Creare un audit per il controllo delle attività di un team Dropbox Business

Questo articolo illustra funzioni disponibili solo per i team Dropbox Business:

  • I team del piano Standard possono filtrare e registrare in che modo i dati vengono condivisi all'interno e all'esterno della propria azienda. In particolare, possono monitorare più di 200 tipi di attività degli account e dei membri.
  • I team dei piani Advanced o Enterprise dispongono di ulteriori tipi di monitoraggio. Ad esempio, possono monitorare l'attività a livello di file per i propri team.

Ulteriori informazioni sui nuovi piani Dropbox Business.

I registri delle attività ti permettono di controllare le azioni intraprese dal tuo team. Sono disponibili per gli amministratori dei team Dropbox Business con piani Advanced o Enterprise e possono essere creati tramite la Console amministratore. Tali registri aiutano gli amministratori a:

  • Conoscere con che frequenza Dropbox Business viene utilizzato, chi lo utilizza e per quale motivo
  • Cercare e risolvere problemi, ad esempio eliminazioni di file accidentali

Sezioni di questo articolo:

Quali informazioni sono riportate nei registri delle attività?

I registri delle attività riportano varie informazioni sulle azioni dei membri. Per ogni voce del registro sono indicati i seguenti dati:

  • Data e ora: data e ora esatte in cui si è verificata un'azione
  • Membro: membro che ha avviato l'azione
  • Attività: dettagli dell'azione
  • Località: località da cui l'utente ha avviato l'azione e indirizzo IP del computer utilizzato

Quali attività compaiono nei registri delle attività?

A seconda del piano Dropbox Business utilizzato, puoi disporre di tutti o alcuni dei seguenti registri delle attività:

  • File: tutte le azioni relative ai file, tra cui aggiunta, modifica, spostamento ed eliminazione di file
  • Condivisione: tutte le azioni relative alla condivisione, tra cui invio di un link a un file o iscrizione a una cartella oppure condivisione di un file o una cartella di proprietà di un membro del team
  • Password: un membro del team cambia le impostazioni della password o della verifica in due passaggi
  • Gruppi: un amministratore crea un gruppo o configura l'appartenenza a un gruppo
  • Appartenenza a un team: una persona entra a far parte del team oppure viene rimossa dal team
  • Accessi: un membro del team accede o non riesce ad accedere a dropbox.com
  • Azioni amministratore: tu o un altro amministratore cambiate le impostazioni nella Console amministratore, ad esempio le autorizzazioni delle cartelle condivise
  • Applicazioni: un membro del team collega un'applicazione di terze parti al proprio account Dropbox
  • Dispositivi: un membro del team collega un computer o un dispositivo mobile al proprio account Dropbox
  • Paper: tutte le azioni correlate a Paper, inclusa la condivisione di documenti di Paper di proprietà dei membri del team e le impostazioni di Paper per tutto il team.

Accesso e filtro del registro delle attività

Puoi filtrare le attività del tuo team per visualizzare solo quelle che ti interessano.

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic sulla scheda Attività.
  4. Inserisci qualsiasi informazione pertinente per filtrare i risultati.
  5. Fai clic su Crea rapporto.

Note sull'operazione di filtro:

  • Per attività: utilizza il menu a discesa Esplora attività per filtrare l'elenco in base a un tipo specifico di attività
  • Per periodo specifico: inserisce un intervallo di date specifiche nel campo Data per visualizzare le attività verificatesi durante un determinato periodo di tempo
  • Per membro: per visualizzare l'attività recente di uno specifico membro del team, fai clic su Membri e inserisci il nome del membro del team
  • Per file o cartella: effettuando una ricerca per parola chiave, vengono sottoposti a scansione i nomi di file o cartelle o la posizione in cui sono stati salvati

Esportazione

Puoi esportare i risultati di una visualizzazione filtrata. In particolare, puoi:

  • Copiare e incollare i risultati filtrati in Excel
  • Inviare un URL dei risultati filtrati a un altro amministratore
  • Fare clic su una specifica attività e aggiungerla come filtro da utilizzare in futuro

Nota. I risultati filtrati non sono troncati nel browser. Questo significa che puoi continuare a scorrere nel browser per visualizzare le attività più vecchie.

Quanto tempo occorre prima che le attività appaiano nei registri delle attività?

Di norma, le azioni dei membri del team appaiono nei registri delle attività entro qualche ora (al massimo, entro 24 ore).

Chi può creare i registri di controllo delle attività?

I registri di controllo delle attività possono essere creati dagli amministratori dei team e dagli amministratori della gestione utenti.

Ulteriori informazioni sui vari livelli amministratore in Dropbox Business.

Come faccio a utilizzare i registri delle attività per trovare i file eliminati?

Quando cerchi un file eliminato devi considerare due fattori:

  • Il nome del file
  • La cartella nella quale si trovava il file

Se è stato eliminato un singolo file, basta cercare il suo nome. Se hai provato a cercare un file ma non lo hai trovato, pensa se si trovava in una cartella eliminata.

L'eliminazione di una cartella determina l'eliminazione anche di tutti i file al suo interno. Tuttavia, i nomi dei singoli file eliminati non compariranno nei registri di controllo delle attività. Vi comparirà solo il nome della cartella.

Per trovare un file che si trovava in una cartella eliminata, cerca il percorso della cartella nel registro di controllo delle attività. Ad esempio: /Marketing/01/03/2016/Progetto_1.docx.

Visualizzazione dell'attività nella dashboard amministratore

La dashboard amministratore fornisce statistiche generali sull'uso, quali il numero di membri attivi, il numero di link condivisi creati e il numero di dispositivi attivi.

Ulteriori informazioni sulla dashboard amministratore.

Accesso agli account dei membri del team

Gli amministratori dei team Dropbox Business possono accedere agli account dei membri del team utilizzando la funzione Accedi come utente. Se sei un amministratore di un team, puoi accedere agli account Business dei membri del team per eseguire le seguenti operazioni:

  • Visualizzare la struttura delle cartelle di un membro del team
  • Condividere file e cartelle con altri
  • Visualizzare, aprire e scaricare file
  • Eliminare files o ripristinare file eliminati

Nota. Se i membri del team hanno collegato gli account Dropbox personale e di lavoro, la funzione Accedi come utente non consente agli amministratori dei team di accedere in alcun modo agli account personali Dropbox. Solo gli account Business sono accessibili agli amministratori.

Questo articolo risponde alla tua domanda?

Ci dispiace. Facci sapere come possiamo migliorare:

Grazie per i tuoi commenti!

Risposte della community
    Risposte della community

      Other ways to get help

      Community

      Supporto Twitter

      Assistenza guidata