Dropbox for Salesforce: impostazioni avanzate per amministratori

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Sezioni di questo articolo:

Configurazione della sicurezza

Gli amministratori Salesforce possono configurare Dropbox for Salesforce in base al proprio modello di sicurezza Salesforce esistente.

Per impostazione predefinita, Dropbox for Salesforce non segue il modello di sicurezza di Salesforce. Ciò significa che, quando condividi la cartella Documenti Salesforce, condividi il suo intero contenuto. Tuttavia, Dropbox for Salesforce si adatta all'autorizzazione di condivisione selezionata
:

  • Se è selezionato Sola lettura, l'utente può solo visualizzare i file
  • Se è selezionato Lettura e scrittura, l'utente può aggiungere, visualizzare, eliminare e ripristinare file.

Configura la sicurezza:

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Nel menu a discesa, fai clic su Dropbox.
  3. Scorri verso il basso fino a Impostazioni oggetti standard e fai clic su Modifica.
  4. Seleziona la casella Segui condivisione di Salesforce accanto agli oggetti che vuoi attivare.
  5. Fai clic su Salva.
    • Completata l'attivazione, viene creata la cartella Documenti Salesforce privati, che può essere visualizzata solo dal proprietario del record.

Note.

  • Le nuove impostazioni di sicurezza non sono retroattive; pertanto, le cartelle create prima delle modifiche alle impostazioni di sicurezza non seguiranno le nuove regole di sicurezza che hai impostato.

Creazione di sottocartelle

Dropbox for Salesforce può aiutarti a creare una struttura di cartelle utilizzando appositi modelli. Le cartelle modello collegano i tuoi record Salesforce alle cartelle del tuo Dropbox.

Le cartelle create da Dropbox for Salesforce sono vuote per impostazione predefinita. Se vuoi che contengano una struttura specifica di sottocartelle, puoi utilizzare la funzione delle cartelle modello.

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Controlla l'indirizzo email collegato a Dropbox for Salesforce.
    • Fai clic sulla scheda Opzioni Dropbox nel tuo account Salesforce, dove puoi vedere l'indirizzo email.
  3. Da dropbox.com, apri la cartella Documenti Salesforce.
  4. Fai clic sul nome della cartella oggetto con cui desideri lavorare.
  5. Crea una nuova cartella e assegnale il nome "modello".
  6. Crea la struttura desiderata aggiungendo file e cartelle alla cartella "modello" .
  7. In Salesforce, fai clic sulla scheda Opzioni Dropbox .
  8. Scorri verso il basso fino a Impostazioni oggetti standard e fai clic su Modifica.
  9. Seleziona la casella Attiva modelli accanto all'oggetto con cui vuoi lavorare.
  10. Fai clic su Salva.

Note.

  • Le cartelle modello non sono retroattive. Eventuali strutture di cartelle che hai creato prima della nuova struttura di cartelle modello non saranno interessate.
  • Per attivare la generazione del modello in un record, aggiungi un file alla relativa cartella Dropbox nella cartella Documenti Salesforce del tuo Dropbox.

Attivazione della ridenominazione automatica

Per impostazione predefinita, se assegni un nuovo nome a un record di Salesforce, la cartella nel tuo Dropbox rimarrà invariata. Tuttavia, se lo desideri, puoi attivare la funzione di ridenominazione automatica. Grazie a questa funzione, se rinomini una cartella in Dropbox for Salesforce, anche la cartella in Dropbox viene rinominata.

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Nel menu a discesa delle opzioni, fai clic su Dropbox.
  3. Fai clic sulla scheda Opzioni Dropbox.
  4. Scorri verso il basso fino a Impostazioni oggetti standard e fai clic su Modifica.
  5. Fai clic su Rinomina accanto agli oggetti per i quali desideri attivare la ridenominazione automatica.
  6. Fai clic su Salva.

Note.

  • Se fai parte di una cartella condivisa per la quale è stata attivata la ridenominazione automatica, Dropbox for Salesforce aggiornerà i nomi dei record per chiunque faccia parte della cartella condivisa.

Limitazione dell'accesso al solo team


Gli amministratori di Salesforce possono gestire il modo in cui gli utenti di Salesforce collegano Dropbox a Salesforce specificando il nome di un team Dropbox Business.

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Nel menu a discesa delle opzioni, fai clic su Dropbox.
  3. Fai clic sulla scheda Opzioni Dropbox.
  4. Scorri fino alla sezione Dropbox Business e fai clic su Limita l'accesso agli account Business.
  5. Fai clic su Modifica.
  6. In Accesso a Dropbox Business, seleziona Solo membri del team.
  7. Fai clic su Salva.

