Guida introduttiva a Dropbox Business: uso dell'applicazione desktop

Sì, Dropbox è un posto sicuro per i file più importanti della tua azienda. Ma è anche uno strumento che fa risparmiare molto tempo a tutti i membri del team, compreso te. Le funzioni di Dropbox riducono gli invii di file inutili e semplificano il lavoro.

Una delle più importanti tra queste è l'applicazione desktop Dropbox.

L'applicazione desktop viene eseguita sui computer Windows, Mac o Linux proprio come un'app per dispositivi mobili sul tuo telefono. Tra le altre straordinarie funzioni dell'applicazione desktop è la creazione di una cartella Dropbox sul tuo disco rigido. Questa cartella funziona come tutte le altre, ma con due importanti differenze:

  • Per i file archiviati nella cartella Dropbox viene creata una copia di backup su Dropbox.
  • Questi file sono resi automaticamente disponibili su qualsiasi computer, telefono o tablet collegato all'account Dropbox.

Pronto per cominciare?

1. Crea il tuo account Dropbox Business

Dovresti aver ricevuto un invito via email per unirti al tuo team Dropbox Business. Per iniziare, fai clic sul link contenuto nell'email e segui le istruzioni visualizzate. Se non hai ricevuto l'email o se vuoi che ti venga inviata di nuovo, contatta il tuo reparto IT o l'amministratore di Dropbox Business per richiedere assistenza.

Suggerimenti per esperti: sincronizzazione

In Dropbox, il termine "sincronizzazione" è molto ricorrente. Indica che vedrai la stessa versione di un file su qualsiasi dispositivo con cui hai effettuato l'accesso al tuo account Dropbox. I file che trascini nella cartella Dropbox vengono automaticamente sincronizzati con Dropbox online. Le modifiche apportate ai file in questa cartella verranno anch'esse sincronizzate con Dropbox.

2. Apri l'applicazione desktop Dropbox

Ora che hai creato un account, il passaggio successivo consiste nell'aprire (o "avviare") l'applicazione desktop Dropbox. In alcuni casi, potrebbe già essere installata sul computer. In caso contrario, devi scaricarla e installarla.

Se l'applicazione desktop è già installata

Se l'applicazione è già installata, sarà presente nell'elenco delle Applicazioni sul computer oppure come icona sul desktop. In entrambi i casi, fai doppio clic per aprire l'applicazione e vai al passaggio 3 di questa guida.

Se l'applicazione desktop non è ancora installata

Se l'applicazione desktop non è ancora installata sul tuo computer, devi scaricarla. Puoi procedere in tre modi:

Una volta scaricata, sarà presente nell'elenco delle Applicazioni sul computer oppure come icona sul desktop. Fai doppio clic per aprire l'applicazione e vai al passaggio 3 di questa guida.

Suggerimenti per esperti: azione automatica

L'applicazione desktop viene eseguita in background e mantiene automaticamente sincronizzati i tuoi file (finché il computer è online). Ciò significa che non devi caricare o scaricare i file manualmente.

3. Accedi al tuo account

Una volta scaricata l'applicazione, vedrai la cartella Dropbox sul tuo disco rigido (nel menu Start o nella vista Finder oppure in un altro visualizzatore file). Nella barra delle applicazioni o nella barra dei menu dovrebbe essere presente anche l'icona di Dropbox. Fai clic sull'applicazione per avviarla. Ti verrà chiesto di effettuare l'accesso.

Assicurati di accedere con lo stesso indirizzo email e la stessa password che hai utilizzato per iscriverti al tuo team Dropbox Business. Effettuando l'accesso, collegherai il tuo computer direttamente al tuo account Dropbox. Se riesci ad accedere, vai al passaggio 4 di questa guida.

  • Suggerimento. Ti potrebbe venire richiesto di inserire un codice per la verifica in due passaggi. Se hai dubbi su come procedere, contatta il team IT o l'amministratore di Dropbox Business.

Suggerimenti per esperti: installazione rapida

Se utilizzi già Dropbox, puoi completare la configurazione dell'applicazione desktop utilizzando anche un lettore di codici QR sul telefono.

Che cosa fare se la casella per l'inserimento della password non è visualizzata

Se non vedi la casella per inserire la password, è probabile che l'amministratore del tuo team abbia attivato il single sign-on (SSO). In tal caso, segui la procedura riportata di seguito per accedere a Dropbox. Dovrai utilizzare lo stesso nome utente e la stessa password usati per accedere alla tua rete aziendale e ad altri strumenti aziendali (come Active DIrectory).

  1. Apri l'applicazione desktop Dropbox.
  2. Seleziona Ho già un account Dropbox e fai clic su Continua.
  3. Inserisci il tuo indirizzo email lasciando vuoto il campo della password.
  4. fai clic su Continua.
  5. Fai clic su Ottieni il codice del tuo link.
  6. Se non hai ancora effettuato l'accesso alla pagina dell'SSO della tua azienda, si aprirà il tuo browser web dove ti verrà chiesto di farlo. Inserisci il tuo indirizzo email, la password di lavoro (non la tua password Dropbox) e qualsiasi altro dato richiesto dalla tua azienda.
  7. Si aprirà una pagina Dropbox contenente un codice speciale. Fai clic su Copia il codice del collegamento
  8. Torna all'applicazione Dropbox e fai clic su Incolla.
  9. Fai clic su Continua e segui le indicazioni per completare il collegamento del tuo account Dropbox.

