Dispositivi di archiviazione

Come faccio a impostare i dispositivi di archiviazione come soluzione di condivisione di file?

Come per le email, l'implementazione di una soluzione di condivisione file che si avvale di dispositivi di archiviazione non richiede una configurazione aggiuntiva. Tuttavia, occorre valutare il tipo di dispositivo che si desidera utilizzare.

Dispositivi di archiviazione

  • Acquisti il numero richiesto di dispositivi di archiviazione
  • Li rendi disponibili per il tuo team

Dropbox

  • Registrati in Dropbox
  • Scarichi l'applicazione Dropbox

La capacità di archiviazione è una caratteristica fondamentale, ma occorre tenere presente anche che i dispositivi molto probabilmente subiranno numerosi trasferimenti da una persona all'altra. Ciò rende i dispositivi dotati di parti mobili, come dischi rigidi non SSD, suscettibili di danni.

Per iniziare con Dropbox, hai solo bisogno di registrarti per creare un account e quindi scaricare l'applicazione Dropbox. La praticità con cui i file vengono condivisi su Internet fa di Dropbox una soluzione ideale.


Come faccio a condividere un file con un membro del team?

L'uso di un dispositivo di archiviazione come soluzione di condivisione file è molto simile all'uso di FTP, tranne per il fatto che, anziché caricare e scaricare i file, si aggira fisicamente il "server". Pertanto, tali dispositivi hanno in comune con FTP il problema di mantenere sincronizzati i file.

Dispositivi di archiviazione

  • Colleghi il dispositivo di archiviazione al tuo computer
  • Copi il file dal tuo computer al dispositivo di archiviazione
  • Rimuovi in modo sicuro il dispositivo di archiviazione
  • Ti rechi fisicamente dal membro del team e colleghi il dispositivo al suo computer
  • Copi il file dal dispositivo di archiviazione al suo computer
  • Rimuovi in modo sicuro il dispositivo di archiviazione
  • Ripeti la procedura ogni volta che vuoi condividere un aggiornamento

Dropbox

  • Crei una nuova cartella all'interno del tuo Dropbox per condividere i documenti con il tuo team
  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e la condividi con i membri del team
  • Copi un file nella cartella condivisa sul tuo computer. Il file apparirà automaticamente nelle cartelle Dropbox dei membri del tuo team
  • Ogni volta che qualcuno modifica il file, la copia di tutti gli altri si sincronizzerà automaticamente

I dispositivi di archiviazione sono una soluzione molto più intuitiva di un sistema come FTP, in quanto non richiedono software speciale (né una connessione Internet). Tuttavia, possono anche essere di difficile gestione nelle aree di lavoro multipiattaforma. Poiché i PC e i Mac richiedono una formattazione del disco diversa, non sempre è facile condividere i file tra sistemi operativi diversi.

La configurazione di una cartella Dropbox condivisa richiede un po' di impegno in più, ma una volta eseguita, sostituisce efficacemente i dispositivi di archiviazione. Inoltre, aggiorna automaticamente i file dei colleghi ogni volta che apporti una modifica. Ciò significa che non devi recarti fisicamente da un collega ogni volta che voi condividere un aggiornamento.


Come faccio a condividere un file con un cliente?

I dispositivi di archiviazione possono essere una soluzione utilizzabile per collaborare internamente, ma i loro limiti diventano evidenti quando si cerca di condividere documenti con un cliente che non si trova fisicamente nello stesso luogo del team.

Consegnare fisicamente a un cliente una chiavetta o una scheda SD è abbastanza facile. Tuttavia, se il cliente ha bisogno di report di aggiornamento frequenti, richiedere la sua presenza fisica per ogni trasferimento di file è estremamente scomodo.

Dispositivi di archiviazione

  • Colleghi il dispositivo di archiviazione al tuo computer
  • Copi il file desiderato sul dispositivo di archiviazione
  • Rimuovi in modo sicuro il dispositivo di archiviazione
  • Consegni il dispositivo di archiviazione al tuo cliente

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Condividi link Dropbox per generare un link condivisibile
  • Invia il link al cliente. Il file può essere visualizzato o scaricato con qualsiasi browser web

Dropbox rende molto più facile la condivisione di documenti con i clienti. Poiché i file vengono trasferiti su Internet, non devi recarti fisicamente dai clienti per mantenerli aggiornati.


