VPN

Come faccio a impostare una VPN come soluzione di condivisione file?

Per poter usufruire della praticità e della sicurezza di una VPN occorrono un'attenta configurazione e una manutenzione continua. Per configurare e gestire una VPN, consigliamo alla maggior parte delle aziende di collaborare con un esperto informatico.

VPN

  • Collabori con il reparto IT per acquistare un server VPN
  • È il reparto IT che deve configurare una VPN per ogni utente
  • Collabori con il reparto IT per acquistare un file server da utilizzare con la VPN
  • Crei una cartella condivisa sul file server e concedi le autorizzazioni agli utenti desiderati
  • Installi un client VPN sul computer di ogni utente e configuri l'accesso
  • Mappi un'unità di rete alla cartella condivisa sul computer di ogni utente

Dropbox

  • Registrati in Dropbox
  • Scarichi l'applicazione Dropbox

Oltre alla configurazione dei server VPN, il reparto informatico deve creare un account per ogni utente, aggiungere autorizzazioni appropriate per le cartelle condivise sui file server, monitorare il rendimento, prevenire il malware e addestrare i nuovi utenti su come collegarsi alla VPN.

Sia la VPN che Dropbox possono essere utilizzati per facilitare la condivisione dei file, ad esempio, tramite una cartella condivisa; tuttavia, la configurazione di una di queste cartelle è molto più intuitiva con Dropbox. Non richiede particolari capacità tecniche, l'aggiunta di account utente è facile quanto inserire un indirizzo email e il nuovo software che il tuo team deve imparare a usare è ridotto.


Come faccio a condividere un file con un membro del team?

La VPN consente al tuo team di trattare i file condivisi come i file in locale sul tuo disco rigido. Puoi modificare i file in loco ed evitare di doverli caricare e scaricare manualmente dal server come fai con FTP. Il punto debole è che tutte le interazioni con un file avvengono su una connessione di rete, il che significa che i risultati dipendono dalla connessione Internet e dalla capacità del server VPN di gestire le richieste in ingresso.

VPN

  • Apri il software VPN
  • Inserisci l'indirizzo del server e il nome utente e la password del tuo account VPN
  • Attendi che il server VPN autentichi le tue credenziali
  • Ti colleghi al file server
  • Aggiungi il file all'unità di rete condivisa precedentemente creata
  • Il file apparirà automaticamente nelle unità di rete condivisa dei membri del tuo team
  • Ogni volta che una persona modifica il file, le modifiche saranno automaticamente disponibili per il resto del team

Dropbox

  • Crei una nuova cartella all'interno del tuo Dropbox per condividere i documenti con il tuo team
  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e la condividi con i membri del team
  • Inserisci il file desiderato nella cartella Dropbox condivisa sul tuo computer
  • Il file apparirà nelle cartelle Dropbox dei membri del tuo team
  • Ogni volta che qualcuno modifica il file, la copia di tutti gli altri si aggiornerà automaticamente

Apparentemente, Dropbox e una VPN offrono esperienze simili se utilizzati per facilitare la condivisione dei file: i file possono essere modificati direttamente (senza dover essere scaricati) e le modifiche compaiono automaticamente nelle cartelle condivise del team. Tuttavia, Dropbox offre a ogni utente una copia locale personale di ogni documento, agevolando notevolmente la ricerca e la modifica dei file.

Inoltre, a differenza della VPN che consente di interagire con i file solo mentre sei collegato alla rete, con Dropbox puoi memorizzare i file per accedervi e modificarli offline, quindi Dropbox caricherà le eventuali modifiche una volta che sei di nuovo online. Dropbox creerà anche una copia in conflitto se più utenti modificano lo stesso file contemporaneamente, invece di bloccare gli altri utenti mettendoli in modalità di sola lettura.


Come faccio a condividere un file con un cliente?

Condividere i file con i clienti tramite VPN può essere difficile, in quanto non è consigliabile fornire un accesso all'intera rete senza restrizioni a una persona diversa da un dipendente. Per condividere i file con un cliente, è più facile e più sicuro configurare Dropbox o qualsiasi altro sistema.

Se vuoi a tutti i costi utilizzare una VPN, puoi usare una VPN SSL (Secure Sockets Layer), una forma meno comune di quella standard, che consente all'amministratore di sistema di limitare l'accesso a server o file specifici sulla tua rete privata.

VPN

  • Collabori da subito con il reparto IT per accertarti che il tuo server possa essere configurato come una VPN SSL
  • Chiedi al reparto IT di creare un account VPN SSL per il tuo cliente, che abbia accesso solo ai server e ai file necessari
  • Fornisci al cliente i dati dell'account VPN
  • I clienti possono accedere alla tua VPN SSL utilizzando qualsiasi browser web
  • Tutte le risorse ammesse, compresi i file server e le cartelle e i file condivisi, vengono mostrati nell'interfaccia web

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Condividi link Dropbox per generare un link condivisibile
  • Invii il link al cliente, che può visualizzare o scaricare il file con qualsiasi browser web

I link condivisibili in Dropbox ti consentono di stabilire con precisione quali file sono visibili ai tuoi clienti. Accedervi è semplice quanto fare clic su un link, in quanto non occorre interagire con complicato software VPN. Se stai utilizzando Dropbox Pro o Dropbox Business, hai anche la possibilità di aggiungere password e date di scadenza ai link. Puoi inoltre revocare l'accesso a un documento in qualsiasi momento, semplicemente disabilitando il link.


