Come iniziare a utilizzare Dropbox: amministratori

Complimenti per aver scelto Dropbox Business! Questa guida ti mostrerà come configurare il tuo account in otto semplici passaggi. Con il passaggio a Dropbox Business, il tuo team potrà essere sempre organizzato, collaborare con più facilità e mantenere al sicuro i dati.

Come amministratore puoi facilmente aggiungere o rimuovere membri del team, monitorare le attività di condivisione e proteggere i dati aziendali. Per consentire al tuo team di collaborare nel modo più rapido ed efficace possibile, consigliamo di completare questa procedura entro i primi 30 giorni.

Qualche altra persona può aiutarti a configurare il tuo team? Scopri come aggiungere o cambiare un amministratore.

1. Fornisci al tuo team uno spazio per collaborare

Con uno spazio di lavoro ben organizzato, il tuo team potrà iniziare subito a utilizzare Dropbox Business al massimo delle sue potenzialità. Il tuo team dispone di un'area di lavoro condivisa che funziona in modo analogo a un disco rigido condiviso. Puoi creare cartelle solo per alcune persone o per l'intero team. L'impostazione predefinita dà accesso a tutti, ma puoi modificarla per ogni cartella. Inoltre, avrai a disposizione una tua cartella per i file personali.

Per iniziare a utilizzare lo spazio di lavoro del team:

  • Crea la struttura delle cartelle iniziale (puoi sempre modificarla e aggiungere altre cartelle in seguito). Lo spazio di lavoro del team funziona al meglio se organizzi in modo chiaro le cartelle in base alla struttura della tua organizzazione. Puoi iniziare aggiungendo una cartella per ogni team secondario, ad esempio "Amministrazione", "Vendite" e "Marketing".
  • Aggiungi alcuni file di lavoro. Inizia a lavorare con il tuo team aggiungendo documenti, PDF o fogli di calcolo. Invita i responsabili del team a riprendere dal punto in cui vi siete interrotti.
  • Inoltre, valuta la possibilità di organizzare gli utenti in gruppi in base ai team secondari o ai reparti della tua organizzazione.

scheda elettorale con segno di spunta Configura lo spazio di lavoro del team

2. Comunica con il tuo team

Coinvolgere tutti i membri del team è essenziale per un inizio efficace. Per semplificare l'aggiunta dei membri al team, abbiamo creato alcuni modelli di email contenenti le informazioni più importanti. Consulta qui l'elenco dei modelli di messaggio o crea i tuoi modelli personali.

scheda elettorale con segno di spunta Guarda i modelli

lampadina Lo sapevi?

Se un membro del tuo team ha utilizzato il suo indirizzo email di lavoro per creare un account Dropbox separato, può migrare tale account al tuo team Dropbox Business.

3. Aggiungi persone al tuo team

A seconda delle grandezza dell'azienda, ti consigliamo di scegliere alcuni utenti pilota per provare gli strumenti di Dropbox prima di metterli a disposizione di tutto il team. Se l'azienda ha meno di 50 dipendenti, probabilmente non è un problema se tutti iniziano contemporaneamente.

Per invitare gli utenti al team puoi procedere in due modi:

scheda elettorale con segno di spunta Inserisci l'indirizzo email nella Console amministratore (operazione semplice e consigliata per la maggior parte dei team)

scheda elettorale con segno di spunta Utilizza il connettore Active Directory o un partner per la gestione delle identità (meno comune, ma utile per le aziende che hanno già implementato molte integrazioni)

4. Semplifica ulteriormente l'uso di Dropbox con l'applicazione desktop

Una volta installata l'applicazione, Dropbox funziona come qualsiasi altra cartella sul tuo computer. Trascina i file o fai clic su di essi con il pulsante destro del mouse per spostarli nella cartella Dropbox. I file verranno caricati automaticamente su Dropbox e potrai accedervi ovunque ti trovi utilizzando le nostre applicazioni desktop e per dispositivi mobili oppure andando sul sito web di Dropbox.

scheda elettorale con segno di spunta Scarica e installa l'applicazione per Mac, Windows o Linux

lampadina Lo sapevi?

I membri dei team Dropbox Business possono "associare" un account personale a uno di lavoro e di conseguenza accedere a entrambi dallo stesso dispositivo.

Puoi aiutare i membri del tuo team a collegare o scollegare un account personale.

5. Risparmia spazio sul disco rigido con Smart Sync

Smart Sync è una funzione di Dropbox che permette ai membri dei team di vedere tutti i file e le cartelle di Dropbox e di accedervi direttamente dal computer senza occupare spazio sul disco rigido. È ideale per recuperare gigabyte di spazio senza modificare il flusso di lavoro del team. Qui di seguito puoi scegliere se i nuovi file si scaricheranno automaticamente sul computer del team o se rimarranno solo online.

scheda elettorale con segno di spunta Rivedi le impostazioni di Smart Sync

6. Proteggi il tuo team con impostazioni di sicurezza aggiuntive

Sebbene Dropbox segua automaticamente alcuni degli standard di crittografia e sicurezza più accettati, ti consigliamo vivamente di seguire questi passaggi aggiuntivi per mantenere il più al sicuro possibile il tuo team e i tuoi dati.

scheda elettorale con segno di spunta Attiva la verifica in due passaggi (2FA) per l'intero team

scheda elettorale con segno di spunta Imposta autorizzazioni di condivisione valide a livello di team

scheda elettorale con segno di spunta Attiva il single sign-on (solo per i team con piano Advanced)

lampadina Lo sapevi?

Puoi utilizzare Dropbox Business per migrare i dati aziendali da un server a Dropbox

7. Collega Dropbox alle tue app di produttività preferite

Riduci al minimo le interruzioni del tuo flusso di lavoro collegando Dropbox alle app che conosci e apprezzi. Utilizzi Google, Microsoft Office, Adobe, Slack, Salesforce o Atlassian? Molto probabilmente disponiamo di un'integrazione grazie alla quale il tuo team non dovrà passare da uno strumento all'altro e lavorare due volte. Dai un'occhiata all'elenco completo dei partner e prova a collegare inizialmente almeno un'app di terze.

scheda elettorale con segno di spunta Collega app di terze parti

8. Scopri di più su Dropbox

Dropbox è molto più di uno strumento per sincronizzare file e cartelle. Questa guida illustra i passaggi più importanti per iniziare, ma tu ed il tuo team potrete ottenere informazioni molto più approfondite con i seguenti corsi di formazione autonoma:

scheda elettorale con segno di spunta Dai un'occhiata ai corsi

È tutto! Una volta completati questi passaggi, potrai iniziare a utilizzare Dropbox con il tuo team. Se vuoi consultare alcune risorse aggiuntive, ecco alcuni link:

scheda elettorale con segno di spunta Scopri di più su Dropbox consultando il Centro assistenza

scheda elettorale con segno di spunta Contatta il supporto Dropbox

scheda elettorale con segno di spunta Controlla se Dropbox è funzionante

 

Ci dispiace. Facci sapere come possiamo migliorare:

Grazie per il feedback! Facci sapere in che modo questo articolo ti è stato utile:

Grazie per i tuoi commenti!

Risposte della community

    Altri modi per ottenere assistenza

    Community

    Supporto Twitter

    Contatta il supporto