FTP

Come faccio a impostare FTP?

Impostare un server FTP e preparare i membri del team a utilizzarlo può essere un processo complicato. Ad esempio, devi definire il tipo di accesso alla shell e le autorizzazioni del file system per ogni account FTP. Inoltre, ogni membro del team deve imparare a utilizzare un programma client FTP.

FTP

  • Acquista un server FTP
  • Accedi al pannello di amministrazione del server
  • Crea un account FTP per ogni utente
  • Installa il software FTP sul computer di ciascun utente

Dropbox

  • Registrati in Dropbox
  • Scarichi l'applicazione Dropbox

Iniziare a utilizzare Dropbox è semplice e veloce. I file sono archiviati nel cloud, così non dovrai mai interagire con un server. Inoltre, poiché la configurazione del software è minima, il tuo team può concentrarsi su attività importanti anziché dover lottare con un software FTP complicato.


Come faccio a condividere un file con un membro del team?

La natura manuale di FTP si traduce in un gran numero di scambi di file tra i membri del team. Ogni volta che qualcuno modifica un file, questo deve essere ricaricato sul server FTP per essere condiviso. Tutti coloro che desiderano l'ultima versione del file devono scaricarlo nuovamente. Ciò può trasformarsi rapidamente in un collo di bottiglia se i membri del team condividono spesso le modifiche.

FTP

  • Apri il software FTP
  • Inserisci l'URL, la porta e il nome utente/password del tuo account FTP
  • Collegati al server
  • Utilizza il browser dei file del software FTP per trovare il file sul tuo computer
  • Carica il file sul server
  • Comunica ai membri del team di accedere al server FTP e scaricare il file sui rispettivi computer
  • Ripeti la procedura ogni volta che il file viene aggiornato

Dropbox

  • Crei una nuova cartella all'interno del tuo Dropbox per condividere i documenti con il tuo team
  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e la condividi con i membri del team
  • Copi un file nella cartella condivisa sul tuo computer. Il file apparirà automaticamente nelle cartelle Dropbox dei membri del tuo team
  • Ogni volta che qualcuno modifica il file, la copia di tutti gli altri si aggiornerà automaticamente

Con Dropbox, una volta che hai impostato una cartella condivisa, la collaborazione è completamente automatica. Tutti disporranno della propria copia modificabile e "in tempo reale" del file e i loro aggiornamenti compariranno magicamente sul computer delle altre persone ogni volta che vengono effettuati. Sei preoccupato per i conflitti?


Come faccio a condividere un file con un cliente?

Con l'FTP, rendere i file disponibili per i clienti in modo sicuro può essere difficile. Potresti decidere di non permettere ai clienti di alterare i tuoi documenti e quindi i loro account FTP devono avere l'accesso in sola lettura. Probabilmente non vuoi neppure che vedano tutti i tuoi file interni. È perciò necessaria un'attenta configurazione delle autorizzazioni del file system del server FTP da parte dall'amministratore di sistema.

FTP

  • Richiedi al cliente di installare il software FTP sul suo computer
  • Crea un account FTP per il tuo cliente. Potrebbe essere complicato:
    • Occorrono le autorizzazioni di sola lettura
    • Occorre l'accesso solo ai file desiderati
  • Fornisci al cliente i dati di accesso a FTP e il percorso del file sul server
  • Il cliente può quindi scaricare i file desiderati, proprio come fanno i membri del tuo team

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file nella tua cartella Dropbox
  • Seleziona la voce di menu Condividi link Dropbox per generare un link condivisibile
  • Invia il link al cliente. Il file può essere visualizzato o scaricato con qualsiasi browser web

Dropbox rende molto più facile mantenere i file del tuo team separati da quelli dei tuoi clienti. I link condivisibili sono completamente indipendenti dalle cartelle condivise Dropbox del tuo team, il che significa che i tuoi clienti possono accedere solo ai file che decidi tu. Dal momento che non è necessario alcun software aggiuntivo, i clienti possono ottenere i file senza dover imparare un nuovo sistema. Se stai utilizzando Dropbox Pro o Dropbox Business, hai anche la possibilità di aggiungere password e date di scadenza ai link. Puoi inoltre revocare l'accesso a un documento in qualsiasi momento, semplicemente disabilitando il link.