Creazione di una struttura di nomi di cartella personalizzata

Dropbox for Salesforce può creare una struttura di cartelle che rispecchia la tua configurazione Salesforce in Dropbox. Tuttavia, gli amministratori possono modificare per un oggetto alla volta la struttura predefinita o le convenzioni di denominazione delle cartelle create.

La convenzione di denominazione standard degli oggetti contatto è Nome, Cognome, ma puoi modificarla in Cognome, Nome. Se apporti questa modifica, le impostazioni di denominazione seguiranno la preferenza impostata al momento della creazione.

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Fai clic su Imposta.
  3. Nella sezione Crea nella colonna di sinistra, fai clic su Personalizza.
  4. Seleziona Contatti.
  5. Fai clic su Campi.
  6. Scorri fino all'elenco Relazioni e campi personalizzati Contatto e fai clic su Nuovo.
  7. In Tipo di dati, seleziona Formula.
  8. Fai clic su Avanti.
  9. Digita "Percorso Dropbox personalizzato" nella casella Etichetta campo.
  10. Inserisci "Percorso_Dropbox_personalizzato" nella casella Nome campo.
  11. Seleziona Testo in Tipo di risultato formula e fai clic su Avanti.
  12. Immetti la tua formula e fai clic su Avanti.
  13. Seleziona la casella Visibile accanto ai profili a cui desideri concedere accesso in modifica.
  14. Fai clic su Avanti.
  15. Fai clic su Salva.

Note.

  • Queste modifiche non sono retroattive: si applicano solo alle nuove cartelle
  • Puoi utilizzare questa procedura per tutti gli oggetti standard e personalizzati e aggiungere altri campi, testo, numeri o date per personalizzare ulteriormente i percorsi delle cartelle

Aggiunta di Dropbox a Layout publisher

Puoi rendere l'interfaccia Dropbox accessibile su Chatter. A tale scopo, aggiungi Dropbox come azione rapida in Global Publisher:

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Fai clic su Imposta.
  3. Fai clic su Crea.
  4. Fai clic su Azioni globali.
  5. Fai clic su Layout publisher.
  6. Nella colonna Azione, fai clic su Modifica accanto alla voce Layout globale.
  7. Trascina Dropbox dalla sezione Azioni rapide alla sezione Global Publisher.

Disinstallazione di Dropbox for Salesforce

Puoi disinstallare Dropbox for Salesforce in qualsiasi momento. Se hai collegato Dropbox for Salesforce ai layout di pagina o hai creato pagine o trigger Visualforce personalizzati, questi dovranno essere rimossi prima della disinstallazione.

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Reimposta Dropbox for Salesforce.
  3. Accedi al sito web di Dropbox.
  4. Elimina la cartella Documenti Salesforce.
  5. Torna al sito web di Salesforce e fai clic su Imposta.
  6. Nella sezione Crea, fai clic su Pacchetti installati.
  7. Cerca Dropbox for Salesforce e fai clic su Disinstalla.
    • Scegli se vuoi salvare temporaneamente una copia dei dati dell'applicazione Dropbox for Salesforce (per 48 ore).
  8. Segui le istruzioni sullo schermo e fai clic su Disinstalla.

Attivazione di Dropbox for Salesforce su Salesforce1 Mobile

Per utilizzare Dropbox for Salesforce in Salesforce1 Mobile, devi prima aggiungere una scheda mobile al layout di pagina.

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Fai clic su Imposta.
  3. In Crea, fai clic su Personalizza.
  4. Fai clic su Contatti.
  5. In Contatti, fai clic su Layout di pagina.
  6. Accanto a Layout contatto, fai clic su Modifica.
  7. Scorri fino a Schede mobili (Solo Salesforce1).
  8. Nella casella delle impostazioni nella parte superiore dello schermo, fai clic su Pagine Visualforce.
  9. Trascina Dropbox for Salesforce - Mobile nella sezione Schede mobili (Solo Salesforce1).
  10. Fai clic su Salva.

Successivamente puoi rendere disponibili gli oggetti personalizzati per Salesforce1 Mobile. Per rendere gli oggetti personalizzati compatibili con Salesforce1 Mobile, devi prima attivare questa funzione quando imposti la pagina Visualforce. Per rendere visualizzabili gli oggetti personalizzati, procedi nel seguente modo:

  1. Accedi al sito web di Salesforce.
  2. Fai clic su Imposta.
  3. In Imposta app, fai clic su Sviluppa.
  4. Fai clic su Pagine.
  5. Fai clic su Nuova.

Crea la pagina Visualforce:

  1. Assegna alla pagina un'Etichetta e un Nome.
  2. Seleziona la casella Available for Salesforce mobile apps.
  3. Copia e incolla il codice seguente, sostituendo il testo inserisci nome API con il nome API del tuo oggetto, ad esempio:
  4. "<apex:page standardController=“insert API name” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
    <Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
    
  5. Fai clic su Salva.
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