Come faccio a condividere file di grandi dimensioni?

La capacità di gestire file di grandi dimensioni è uno dei vantaggi dei dispositivi di archiviazione. A differenza dei server email che impongono limiti di dimensioni dei file o dei server FTP che richiedono software dedicato, condividere documenti di grandi dimensioni tramite un dispositivo di archiviazione è un processo molto intuitivo.

Dispositivi di archiviazione

  • I dispositivi formattati con un file system FAT32 hanno una dimensione file massima di 4 GB
  • L'unico altro limite di dimensione file è la capacità del dispositivo di archiviazione
  • I file di grandi dimensioni devono essere copiati per intero ogni volta che viene apportata una modifica

Dropbox

  • Non esiste nessun limite alle dimensioni dei file quando il caricamento avviene tramite l'applicazione Dropbox
  • Durante l'aggiornamento di un file precedentemente caricato, solo le parti modificate vengono inviate a Dropbox

Con i dispositivi di archiviazione non è richiesta alcuna connessione di rete e perciò i trasferimenti dei file sono incredibilmente rapidi se la persona con cui stai condividendo è nelle vicinanze. Tuttavia, i PC e i Mac richiedono una formattazione del disco diversa e ogni formato presenta limiti di dimensioni di file e volume diversi.

Dropbox combina i vantaggi dei dispositivi di archiviazione con la praticità di Internet. I documenti di grandi dimensioni sono gestiti in modo analogo ai documenti piccoli, così puoi collaborare su file grandi senza doverci pensare due volte. Benché il caricamento iniziale possa richiedere più tempo della copia di un file su un dispositivo di archiviazione, Dropbox carica solo le porzioni del file che sono cambiate; in tal modo, gli aggiornamenti successivi risultano più rapidi.


Come faccio a collaborare con altri allo stesso file?

Quando due persone lavorano simultaneamente allo stesso file, spesso si verifica un conflitto. Di quale persona devono essere accettate le modifiche? Questo problema viene gestito in modo molto diverso a seconda che si lavori con i dispositivi di archiviazione o con Dropbox.

Dispositivi di archiviazione

  • I dispositivi di archiviazione non supportano la risoluzione dei conflitti
  • La copia più recente del file sostituisce il lavoro di qualsiasi altro utente
  • Le soluzioni sono basate sul "controllo" dei file, i quali possono essere modificati da una sola persona alla volta

Dropbox

  • Quando si verifica un conflitto, Dropbox conserva entrambe le copie del file
  • Ciò consente di vedere le modifiche di entrambi gli utenti e decidere in che modo devono essere combinate

La gestione dei conflitti con un dispositivo di archiviazione è soggetta a errore umano. Poiché sul dispositivo di archiviazione esiste solo una copia "attiva" del documento, è facile perdere le modifiche sovrascrivendo il file. Il team deve fare molta attenzione per accertarsi che il file venga modificato da una sola persona alla volta.

Con il meccanismo delle copie in conflitto di Dropbox, la sovrascrittura del lavoro di qualcun altro è un ricordo del passato. Se a due persone capita di modificare lo stesso file contemporaneamente, Dropbox ti avverte che esiste un conflitto e ti consente di decidere come integrare le modifiche di entrambe le copie.


Come faccio a gestire le vecchie versioni di un file?

Come un server FTP, i dispositivi di archiviazione non tengono traccia delle revisioni dei file. Questo introduce il rischio di perdita di importanti modifiche, in quanto non è possibile tornare indietro e recuperare una copia precedente del file se è stata accidentalmente sovrascritta.

Dispositivi di archiviazione

  • I dispositivi di archiviazione non supportano il controllo delle versioni dei file
  • Una soluzione comune consiste nel copiare il file e rinominarlo includendo il numero della versione

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Visualizza versioni precedenti per elencare la cronologia del file
  • Selezioni la versione desiderata e fai clic su Ripristina

Dropbox offre il controllo delle versioni integrato, così non devi preoccuparti di perdere informazioni. Ogni modifica salvata viene registrata in background e puoi richiamare l'intera cronologia di un file con pochi clic del mouse.