addetti alle vendite di Orkla Foods di restare più facilmente connessi mentre lavoravano in remoto, i dipendenti avevano difficoltà a condividere documenti al di fuori del tradizionale ambiente dell'ufficio, a supporto dell'applicazione di vendita. L'azienda aveva bisogno di un'app che interagisse in modo più fluido con l'interfaccia dei tablet e consentisse di visualizzare e condividere documenti più facilmente. "Ai nostri addetti serviva una piattaforma progettata appositamente per condividere in modo rapido e sicuro documenti e file multimediali", aggiunge Andersgaard. Il team di vendita ha trovato in Dropbox Business la soluzione ai suoi problemi. La semplicità di utilizzo dell'applicazione per dispositivi mobili era proprio ciò che Orkla Foods stava cercando. Secondo Andersgaard, "l'app di Dropbox risulta davvero intuitiva per le persone che hanno appena iniziato a familiarizzarsi con l'utilizzo dei dispositivi mobili al lavoro. Se si vuole che i propri dipendenti comprendano rapidamente come accedere e condividere file da un dispositivo mobile, Dropbox è la scelta migliore". Ora, quando gli addetti alle vendite si recano presso le sedi dei negozi di alimentari in tutta Europa, possono recuperare istantaneamente presentazioni PowerPoint, video e tutti i documenti necessari per concludere una vendita. Non devono più cercare tra le email o individuare file che sono stati condivisi tramite app complesse. Inoltre, quando l'azienda aggiorna le informazioni sui prodotti, i termini di vendita e il materiale di marketing, cosa che avviene parecchie volte all'anno, questi file possono essere inviati ai dipendenti senza dover stampare o distribuire alcun documento. "Il nostro obiettivo è liberarci definitivamente dalla carta stampata all'interno dei flussi di lavoro", spiega Andersgaard. "Dropbox Business è uno spazio digitale unico in cui i dipendenti possono trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno, dalle più recenti e complete informazioni sulle vendite fino a documenti per la formazione iniziale del personale e istruzioni per la rendicontazione delle spese".

"Grazie a Dropbox Business, abbiamo il controllo totale degli utenti autorizzati, dei contenuti visualizzati e delle diverse tempistiche e modalità di visualizzazione. Non importa se, ad esempio, abbiamo assunto un nuovo dipendente o stiamo mantenendo aggiornato il team di vendita: con Dropbox Business possiamo fornire loro le informazioni giuste, nel luogo giusto, al momento giusto".

Jon-Erik Andersgaard, responsabile per il supporto alle vendite, Orkla Foods

I risultati

Produttività e tranquillità

Orkla Foods apprezza Dropbox Business perché consente al suo personale di spostarsi in tutto il mondo mantenendo al tempo stesso i file dell'azienda al sicuro in un unico luogo. Con più di 300 utenti che lavorano sul campo, di tanto in tanto un file viene eliminato per errore. Tuttavia, come afferma Andersgaard, "con Dropbox Business siamo assolutamente tranquilli. Può capitare che i file vengano eliminati per sbaglio ed è fantastico sapere che è possibile recuperare documenti persi e versioni precedenti". Oltre alla certezza che i dipendenti non devono preoccuparsi di perdere file importanti, l'azienda può anche garantire che determinati file siano immediatamente disponibili in ogni situazione. "Con Dropbox Business abbiamo il controllo totale su chi visualizza uno specifico file, quando e per quanto tempo", conferma Andersgaard. "Non importa se, ad esempio, abbiamo assunto un nuovo dipendente o stiamo tenendo aggiornato il team di vendita: con Dropbox Business possiamo fornire loro le informazioni giuste, nel luogo giusto, al momento giusto".

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