Come faccio a condividere file di grandi dimensioni?

I file di grandi dimensioni possono essere un problema per una VPN. Ogni volta che salvi, l'intero file viene inviato tramite la connessione VPN al file server della rete privata, il che può essere inefficiente con file di grandi dimensioni.

Una soluzione consiste nello spostare il file dall'unità di rete a un disco rigido locale per apportare le modifiche e successivamente nel riportarlo all'unità di rete terminate le operazioni. Il risultato è lo stesso flusso di lavoro di download/upload inefficiente di FTP, che rende difficile mantenere i file sincronizzati con il resto del team.

VPN

  • Per il trasferimento dei file con una VPN non vi sono limiti di dimensioni
  • Poiché la VPN si basa sulla connettività di Internet, lavorare con file di grandi dimensioni può essere inaffidabile
  • I file di grandi dimensioni devono essere reinviati per intero ogni volta viene apportata una modifica

Dropbox

  • Non esiste nessun limite alle dimensioni dei file quando il caricamento avviene tramite l'applicazione Dropbox
  • Durante la sincronizzazione, solo le parti modificate di un file vengono inviate a Dropbox

Il controllo delle versioni dei file di Dropbox registra ogni modifica dietro le quinte. Puoi richiamare l'intera cronologia di un documento con pochi clic del mouse, avendo la certezza di non eliminare informazioni per errore.


Come faccio a gestire le vecchie versioni di un file?

Un file server contiene una sola copia corrente di ogni file. Non ha alcuna nozione della cronologia di un file, il che introduce il rischio di perdita di dati. Ad esempio, se un utente elimina alcune informazioni e ricarica il documento sul server, la copia precedente è perduta per sempre.

VPN

  • La VPN non supporta il controllo delle versioni dei file
  • Una soluzione comune consiste nel copiare il file e rinominarlo includendo il numero della versione

Dropbox

  • Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file nella tua cartella Dropbox
  • Selezioni la voce di menu Visualizza versioni precedenti per elencare la cronologia del file
  • Selezioni la versione desiderata e fai clic su Ripristina

Quando i file si trovano in Dropbox, ogni salvataggio viene registrato. Se ti accorgi che dati importanti sono stati cancellati poco prima, puoi recuperarli con pochi clic del mouse. Come la condivisione dei file, questa operazione è completamente automatica: non devi mai preoccuparti di controllare le versioni dei documenti finché non vuoi consultare una copia precedente di un file.


Come faccio ad accedere ai file sui miei dispositivi mobili?

L'obiettivo principale della maggior parte dei client VPN per dispositivi mobili è stabilire una connessione crittografata. Questo è utile per garantire la navigazione sul Web, il servizio email e il VoIP, ma non offre molto dal punto di vista della condivisione dei file. In genere, è compito di un'altra applicazione mappare un'unità di rete e accedere ai file condivisi della tua azienda; inoltre, alcune di esse richiedono persino una configurazione speciale da parte del reparto IT.

VPN

  • Utilizzi il supporto VPN integrato o installi un'app VPN sul tuo dispositivo mobile
  • Ti colleghi alla VPN inserendo l'indirizzo del server, nonché il tuo nome utente e la tua password
  • Mappi un'unità di rete con un'applicazione di terze parti e accedi al file come faresti sul tuo computer
  • La modifica dei documenti richiede una connessione Internet stabile

Dropbox

  • Scarichi l'applicazione Dropbox per dispositivi mobili
  • Accedi al tuo account e visualizzi in anteprima i documenti direttamente all'interno dell'applicazione Dropbox per dispositivi mobili
  • Utilizzando applicazioni per dispositivi mobili collegate a Dropbox come Microsoft Office, tutte le modifiche apportate vengono sincronizzate su tutti i dispositivi

L'applicazione Dropbox per dispositivi mobili non ti crea il problema di stabilire una connessione VPN. Tutto ciò che devi fare è accedere a Dropbox la prima volta che apri l'applicazione. Dopodiché, disponi di un file system vero e proprio sul dispositivo mobile. Puoi sfogliare i file, modificarli con applicazioni di terze parti e creare link condivisibili proprio come faresti dalla cartella condivisa sul tuo computer desktop.

Il software VPN mobile è anche particolarmente soggetto a interruzioni di connessione (ad es. quando si attraversa una galleria). A seconda del software VPN e dell'applicazione di modifica, questo può impedirti di lavorare ai file senza una connessione stabile. Dropbox risolve il problema consentendoti di scaricare i file per un uso offline.