Email

Come faccio a impostare le email come una soluzione di condivisione file?

Il grande vantaggio della collaborazione tramite email è che l'intera infrastruttura è già presente. Non solo è molto probabile che tu stia già utilizzando le email, ma è anche lecito presupporre che i membri del tuo team sappiano come utilizzarle per inviare file tra di loro.

Email

  • Le funzionalità di base sono fornite dalla soluzione email esistente

Dropbox

  • Registrati in Dropbox
  • Scarichi l'applicazione Dropbox

Sebbene la registrazione a Dropbox sia molto semplice, il pulsante "Allega file" in fondo a ogni messaggio email è ancora un ostacolo da superare. I membri del tuo team devono impegnarsi per smettere di inviarsi file tramite email. È uno sforzo che si traduce però in un vantaggio enorme quando si tratta di collaborazione scalabile.


Come faccio a condividere un file con un membro del team?

L'email è un'opzione valida quando hai solo uno o due documenti statici da inviare. Purtroppo, non fornisce alcun tipo di aggiornamento dei file e, ogni volta che desideri condividere una nuova modifica, devi inviare nuovamente il file a tutti i membri del team.

Email

  • Componi un nuovo messaggio email
  • Alleghi un file
  • Invii il messaggio
  • Ripeti la procedura ogni volta che il file viene aggiornato

Dropbox

  • Crei una nuova cartella all'interno del tuo Dropbox per condividere i documenti con il tuo team
  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e la condividi con i membri del team
  • Inserisci il file desiderato nella cartella Dropbox condivisa sul tuo computer
  • Il file apparirà nelle cartelle Dropbox dei membri del tuo team
  • Ogni volta che qualcuno modifica il file, la copia di tutti gli altri si aggiornerà automaticamente

L'impostazione di una cartella Dropbox condivisa richiede un po' di tempo, ma è un'operazione che devi eseguire solo una volta. Il risultato è una cartella dall'aspetto e dal comportamento simili a qualsiasi altra cartella del tuo computer, ma con il vantaggio che si aggiorna automaticamente ogni volta che qualcuno modifica un file. Vale la pena crearla se il team lavora con molti file, perché consente non solo di tenere tutti sincronizzati, ma anche di archiviare tutti i documenti aziendali in un unico posto.

Inoltre, l'utilizzo di una soluzione di condivisione file dedicata crea una netta separazione tra le comunicazioni e la collaborazione sul documento. Quando è Dropbox a prendersi cura dei tuoi file, puoi utilizzare le email per gli scopi più propri, ossia comunicare con il team.


Come faccio a condividere un file con un cliente?

Quando utilizzi le email, condividere file con il team non è diverso da condividere file con i clienti: in entrambi i casi è sufficiente che alleghi il file e invii il messaggio. Ciò potrebbe costituire un problema per la sicurezza qualora inviassi accidentalmente un allegato a un indirizzo email sbagliato (o peggio, alla mailing list sbagliata).

Email

  • Componi un nuovo messaggio email
  • Alleghi un file
  • Invii il messaggio

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Condividi link Dropbox per generare un link condivisibile
  • Aggiungi al link una password e una data di scadenza facoltative con Dropbox Pro o Business
  • Invii il link al cliente, che può visualizzare o scaricare il file con qualsiasi browser web

Dropbox consente all'utente di distinguere tra questi due gruppi. I membri del team possono collaborare all'interno di una cartella condivisa, mentre ai clienti è concesso l'accesso di sola visualizzazione a file e cartelle specifici o tramite link condivisibili. In questo modo il team sfrutta la potenza della sincronizzazione automatica dei file, continuando ad avere la possibilità di inviare copie non modificabili alle persone al di fuori dell'organizzazione.

Queste copie di sola visualizzazione possono essere protette da password con Dropbox Pro o Business, che aiuta a prevenire la condivisione accidentale di documenti sensibili. Anche se per errore invii informazioni che non desideri condividere, puoi disattivare rapidamente il link e rendere il file inaccessibile.


Come faccio a condividere file di grandi dimensioni?

Le email non sono adeguate quando si tratta di lavorare con file di grandi dimensioni. Le limitazioni tecniche delle email implicano che, se il file è troppo grande, non può semplicemente essere inviato come allegato. Se il servizio email del destinatario impone limiti inferiori per gli allegati, il destinatario potrebbe non ricevere il file.

