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建設会社である Brandt では、Dropbox Business を使用して修理依頼の電話の処理を合理化し、年間数十万ドルも削減することで ROI 300 % を達成しています。

Brandt の主な成果

3 年間で ROI 300% を達成

修理依頼書の処理時間を 10 分の 1 に短縮

顧客のお支払い情報のセキュリティを強化

導入の目的

埋もれるほどの書類の山

Brandt はテキサス州ダラスに本社を置く企業で、テキサス最大級の商業施設などで機械、電気、配管の点検修理を行っています。64 年の歴史を持つ同社は大規模施設のサポートで実績を誇る一方で、ビジネスのある部分を抜本的に見直す必要に迫られていました。点検修理依頼の電話の処理です。技術者は点検修理依頼書を現場に持参し、メンテナンス項目の記入に顧客の貴重な時間を奪ってしまうという課題があったのです。「技術者が車の中で 1 時間もかけて書類に記入しているようでは、お客様もお金を払う気にはなれません」と話すのはサービス ビジネス アナリストのケヴィン・アンダーウッド氏です。依頼書を本社にファクスやメールで送信すると、複数のバージョンが混在してしまい、書類が担当部署に正しく届かないこともありました。「その結果、過少請求や請求漏れにつながることもありました」とアンダーウッド氏は言います。この課題を解決するため、複数のクラウド プロバイダのファイル同期速度をテストした結果、Brandt は長年のパートナーである Dell のタブレット導入に合わせて Dropbox Business の導入を決定しました。「Dropbox Business を選んだのは、すべてのプラットフォームでファイル同期の性能が最も優れていたからです。また、シンプルで効果的なデータ復元機能も決め手です」と語るのは IT 部門責任者のロバート・エヴェレット氏です。

「3 年目で ROI が 300 % に達したのは、予想をはるかに超える結果でした。社内の業務プロセスは一変しました。」

ソリューション

技術者と監督者の距離を縮める

Brandt は Dropbox Business を使用して、技術者ごとに進行中の業務指示書を保管する共有フォルダを作成しています。「書類の山を選り分ける代わりに、Dropbox を見ればその日にやるべきことが一目でわかるようになっています」とエヴェレット氏は言います。技術者は現場での作業の最後にタブレットで書類に必要事項を入力し、作業が完了すると顧客が電子署名をします。また、Brandt では独自の ServiceTech App を Dropbox と統合し、技術者が業務指示書を簡単にチェックできるようにしています。書類は Dropbox の共有フォルダに自動的に保存されるので、変更があれば担当の監督者に通知されます。「従来の連絡方法は、チーム メンバーやお客様にとってストレスの多いものでした」と語るのはサービス ビジネス スーパーバイザーのジェニファー・グローブス氏です。「Dropbox のスピードと信頼性のおかげで、スムーズな共同作業が実現しました。」 また、Dropbox Business は重要データのセキュリティ保護にも貢献しています。これは、顧客情報を扱う際に非常に重要な条件です。「Dropbox に搭載されている暗号化機能とトランスポート レイヤ プロトコルのおかげで、データのセキュリティを心配する必要がなくなりました」とエベレット氏は語ります。

「技術者の効率が上がり、お客様は必要なサービスを迅速に受けられます。想像以上の効果が得られました。」

導入の効果

投資を大幅に上回る効果

オフィスにかかってくる修理依頼電話の処理プロセスを大幅に変えたことで、Dropbox Business にかかったコストを 1 年で回収できた上、翌年以降は収益も大きくアップしています。Brandt で働く 120 人の技術者は、Dropbox Business を利用することで、業務 1 件あたり 15 分以上短縮できていると言います。「技術者の時間は当社でも最も貴重なリソースです」と話すのはサービス部門の責任者ジム・スタッグ氏です。「時間を短縮できたことで、お客様への対応を改善することができます。」最終的に、同社では技術者の生産性が 40 万 US ドル分もアップしました。これは、Dropbox Business と関連するその他の投資額を回収後、3 年目にして ROI が 300 % を達成したことを示しています。「技術者の効率が上がり、お客様は必要なサービスを迅速に受けられます。Dropbox 導入時には予想もできなかった結果が出ています」とスタッグ氏は言います。 Brandt ではさらに、Dropbox で会計を正確に記録し、収益を大幅にアップさせることにも成功しています。同社の月間収益は、ちょうど 1 か月前に 50 万 US ドルを達成しました。「キャッシュ フローがより明確になり、毎月の業績がわかりやすくなっています」とアンダーウッド氏。チームはこれまでの成果に満足していますが、今後のさらなる成長に期待を寄せています。Brandt はこの 2 年間で技術者を倍増していますが、急成長の中でも、Dropbox Business での設定は変わらずシンプルだとのこと。アンダーウッド氏は「システムがとてもわかりやすいので、すばやいチームの拡大に対応できました。チームが大きくなるとともに、Dropbox がもたらす利益も大きくなっています」と話してくださいました。