ABSOLVENTA では、Dropbox Business の導入によって簡単にマーケティング資料をクライアントと共有できるようになったことで、カスタマー サービスが改善し、IT リソースの負担も軽減しました。

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Dropbox Business 導入の主な効果

コラボレーションがより効率的で簡単に

IT サポートの必要性が低減したことで、大幅な時間節約を実現

会社のデータ セキュリティが向上

導入の目的

サーバーの不具合をきっかけに新しいソリューションを模索

ABSOLVENTA では、Dropbox Business 導入前は自社のファイル サーバー インフラストラクチャを使用していました。自社サーバーに会社のあらゆるデータを保管していたため、メンテナンスを担当する IT 部署の負担は相当なものでした。また、時間の経過とともにハード ドライブにも障害をきたすようになっていました。ABSOLVENTA のファイル サーバーにはミラーリングしたハード ドライブがあり、データのバックアップも行っていましたが、壊れたハード ドライブを取り替えて RAID を再構成する時間と手間は避けられませんでした。「今思えば、非常にリスクの高いソリューションでした。サーバーで次々と不具合が出始めた辺りから、データを安全に保管できる確実なソリューションを探し始めました。

ソリューション

シームレスなデータ移行

多くの社員がすでに Dropbox に慣れていて、個人用アカウントも持っていたため、Dropbox の機能や操作について社員に改めて説明するまでもありませんでした。結局、ABSOLVENTA は、操作が簡単で使い勝手の良い Dropbox Business を購入することに決定しました。これまで使っていたファイル サーバーからデータを移行する作業も Dropbox クライアントでスムーズに行え、既存のフォルダ構造を維持したままクラウドにミラーリングすることができました。現在は、社員全員が Dropbox Business ライセンスを持ち、社内のすべてのチームがクラウドに移行しています。特に ABSOLVENTA のマーケティング チームでは、Dropbox Business の他に Paper も併用して、社内外でのデータ共有を行っています。たとえば、プレスリリースと写真資料を外部に配付する際は Dropbox を使用し、社外秘の月間マーケティング ニュースレターは Paper で下書きを作成して社員と共有しています。その他に、営業チームも Dropbox を使用して顧客と資料を共有しています。「お客様も Dropbox のことをご存知なので、共有リンクを送信するだけで簡単にファイルを共有できます。

導入の効果

節約した時間を開発に充当

ABSOLVENTA では Dropbox Business を導入したことで社員全員が時間を節約できるようになりましたが、中でも IT 部署の社員は作業時間を大幅に短縮できるようになりました。規模の小さな ABSOLVENTA では、デスクトップとサーバーのメンテナンスは IT 担当者だけの仕事ではありません。以前はファイル サーバーの管理は開発担当のプログラマーが一挙に引き受けていました。しかし、Dropbox Business を導入した今では、ファイル サーバーのメンテナンスやデータのバックアップ、紛失したファイルの復元などの作業に時間を割く必要がなくなり、それらに費やしていた時間をすべてサービスの開発に充てることができます。「社員は各自で Dropbox にデータを保管し、IT 部署のサポートを受けなくてもファイルを復元できるようになったので、IT 部署の社員にばかり責任が偏ることがなくなりました。また、あらゆるファイルの履歴をトラッキングできるうえ、必要なセキュリティも確保されているので、リスク管理というコンセプトに縛られることもなくなりました」と、ヴァイトル氏はメリットを列挙しています。このように作業を全社員に分配することで、ABSOLVENTA では、イノベーションと成長に欠かせない開発業務により多くの時間を充てられるようになりました。また、インターネット接続さえあればどこからでもファイルにアクセスできるようになったため、以前は会社のファイルにアクセスする際に欠かせなかった VPN ダイヤルインを完全に排除することができました。「信頼のおけるファイル サーバー ソリューションが必要なら、社員間で効率的にコラボレーションもできる Dropbox をぜひおすすめします」と、ヴァイトル氏も太鼓判を押しています。

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