Il festival utilizza Dropbox Business per semplificare il processo di selezione dei migliori film di cinema indipendente dell'anno e organizzare uno dei festival cinematografici più celebri al mondo.

Risultati principali del Sundance Film Festival

Maggiore collaborazione tra dipendenti, registi e media

Riduzione significativa dei tempi di valutazione dei film partecipanti

Più sicurezza per i film non ancora usciti

LA SFIDA

Passaggio dal DVD al digitale

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh e Darren Aronofsky sono solo alcuni tra le decine di registi ora famosi che hanno esordito con successo al Sundance Film Festival. Organizzato dal Sundance Institute fondato da Robert Redford, il Sundance Film Festival segue una procedura per la scoperta dei talenti emergenti che è di per sé degna di essere rappresentata in un film. Prima che i 50.000 appassionati di cinema convergano a Park City nello stato americano dello Utah ogni anno nel mese di gennaio, i programmisti del festival devono vagliare 12.600 candidati e selezionare 200 vincitori nel giro di pochi mesi. La tecnologia non sempre ha avuto un ruolo da protagonista in questo processo. I programmisti inviavano fogli di Excel via email con aggiornamenti sui film, rendendo spesso difficile individuare la versione più recente. Inoltre, le pellicole venivano spedite su DVD e chiavette, metodi assolutamente poco sicuri per condividere prodotti non ancora usciti. "Non sapevamo se i programmisti avessero ricevuto i film giusti in tempo o se i film fossero stati consegnati all'indirizzo sbagliato", racconta Adam Montgomery, Responsabile della programmazione. I programmisti del festival hanno iniziato a utilizzare i propri account Dropbox personali per questo tipo di attività, rendendo il passaggio a Dropbox Business una soluzione intuitiva per il festival. "Ora che abbiamo uno strumento che gli utenti conoscono e apprezzano, possiamo iniziare a cambiare il nostro modo di lavorare", afferma Justin Simmons, direttore IT.

LA SOLUZIONE

Cambiare il copione della collaborazione

Oggi, i programmisti del festival collaborano utilizzando le cartelle condivise di Dropbox. Il servizio consente agli addetti alla selezione di vagliare più facilmente i 25 film che devono guardare ogni settimana, grazie a un'integrazione che carica automaticamente sul lettore video di Vimeo ogni video condiviso tramite Dropbox. I file di Excel contenenti lo stato della selezione delle anteprime sono conservati in cartelle condivise, grazie alle quali più utenti possono modificare i file e aggiungere commenti. In tal modo, tutti lavorano alla versione più recente dei file. "Ho sempre la certezza che le informazioni contenute in questi documenti vengano aggiornate in tempo reale", afferma Montgomery. Grazie alla funzione di anteprima dei video, i programmisti possono confermare rapidamente di avere ricevuto il file corretto prima di iniziare a scaricare un film. Una volta che una pellicola è stata selezionata come finalista, i team di programmazione e proiezione possono facilmente raccogliere dai registi le clip da proiettare al festival. "Contattiamo i registi o i relatori tramite le richieste di file di Dropbox e questi devono solo caricare la versione modificata nella cartella giusta", racconta Holden Payne, Direttore tecnico di proiezione e produzione. Durante il festival, la condivisione dei link Dropbox ai kit multimediali e ad altre risorse evita al personale, che ha poco tempo a disposizione, di dover inviare i file tramite email ai singoli giornalisti. Come afferma Montgomery, mantenere i dati al sicuro è una priorità, poiché il festival è incentrato su opere che devono rimanere segrete fino alla prima. Utilizzando Dropbox, lo staff del festival può concedere l'accesso alle cartelle solo ai programmisti scelti. "È molto facile modificare o reimpostare le autorizzazioni ogni volta che occorre", afferma Montgomery.

I RISULTATI

Focalizzarsi sui film

La soluzione ha permesso allo staff del festival di dedicare più tempo alle anteprime dei film originali, come Boyhood e Whiplash, successivi vincitori di premi Oscar, e meno alla gestione della logistica. "Ho a che fare con migliaia di file di dimensioni da 2 a 4 GB", racconta Montgomery. "Dropbox Business ci ha permesso di gestire tali quantità di dati in modo rapido, efficiente e affidabile. In tutta onestà, non so proprio come facevamo prima". La rete dei collaboratori esterni del festival, che comprende circa 12.000 registi, conosce già la soluzione, il che rappresenta un enorme vantaggio quando si lavora con così tante persone. "Molto raramente qualcuno suggerisce un servizio diverso da Dropbox", afferma Montgomery. "In questo settore è lo standard per la condivisione dei dati". Grazie alla maggiore produttività, "possiamo concentrarci sulla scelta delle migliori pellicole indipendenti", ribadisce Montgomery.

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