導入コスト、教育コスト0で移行も1日で終了。セキュリティ面でも安心だから社内外でファイル共有が迅速になり仕事効率アップ

株式会社ブラケットの Dropbox 導入の主な成果

就業規則など社内全体で必要なデータを共有、閲覧できる状態になっているので、社員が増えた場合でもすぐに対応可能

大きなプロジェクトで外部とや り取りする際もタイム ロスや情 報の食い違いを防止 

個別にデータのやりとりが発生 するものは、各社員用のプライ ベート フォルダを作ることで管 理がラクに 

抱えていた課題

社員数と同時に増加した社内のデータを一括管理したい

株式会社ブラケットは、インターネットビジネスの企画や開発、運営のほか、マーケティング、プロモーション、コンテンツの企画、制作を手がける会社です。「新しい市場を自分たちの手で創る」という理念のもと、ブラケットが設立されて今年で7年、社員は30名ほどになります。その間、生み出してきた数々のウェブサービスの中でも、最短2分でオンラインストアを作ることができる「STORES.jp」は、その手軽さが好評で、今や店舗数は35万店以上。個人や法人、職種を問わず、さまざまなユーザーが集う場所になっています。

ブラケットが設立されて3年目くらいまでは社員数は4名ほどでした。しかし、「STORES.jp」が軌道に乗り、社員数の増加とともにやり取りするデータの量が増えたことで、ブラケットでは社員数が7~8人になった頃に、ファイル共有サービスの利用を検討するようになりました。

「設立当初は、社内でのやり取りはメールやチャット、直接の会話で十分だったんです。しかし、事業の拡大に合わせて社員数が増えはじめ、特に人事や労務のデータを社内で一括してまとめておく必要が生じてきました」と、取締役の塚原文奈氏は当時を振り返ります。

さまざまなファイル共有サービスを検討した塚原氏ですが、当時はデータの先祖返りやローカル同期の失敗などに悩まされたとのこと。

「ローカルとの同期が簡単にできて、更新したらリアルタイムで反映される。さらには手軽に社内外でやり取りができるもの...という条件で探していました。もともと社内で個人的に使っている人も多く、操作性になじみのある、ビジネス向け Dropbox を導入することにしました。」(塚原氏)

「ローカル同期の存在がとても大きいです。Dropbox がなかったら更新ミスが発生してしまうと思います。社内はもちろん、社外の方とのコミュニケーションミスやタイムロスがないのは Dropbox のおかげです。」

ソリューション

シンプルな操作性により移行時の教育コストはゼロ

ビジネス向け Dropbox を社内に導入するにあたり、移行に要した時間はたったの1日。「ほとんどの社員が Dropbox に慣れていたため、教育コストは全くかからなかった」と、塚原氏は語ります。

「ビジネス向け Dropbox を使っていると、管理画面のシンプルさや、パソコンとの同期の速さを目の当たりにして、個人的にもテンションが上がります。しかも、Dropbox がどのフォルダとローカルで同期しているのかも一目ですぐにわかるので助かります。」(塚原氏)

また、Dropbox はセキュリティ面でも役立っています。ブラケットでは大切なファイルほど、バージョン履歴機能を活用し、バックアップ状況をすぐにチェックできる体制にしています。そのほかにも、管理者が監査ログ機能を利用することで、共有されたファイルやその共有者などを簡単に調べることができます。

「フォルダごとに共有者を指定できるのはもちろん、共有したリンクにはパスワードと有効期限が設定できるので、より安心して社内外で使えるようになりました。」(塚原氏)

「Dropbox があればIT担当者の必要性は感じません。エンジニアにはサービスの開発にだけ集中してほしいんです。ファイルが Dropbox にあればセキュリティもプライバシーも守られますし、何よりやりたいことを実現できるのが Dropbox なんです。」

結果

全社にも、個人にも。状況にあわせて共有方法を管理

ブラケットでは、ビジネス向け Dropbox を導入したことにより、自社のサーバーを管理するシステム部門の必要性がなくなりました。これにより、エンジニアはより良いサービスの開発にだけ集中できるようになりました。

そのほか、社内では労務管理においてファイル共有を活用しています。社員一人ひとりに専用フォルダを作ってファイルを共有しているので、給与明細など、個別にやりとりするデータの管理がとても楽になりました。

「たとえば就業規則のファイルは、Dropbox を導入する前はメール添付で配布していました。今は新しい社員が入ってきても、社員全員が必要な情報をフォルダに格納して全員で共有しているので、掲示板などにファイルの場所を書いておくだけですぐに見られます。おかげで、会社のシステムや方針が浸透しやすくなりました。」(塚原氏)