Come faccio a collaborare con altri allo stesso file?

Quando più persone lavorano allo stesso file, può verificarsi un conflitto. Di quale persona devono essere accettate le modifiche? Supponi che due utenti stiano modificando lo stesso documento. Uno termina gli aggiornamenti e carica il file sul server FTP. Poco dopo, il secondo utente esegue la stessa operazione, cancellando tutto il lavoro del primo.

FTP e Dropbox gestiscono questo problema in modo molto diverso.

FTP

  • FTP non supporta la risoluzione dei conflitti
  • La copia più recente del file sostituisce il lavoro di qualsiasi altro utente
  • Le soluzioni sono basate sul "controllo" dei file, i quali possono essere modificati da una sola persona alla volta

Dropbox

  • Quando si verifica un conflitto, Dropbox conserva entrambe le copie del file
  • Ciò consente di vedere le modifiche di entrambi gli utenti e decidere in che modo devono essere combinate

Con FTP, i conflitti sono un aspetto pericoloso. Il solo modo per evitare questo tipo di errore umano è implementare un flusso di lavoro che consenta a un unico utente di modificare un file in qualsiasi momento dato.

Al contrario, le copie in conflitto di Dropbox fungono da rete di sicurezza per evitare la perdita di dati. Nessuno deve preoccuparsi di controllare i file o evitare di sovrascrivere i dati di altre persone, in quanto Dropbox informa l'utente quando si verifica un conflitto.


Come faccio a gestire le vecchie versioni di un file?

Un server FTP contiene una sola copia corrente di ogni file. Non ha alcuna nozione della cronologia di un file, il che introduce il rischio di perdita di dati. Ad esempio, se un utente elimina alcune informazioni e ricarica il documento sul server, la copia precedente è perduta per sempre.

FTP

  • FTP non supporta il controllo delle versioni dei file
  • Una soluzione comune consiste nel copiare il file e rinominarlo includendo il numero della versione

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Visualizza versioni precedenti per elencare la cronologia del file
  • Selezioni la versione desiderata e fai clic su Ripristina

Quando i file si trovano in Dropbox, ogni modifica salvata viene registrata. Se ti accorgi che dati importanti sono stati cancellati poco prima, puoi recuperarli con pochi clic del mouse. Come la condivisione dei file, questa operazione è completamente automatica: non devi mai preoccuparti di controllare le versioni dei documenti finché non vuoi consultare una copia precedente di un file.


Come faccio ad accedere ai file sui miei dispositivi mobili?

FTP presenta gli stessi limiti sia sui dispositivi mobili che sui computer desktop. È necessario comunque disporre di un software FTP dedicato sul dispositivo mobile e sincronizzare manualmente i file ogni volta che una persona apporta una modifica.

FTP

  • Installi il software FTP sul tuo dispositivo mobile
  • Colleghi il tuo server FTP e scarichi il file
  • Scarichi/carichi manualmente il file ogni volta che vuoi condividere una modifica con il tuo team

Dropbox

  • Scarica l'applicazione Dropbox per dispositivi mobili
  • Accedi al tuo account. Puoi visualizzare in anteprima i documenti direttamente all'interno dell'applicazione Dropbox per dispositivi mobili
  • Utilizzando applicazioni per dispositivi mobili collegate a Dropbox come Microsoft Office, tutte le modifiche apportate vengono sincronizzate su tutti i dispositivi

Dropbox è disponibile per la maggior parte dei dispositivi mobili, compresi telefoni e tablet iOS, Android e Windows. Puoi accedere ai tuoi file anche attraverso il sito web di Dropbox. Con l'app mobile di Dropbox, puoi sfogliare file, modificarli con app di terze parti e creare link condivisibili per i tuoi clienti.