Email

  • I limiti di dimensioni dei file variano da un server di posta all'altro
  • I file di grandi dimensioni devono essere reinviati per intero ogni volta viene apportata una modifica

Dropbox

  • Non esiste nessun limite alle dimensioni dei file quando il caricamento avviene tramite l'applicazione Dropbox
  • Durante la sincronizzazione, solo le parti modificate di un file vengono inviate a Dropbox

La maggior parte dei server di posta non consente allegati più grandi di 25 MB e alcuni impongono limiti sulla quantità totale di dati che possono essere inviati da un singolo account. La soluzione più semplice è caricare il file su un server o un sistema di condivisione file basato su cloud (come Dropbox). Anche per i file che rientrano in questo limite, attendere che siano caricati può essere poco pratico se devi condividere spesso modifiche.

Dropbox carica specificatamente solo le parti del file che sono state modificate, il che lo rende più efficiente rispetto alla corrispondente funzione delle email.


Come faccio a gestire le vecchie versioni di un file?

Le email non sono fatte per tenere traccia delle revisioni dei file, ma si trasformano spesso in un sistema di controllo delle versioni improvvisato per le aziende che non hanno implementato soluzioni più specializzate. Questo significa spesso dover ordinare vari thread email, sperando che tutti abbiano utilizzato le stesse convenzioni di denominazione.

Email

  • Le email non forniscono un supporto dedicato per il controllo delle versioni dei file, anche se la casella di posta in arrivo contiene una cronologia rudimentale di un file
  • Una soluzione comune è quella di includere un numero di versione nel nome del file ogni volta che invii un documento

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Visualizza versioni precedenti per elencare la cronologia del file
  • Selezioni la versione desiderata e fai clic su Ripristina

Con Dropbox, il controllo delle versioni dei file risulta più strutturato e automatico. A differenza di una soluzione basata su email, associa le vecchie versioni di un file con la versione attuale. In questo modo, la visualizzazione della cronologia di un file è molto più intuitiva. Inoltre, poiché Dropbox fa tutto ciò senza l'intervento dell'utente, non dovrai mai preoccuparti del controllo delle versioni fino a quando non dovrai ripristinare una vecchia copia di un file.

La posta elettronica è spesso un'opzione "abbastanza buona" per i team di piccole dimensioni, ma una soluzione specifica per il controllo delle versioni non è solo più pratica, ma è anche più sicura. È facile eliminare le email e, se il server di posta prevede quote di archiviazione, è assolutamente necessario farlo. Inoltre, una volta che elimini un messaggio a cui è allegato un file, quella versione del documento è persa per sempre. Se il tuo team non fa attenzione, questo comporta il rischio di perdita di dati.


Come faccio ad accedere ai file sui miei dispositivi mobili?

L'utilizzo delle email per la condivisione dei file sui dispositivi mobili presenta gli stessi vantaggi e svantaggi della condivisione sui computer desktop. Da un lato, se i membri del team utilizzano dispositivi mobili per lavoro, probabilmente hanno già configurato l'accesso email. Tuttavia, mantenere i documenti aggiornati continua a essere un problema.

Email

  • Apri l'applicazione email sul tuo dispositivo mobile
  • Individui il messaggio contenente il file
  • Scarichi il file e lo modifichi nell'applicazione desiderata
  • Quando hai finito, invii tramite email le modifiche al tuo team

Dropbox

  • Scarica l'applicazione Dropbox per dispositivi mobili
  • Accedi al tuo account e visualizzi in anteprima i documenti direttamente all'interno dell'applicazione Dropbox per dispositivi mobili
  • Utilizzando applicazioni per dispositivi mobili collegate a Dropbox come Microsoft Office, tutte le modifiche apportate vengono sincronizzate su tutti i dispositivi

Il vantaggio più grande che offre Dropbox rispetto alle email sui dispositivi mobili è che fornisce un file system semplice. Anziché dover passare al setaccio le email per trovare l'allegato giusto, Dropbox consente di organizzare i documenti in una struttura di cartelle/file familiare. Con l'applicazione Dropbox per dispositivi mobili, puoi facilmente visualizzare in anteprima le versioni più aggiornate dei file, senza occupare spazio nella posta in arrivo con nuovi allegati ogni volta che viene apportata anche la minima modifica.