語学テクノロジー企業の Appen では Dropbox Business を利用して、世界各地でスクリプトや録音データを簡単かつ安全に共有しています。配送にかかるコストを大幅に削減でき、ハード ドライブの紛失も減りました。

Appen の主な成果

大容量ファイルの転送を迅速に

大幅な時間短縮とコスト削減

トラブルシューティングに費やす時間を短縮

導入の目的

データ転送をスムーズに

正確な音声パターン、方言、発音をクライアント技術(音声認識や音声変換システムなど)で捕えるために、Appen は定期的にアフリカ、アジア、ヨーロッパ、北アメリカにチームを送っています。社員は最長 6 か月ほど現地に滞在して、会話を録音してスクリプトを作成し、膨大な量のデータを記録しています。急を要するプロジェクトの場合は、社員が記録した資料を米国、オーストラリア、フィリピンの Appen オフィスに早急に送信しなければなりません。当初はハンドコーディングの FTP ソリューションを試したり、ハード ドライブの郵送、ファイルの紛失や盗難を避けるために社員がデータ保管デバイスを届ける方法を取っていましたが、そのスピードや効率性において問題がありました。Appen オペレーション部門の VP、ステファン・ノリス氏は次のように説明しています。「データをコピーするツールはすべて手動操作が必要になり、信頼性も不十分でした。さまざまなタイムゾーンと運搬上の問題により、IT チームと現場にいるチームがスケジュールを合わせるには数日かかることもあり、多くの時間が無駄になりました。」面倒なプロジェクトに取り組んでいた時に「ファイル共有が Dropbox のようにスムーズであればどれだけ便利だろう」と思ったとノリス氏は語っています。その当時、Appen のビジネス開発チームはすでに Dropbox を導入しており、大きな成果を得ていました。「大量のデータ転送に Dropbox が対応できるか少し心配でしたね」とノリス氏は述べています。「当社のビジネス開発チームが従来のシステムよりも速いと言っていたので、Dropbox に対する信頼感が増えました。」

「Dropbox Business は信頼できる確かなサービスです。テクノロジー業界には 1990 年代から携わっていますが、実際に使える製品に出会えるのは稀です。」

Appen 言語リソース事業部長、スティーブン・ノリス氏

ソリューション

信頼できる同期機能

ノリス氏は、言語リソース チームのメンバー全員を対象に Dropbox Business の導入を決定してすぐに、Dropbox が何テラバイトもあるデータ量を問題なく同期できることに気付いたと言います。Dropbox の同期機能はファイルをアップロードとダウンロードを同時にできるので、何千時間分もあるインタビューの音声ファイルもシドニーにある Appen 本社とすばやく共有でき、データ転送がスピーディーになりました。「Dropbox を使うことでスタッフの作業を増やさずに大量のデータを転送することができます」と、ノリス氏は語っています。「Dropbox を導入する前はデータ転送がきちんと完了したか確認する必要がありましたが、今はフォルダを開けば必ず最新のファイルが揃っているので、もう確認する必要はなくなりました。」Appen スタッフは世界中のどこにいても、どのデバイスを使用していても Dropbox Business を使うことで必要なデータに容易にアクセスできます。ノリス氏は次のように語っています。「Dropbox Business は信頼できる確かなサービスです。テクノロジー業界には 1990 年代から携わっていますが、実際に使える製品に出会えるのは稀です。」インターネットの速度が遅い場所でも、インターネットにアクセスできない場所でも、Dropbox の同期が中断することはありません。自動的にデータ転送を再開するので、確実にファイルを同期できます。ノリス氏は次のように説明しています。「インターネット接続が途切れた後に再度接続すると、Dropbox は同期が停止した所からファイル同期を続行します。」

「Appen のオフィスはシドニー、フィリピン、パキスタンにあり、その他にもニュージーランド、オーストラリア、ヨーロッパ、米国にもスタッフがいます。すべての場所で情報を共有できるソリューションは Dropbox 以外に考えられません。」

Appen 言語リソース事業部長、スティーブン・ノリス氏

導入の効果

時間とコストを節約

Appen が配送サービスを利用してハード ドライブを送っていた頃は、ファイルを迅速に送るために何万ドルという費用がかかっていました。「ハード ドライブが紛失することも珍しくなく、すべてバックアップを取っておく必要があり、非常に大きな悩みの種でした」と、ノリス氏は言います。Dropbox Business を導入したことでファイル紛失の心配がなくなり、配送費用を節約することができました。また、FTP ソリューションの諸経費も削減できました。「少なくとも 1 年間にわたり、FTP 管理者は膨大な時間をトラブルシューティングと使用方法の説明に費やしていました」とノリス氏は語っています。Dropbox を使えば社員の生産性が向上し、プロジェクトに集中することができます。同時に Appen オフィスへのデータ転送にかかる時間を短縮できるので、制作時間の短縮にもつながるとノリス氏は語っています。また、データ収集を担当するスタッフと品質管理を担当するスタッフの足並みが揃うので、再録音の手間も省けました。「全体的に素晴らしいアプリケーションです」とノリス氏は述べています。「Appen のオフィスはシドニー、フィリピン、パキスタンにあり、その他にもニュージーランド、オーストラリア、ヨーロッパ、米国にもスタッフがいます。すべての場所で情報を共有できるソリューションは Dropbox 以外に考えられません。」

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