有名建設事務所 BNIM は、Dropbox Business の導入によりオフィスの場所やデバイスの種類に関係なく、サイズの大きい設計ファイルにアクセスできるようになりました。簡単に共同作業を進められるようになったおかげで、クライアント プロジェクトの納期短縮に成功しました。

BNIM(設計事務所)

BNIM の主な成果

IT の管理コストを 40 % 削減

社員、コンサルタント、顧客への応答時間を短縮

独占権下にあるデザインのセキュリティと所有権を強化

導入の目的

事業拡大の際にワークフローを簡素化

BNIM が設計するビルは外観の素晴らしさはもちろん、その持続可能性とエネルギー効率が評価され、全国的な賞を何度も受賞しています。この成功を受け、カンザスシティーにある本社以外にも全米 7 か所に新しいオフィスを構えて業務を拡大しましたが、異なる場所に散らばる社員の共同作業という点で、既存のプロセスが明らかに成長の足を引っ張っていました。個々のオフィスで別々のネットワーク ドライブを使用し、別の場所で勤務している同僚やコンサルタントとの共同作業を困難なものにしていました。特に 3D Autodesk Revit モデルのような複雑なファイルを処理するときに、この問題は顕著でした。通信担当ディレクターのエリン・ゲール氏はこう言います。「前夜までに建築士がファイルをサーバーにアップロードしなければならないため、提案書の期限までたちまち時間が経ってしまうものです。ですから、当社は通信のために、かなり余裕を見込んだスケジュールを立てていました。」オフィス以外の場所にいる建築士は VPN とプロジェクト管理ソフトウェアの操作に手こずっていました。これは、誰かが変更を加える度に繰り返される面倒な手順でした。IT 部門ディレクターのポール・ウォーターズ氏はこのように述べています。「当社の既存ツールでは、容量の大きい Revit モデルを効率的に共有できませんでした。何か他の仕組みを導入する必要があったのです。」 上記の問題をすべて回避するため、社員は自分の BNIM メール アドレスで個人用の Dropbox アカウントを使い始めるようになりました。同社は数々の企業向けクラウド プロバイダを評価しましたが、Dropbox Business が群を抜いて優れているという結果に驚きはありませんでした。「デバイスに懐疑的なユーザーにとっても、Dropbox Business は最も操作しやすいソリューションだったのです」と、ウォーターズ氏は続けます。

ソリューション

共同作業の新しい設計図

Dropbox Business を導入してからというもの、コンセプトから設計図までのプロセスが BNIM 社員にとって大幅にスムーズになりました。社員はサーバーの各種制限を回避するために数時間も費やすことはなくなったとゲール氏は述べました。代わりに、一瞬で送信できるファイル リクエストを使って、受信者が指定フォルダにコンテンツを追加できるようになったからです。「コンサルタントが企画案を見た後で代案図に目を通す場合でも、プロセスはとてもシンプルです」とゲール氏は言います。 建築士とエンジニアから構成されるチームは、共有フォルダ内の各種モデルを簡単に繰り返し利用できるようになりました。設計を顧客に送る際に共有リンクを使えば、ファイルのサイズや形式に悩む必要はありません。さらに、BNIM 社員はドキュメントをモバイル デバイス上でクライアントと共有できるようになったため、現場でも簡単に初期コンセプト案を見せられるようになりました。「メールの読み込みやファイルのダウンロードに比べると、スマートフォンでの作業は本当にシームレスです」とゲール氏は述べています。 また、Dropbox Business への移行により、会社の機密文書が常に安全に保管されているいう安心感を社員に与えました。ウォーターズ氏は Dropbox の管理コンソールを「神の恵み」と呼んでいますが、これは、会社を辞めた社員のデバイスに保存されているファイルを IT 部門が削除できる遠隔削除など、各種機能を通じて飛躍的なデータ管理能力を BNIM に提供したためです。

導入の効果

応答時間の短縮

BNIM が設計するビルがクライアントの省エネに貢献しているのと同じく、Dropbox Business は BNIM 社員にとって時間の有効活用に役立っています。「ファイルをネットワークに送信するための残業はなくなりました」とゲール氏は言います。応答時間の短縮は顧客にも注目されています。「Dropbox は当社の対応速度を新しいレベルに押し上げました。迅速な対応、認識、当事者意識の高さについて当社の評判が高まるとともに、クライアントもこの能力を高く評価しています。」BNIM の IT 部門の対応速度と効率にも Dropbox Business は同様の変化をもたらしました。ウォーターズ氏の見積もりでは Dropbox 導入により IT の管理コストが 40 % 削減されたそうです。「たとえば、ファイルを紛失したユーザーに対して、いつまでに復元すればよいか尋ねる必要はありません。ユーザーが自分で復元できるのです。」ビジネス手腕のある IT チームが無駄な時間を節約できるおかげで、BNIM は常に最新テクノロジーを活用できます。ウォーターズ氏はこう語ります。「私たちは BNIM が最先端のテクノロジーを導入できるように努力し、設計プロセスを改善できる新しい方法に目を光らせています。ですから、このように無駄を減らせるのは素晴らしいことなのです。」

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