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Questa azienda di sistemi ERP cloud per la produzione ha raddoppiato il suo personale negli ultimi due anni, utilizzando Dropbox Business per collaborare più facilmente con le varie sedi e su dispositivi diversi.

Risultati chiave di Plex Systems

Architettura IT scalabile ed economica

Tempi di risposta ai clienti più rapidi tramite i dispositivi mobili   

Collaborazione più semplice e più potente tra le varie sedi   

LA SFIDA

Rimuovere le barriere alla crescita rapida

Guidata dai suoi fondatori che un tempo lavoravano in un impianto di produzione, la Plex Systems aiuta più di 400 produttori a gestire meglio l'inventario e la spedizione spostando questi processi chiave nel cloud. Questa società, la cui sede è nello stato USA del Michigan, ha raddoppiato le sue dimensioni negli ultimi due anni e ciò ha reso evidente che doveva aggiornare i propri strumenti interni per tenere il passo con questa crescita. I dipendenti delle diverse sedi si affidavano all'email per lavorare insieme, creando spesso più versioni dello stesso documento e, di conseguenza, una "gestione dei file da incubo", afferma il direttore di IT Chris Pesola. "Avevamo bisogno di un modo migliore per collaborare in più aree geografiche e con più dispositivi", dice. Plex, che è fornitore di soluzioni cloud, ha valutato una serie di soluzioni di collaborazione. Ma Dropbox Business è risultato essere chiaramente la soluzione preferita principalmente per la sua facilità d'uso. Essendo passata da un ambiente di soli PC a uno in cui tutte le piattaforme erano il benvenuto, l'azienda aveva bisogno di un servizio che avrebbe funzionato senza problemi su tutti i dispositivi. "Volevamo che la soluzione che avremmo scelto fosse abbastanza semplice da non incontrare resistenza", dice Pesola. "È qualcosa che avviene difficilmente quando si implementa tecnologia".

"Volevamo la soluzione con cui le persone si sentivano più a loro agio, dal punto di vista dell'interfaccia utente, della sicurezza e dell'implementazione. Doveva essere in grado di lavorare bene con Mac, PC, smartphone e tutto quanto. Questo ci ha portato a una sola risposta: Dropbox".

LA SOLUZIONE

Lasciare che gli utenti lavorino con gli strumenti che preferiscono

Dropbox Business mantiene i dipendenti produttivi perché possono utilizzare le loro applicazioni preferite ovunque si trovino. "Ai nostri utenti piace molto il fatto di poter aprire i documenti nativi di Microsoft Office dal Web", dice Pesola. Il reparto marketing ora collabora a presentazioni di PowerPoint utilizzando il badge Dropbox, grazie al quale i dipendenti possono vedere chi altri è nel file e aggiornare alla versione più recente quando vengono apportate modifiche. I membri del team finanziario inviano ora i contratti ai rappresentanti di vendita come link condivisi o tramite le cartelle condivise. In questo modo i rappresentanti di vendita possono accedere e condividere più facilmente questi documenti con i clienti e concludere affari, spesso da dispositivi mobili. "Se un cliente potenziale contatta un addetto alle vendite e dice di essere pronto a firmare, l'addetto ha il contratto a portata di mano", dice Pesola. La Console amministratore aiuta Plex a mantenere sicuro il proprio ambiente dei dispositivi personali usati per lavoro, perché consente all'azienda di monitorare gli utilizzi e gli accessi sospetti. Se un dipendente perde un dispositivo o lascia l'azienda, IT può trasferire i file o pulire in remoto il dispositivo.

"Dobbiamo essere capaci di adattarci costantemente ai cambiamenti delle dinamiche imposte dalla concorrenza e dal nostro ambiente commerciale. È difficile immaginare come potremmo gestire il nostro sviluppo e le nostre operazioni attuali senza l'aiuto di una piattaforma collaborativa come Dropbox Business".

I RISULTATI

Ridurre i costi e aumentare la produttività

Con Dropbox Business, Plex è in una posizione migliore per adattare le proprie dimensioni alla crescita futura. È stato abbassato il limite di archiviazione per le unità e i dispositivi locali, riducendo gli investimenti a lungo termine in hardware della società. "Il fatto di non aver dovuto aggiornare la nostra architettura di back-end ha avuto per noi un impatto immediato dell'ordine di centinaia di migliaia di dollari, senza esagerare", dice Pesola. Per quanto riguarda le vendite e il marketing, il traffico email è diminuito grazie all'uso delle cartelle condivise. In questo modo i dipendenti possono concentrarsi maggiormente sul proprio lavoro e alle esigenze dei clienti, invece di trascorrere il tempo a capire qual è l'ultima versione dei file. Potendo inoltre accedere ai materiali collaterali chiave e ai contratti attraverso Dropbox dai propri dispositivi mobili, i rappresentanti di vendita sono in grado di rispondere più rapidamente ai clienti. E la redditività? I rappresentanti di vendita concludono più affari e aumentano le entrate dell'azienda.