4. Aggiungi file alla tua cartella Dropbox

Quando accedi a Dropbox sul computer, nel tuo account potrebbero già essere presenti alcune cartelle. Saranno contraddistinte da icone diverse per aiutarti capire il significato di ciascuna. Puoi lavorare con queste cartelle come con qualsiasi altra cartella presente sul tuo disco rigido.

Potresti notare quattro tipi diversi di cartelle:

Cartella blu con l'icona di un edificio

 

Cartella del team (o una cartella nello spazio del team). Queste cartelle sono condivise con tutto il tuo team Dropbox Business o come parte di esso e sono gestite dal tuo amministratore. Possono inoltre essere condivise con persone esterne al team.

Cartella viola con l'icona di una persona

 

Cartella personale (o cartella di membro del team). Per impostazione predefinita, la tua cartella di membro del team non è condivisa con altri, ma se lo desideri puoi condividerla.

Cartella blu

 

Cartella standard. Una cartella standard funziona come qualsiasi altra cartella presente sul computer: è un ottimo strumento per organizzare i file, ma non è condivisa con altri.

 

Cartella blu con due persone

 

Cartella condivisa. Puoi trasformare una cartella standard in una cartella condivisa in qualsiasi momento. I membri di una cartella condivisa (coloro con cui la condividi) possono visualizzare, commentare e modificare i file di tale cartella.

  • Nota. Le cartelle condivise all'interno di una cartella del team hanno l'icona di un edificio.

Nota. L'aspetto di queste icone di cartella varia a seconda della posizione da cui le stai visualizzando. Queste icone sopra riportate provengono dal sito web di Dropbox (dropbox.com).

Per aggiungere file a queste cartelle, puoi procedere in due modi:

  • Trascinando i file da un'altra posizione sul computer (o da un'altra cartella in Dropbox)
  • Aprendo un file, facendo clic su "Salva con nome" e scegliendo Dropbox come posizione in cui salvarlo

5. Collega il tuo account al tuo dispositivo mobile

I file della cartella Dropbox sono disponibili su qualsiasi altro computer, telefono o tablet collegato all'account Dropbox. Se l'app Dropbox è già presente sul telefono o sul tablet, accedi con il tuo account di lavoro. Se non hai ancora installato l'app Dropbox sui tuoi altri dispositivi, puoi scaricarla da:

Suggerimenti per esperti: accesso da più dispositivi

La sincronizzazione funziona su qualsiasi dispositivo collegato all'account. Se accedi a Dropbox con lo stesso nome utente e la stessa password su qualsiasi computer, telefono o tablet, vedrai sempre gli stessi file.

Se stai usando l'app per dispositivi mobili per la prima volta, aprila e accedi con il nome utente e la password del tuo account di lavoro. Se sei già un utente Dropbox, segui i passaggi illustrati di seguito:

  1. Apri l'applicazione Dropbox.
  2. Tocca Sono già utente Dropbox.
  3. Inserisci il tuo indirizzo email lasciando vuoto il campo della password. Tocca Accedi a Dropbox.
  4. Se hai già effettuato l'accesso alla pagina di gestione dei dispositivi della tua azienda, l'app si avvierà automaticamente. In caso contrario, si aprirà una finestra del browser in cui ti verrà chiesto di continuare. Inserisci l'indirizzo email, la password di lavoro (non la tua password Dropbox) e qualsiasi altro dato richiesto.
  5. Se la tua azienda utilizza l'SSO, si aprirà una nuova pagina nel browser, dove ti verrà chiesto di autorizzare l'app a utilizzare l'SSO. Tocca Consenti.
  6. Per terminare, segui i passaggi rimanenti della procedura di configurazione dell'app.

6. Collega il tuo account Dropbox personale

L'amministratore del team Dropbox Business ti può consentirti di collegare un account Dropbox personale sul computer di lavoro. Ciò significa che puoi accedere sia ai file personali che a quelli di lavoro sullo stesso dispositivo.

  • Suggerimento. Se l'amministratore non lo consente, puoi sempre accedere a un account personale e di lavoro dal sito web di Dropbox (dropbox.com).

Una volta collegati gli account personali e di lavoro, sul disco rigido o nell'app per dispositivi mobili verranno visualizzate due cartelle Dropbox distinte. L'account di lavoro apparirà come Dropbox (Nome azienda), mentre l'account personale come Dropbox (Personale).

Suggerimenti per esperti: accesso offline

Puoi accedere ai file della cartella Dropbox sul tuo computer anche quando sei offline, in quanto copie di questi file sono salvate anche sul disco rigido. Se apporti modifiche a un file mentre sei offline, Dropbox le sincronizza quando sei di nuovo online.

7. Inizia a utilizzare Dropbox

OK. Dopo avere installato Dropbox ed eseguito l'accesso a tutti i tuoi dispositivi, hai aggiunto i file più importanti. Ora sei pronto per iniziare a utilizzare Dropbox e a liberare la tua energia creativa.

Hai bisogno di altro? L'amministratore del team Dropbox Business è il tuo punto di riferimento e la persona ideale a cui sottoporre idee o domande.

Individua l'amministratore del tuo team Dropbox Business.

 

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