Centralizzare i dati aziendali con le cartelle di team

Alcuni team hanno accesso alla nuova struttura di cartelle del team. Se vedi una cartella viola con l'icona di una persona su dropbox.com, significa che disponi del nuovo spazio di lavoro del team. Ulteriori informazioni sullo spazio di lavoro del team.

Se non vedi la cartella viola, significa che il tuo team dispone di cartelle standard. Continua a leggere per saperne di più.

Le cartelle di team consentono di creare la struttura dei dati aziendali importanti in Dropbox. Le cartelle di team vengono create da un amministratore e sono di proprietà dell'azienda, che le utilizza per condividere file con i membri dei team e i collaboratori esterni impegnati negli stessi progetti.

Questo articolo descrive come:

  • Creare cartelle del team
  • Gestire le impostazioni di sincronizzazione delle cartelle di team
  • Impostare le autorizzazioni di accesso per utenti specifici

Le cartelle di team vengono inizialmente condivise con i gruppi di Dropbox, composti da membri che svolgono funzioni simili (ad es. un gruppo finanziario). Successivamente, l'amministratore che ha creato la cartella di team imposta il corretto livello di accesso (visualizzazione o modifica) per ogni gruppo.

Qualsiasi sottocartella creata in una cartella di team viene automaticamente condivisa con questi gruppi. Le sottocartelle possono essere condivise anche con singoli membri dei team e persone esterne ai team. Come con i gruppi, l'amministratore può impostare le autorizzazioni di visualizzazione o modifica dei singoli membri delle sottocartelle.

Se vedi la scheda Contenuti anziché la scheda Cartelle del team, significa che il tuo team dispone della nuova struttura di cartelle del team. Puoi gestire lo spazio di lavoro del team in Gestione di contenuti.

Per iniziare a utilizzare i gruppi, procedi nel seguente modo:

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic su Cartelle del team.
  4. Fai clic su Crea una cartella del team.
  5. Assegna un nome alla cartella del team.
  6. Aggiungi uno o più gruppi che hanno bisogno di accedere alla cartella del team e decidi se devono avere accesso di visualizzazione o di modifica.
    • Per creare i gruppi, vai alla pagina Gruppi.
    • Tutti i membri dei gruppi hanno accesso alla cartella del team e a tutti i relativi contenuti.
    • Non dimenticare che le cartelle di team devono essere condivise con gruppi Dropbox, non con singole persone. Successivamente affronteremo l'argomento della condivisione delle sottocartelle delle cartelle di team con singole persone interne o esterne all'azienda.
  7. Per creare una sottocartella (una cartella all'interno della cartella di team), fai clic per entrare nella cartella di team.
  8. Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Nuova cartella.
  9. Assegna un nome alla sottocartella.
  10. Una volta creata la sottocartella, passa con il mouse su di essa e fai clic su Gestisci accesso.
    • Puoi condividere le sottocartelle con singole persone o altri gruppi e modificare le relative autorizzazioni impostandole su Può modificare o Può visualizzare.
  11. Verifica che le autorizzazioni di accesso siano corrette.
  12. Per centralizzare i dati aziendali, invita i membri dei team a spostare le cartelle condivise di loro proprietà in una cartella di team.
    • Qualsiasi proprietario di una cartella condivisa può spostare una cartella condivisa di sua proprietà nella cartella di team. In tal modo, i proprietari delle cartelle condivise trasferiscono la proprietà dei file da se stessi all'azienda.

Cartelle di team in azione

Per rendere le cartelle di team più concrete, illustriamo in che modo un'ipotetica azienda può utilizzarle. Supponi che un marketing team manager abbia il compito di programmare gli eventi per tutto l'anno. Ogni evento prevede il coinvolgimento di persone e team diversi, ma l'azienda desidera comunque che tutti i file relativi all'evento siano organizzati in un unico posto. Una cartella di team è ciò che serve.

Nel nostro esempio, viene creata una cartella di team denominata "Team Eventi", che viene condivisa solo con il gruppo Team Eventi.

L'azienda sta programmando un evento di saldi, quindi il marketing manager crea una sottocartella denominata "Evento Saldi T3" all'interno della cartella del team "Team Eventi". Condivide la sottocartella "Evento Saldi T3" con il gruppo Team Saldi. Il gruppo Team Saldi può visualizzare solo la sottocartella "Evento Saldi T3" e nessun altro contenuto della cartella del team "Team Eventi". Guarda questa illustrazione:

Infine, il marketing team manager controlla quali team hanno accesso a quali file nella cartella di team "Team Eventi". Nella seguente illustrazione, la sottocartella "Evento Saldi T3" viene automaticamente condivisa con il gruppo Team Eventi. Perché? Perché il gruppo Team Eventi è un membro della cartella del team a cui appartiene la cartella Evento vendita T3. Il gruppo Team Eventi eredita l'accesso a "Evento vendita T3". Anche il gruppo Team vendite ha accesso di sola visualizzazione a "Evento vendita T3".

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