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Dropbox Business を利用して生産性が約 2 倍に。社員全員でサボれる体制が作れました。

株式会社バーグハンバーグバーグ の Dropbox 導入の主な成果

クライアントから資料を要求された際など、ダウンロード先への誘導がスムーズに

メール添付やSkypeでの送信を止め、共有リンクを利用したファイルのやり取りを実現

最新のファイルは常にDropboxで保存。ファイルの分散が避けられ、業務効率もアップ

抱えていた課題

常にちょっとだけ古いファイルを使う

株式会社バーグハンバーグバーグは、主にウェブに関して「ふざけた仕事しか引き受けない」をモットーに、2010年6月に設立されました。業務内容としては真面目な仕事の依頼は全て断り、何かふざけられることがあれば、企画から何でもやるマルチなクリエイター集団として数々のウェブ サイトを作成、多くの読者から反響を呼んでいます。電通、博報堂といった広告代理店からの依頼のほか、ケンタッキーやauなど様々な企業やブランドとのタイアップ記事や広告も手がけています。

バーグハンバーグバーグでは、Dropbox Businessを導入する前は、社内でファイルを共有、作業することに関して特にルールを設けていませんでした。当時を振り返り、クリエイティブ事業部の部長である山口むつお氏は、問題点を以下のように指摘しています。

「Dropboxを導入するまで、ファイルは各自がパソコンで管理している状 況でした。僕たちはインターネット自体は好きなのですが、ちょっとでもシステマチックな話になると全然ダメでして。

なので、『社内共有用のサーバーを用意する』なんてことは思いつきもしませんでした。だから必要なファイルは各自のパソコン上に置いておくことしかできなかったんです。ファイルのやり取りには主に Skype やメールを使っていましたが、最新のファイルを古いファイルで上書きしまくってしまい、常にちょっとだけ古いファイルを使うというのが弊社の常識になっていました。」(山口氏)


この方法では、最新のファイルがどこにあるのが全く分からない上、先祖返りすることも珍しくありませんでした。そんな中、山口氏はネットニュースで取り上げられていた Dropbox の記事を目にします。

「とにかく便利だって書いてあるからきっと良いものなんだろう、と思い 試しにインストールしてみました。最初何をするツールなのかわからなかったのですが、次第に Dropbox の便利さがわかるようになってきました。」(山口氏)

「とにかく煩雑なファイル管理から解放される、ということが Dropbox を使う決め手となりました。」

ソリューション

画像やPowerPointなどの主要データを一括管理

実際にDropboxを使ってみたところ、ローカル上とクラウド上、両方にファイルが保存され、なおかつファイルを編集すると、どちらも更新されるという、Dropboxの利便性が理解できたと、ウェブディレクターの牧野裕樹氏は当時を振り返ります。さらに山口氏は、複数のメンバーが同時にファイルの編集に携わることができる点が、Dropbox Business導入の決め手になったと語ります。Dropbox Businessではプレビュー機能があるので、アプリをダウンロードしなくてもファイルを参照できます。

また、複数でファイルを編集している場合、誰が編集しているのかを知らせてくれるバッジ機能もあり、編集している人同志でのやり取りも安心です。

「弊社では、主に Photoshop の画像ファイルや HTML データ、提案書などのファイルを Dropbox Business に保存しています。特に PowerPoint ではたくさんの画像を使うため、時にはファイルサイズがとても大きいものになることもありました。2 TB いったこともありますよ。」(牧野氏)

「弊社ではMacを使っていますが、Office系アプリケーションはWindowsのみのものが多くて困っていました。MacのOffice系はあるんですけど、すごく動作が重いんです。スプレッドシートや、プレゼン用のシートはGoogleドキュメントでも作成できますが、今ではサイズの大きい画像ファイルなどは、Dropboxに入れて作業しています。」(山口氏)

「Dropbox を使っていて思うことは『使いやすいな』と思えることだと思います。使いにくさを一切排除した使いやすさのおかげで、『使いにくいことは一切ないなあ』と思っています。これはつまり『使いやすい』『使いにくい』の二択を迫られた時、迷わず『使いやすい』を選べる、という意味なのです。」

導入の効果

生産性が約 2 倍に。いや、3 倍に?

現在では実績資料やプレゼン用資料のデータなどをDropbox Business で共有し、社内外での作業が可能になりました。

「クライアントから記事広告のご相談が来て、媒体資料があればいただけませんか?と言われた時に、Dropbox上にあるファイルをここからダウンロードしてください、とURLを連絡するだけで済むようになりました。また、スキャンした請求書を月ごと、年ごとに分けてDropboxで管理して、経理面でも活用しています。」(牧野氏)

「主要なファイルをDropbox Businessで管理し最新状態に保つことで、生産性は約 2 倍になったのではないでしょうか?」(山口氏)

「いや、3 倍では?」(牧野氏)

「...4 倍?」(山口氏)

「ならば...5 倍だーーーーーーーー!!!」(牧野氏)