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Dropbox Business 導入事例:Asana の生産性を向上させコミュニケーションをサポート

ウェブベースのタスク共有を可能にする Asana はビジネス上のコミュニケーションが途切れることなく整理できるようにしています。コア アプリケーションはミーティングの数やステータスを知らせるためのメールの送受信数を減らし、チームが効率良く目的を達成できるようにします。Asana は本社をサンフランシスコに構え、革新的なアイデアを持つ社員 35 人が在籍しています。

一元管理を導入

生産性を重要視する企業として、Asana は出来る限りワークフローの効率性を高めることに力を入れています。リソースの効率的な使用法を考えるにあたり、Asana の創立者達は早期段階からサーバー投資や IT インフラストラクチャへの投資を見送ることにしました。代わりに諸経費を抑えることができるファイル共有や保管方法を取り入れることにしました。特に Asana は独自のソフトウェアを活用しながらプロジェクトを整理しトラックすることができるため、大部分においてこのアプローチは大きな効果を挙げました。それでもスプレッドシートの数が増え、マーケティング用のデザインやドキュメントが循環し始めるとファイルの保管容量が問題になってきました。社員は USB デバイスや個人で使用している Dropbox アカウントを使ってファイルを保管し始め、どこにファイルを保存したのか見つけにくくなりました。ビジネス オペレーション部長ケニー・ヴァン・ザント氏は次のように説明しています。「ファイルが至る所にあり、悪夢のようでしたね。」Dropbox Business に移行した時点で、Asana はファイル保管を一元管理することを可能にし、すばやくファイルにアクセスして共同作業を進めやすくなりました。ヴァン・ザント氏は次のように語っています。「Dropbox を設定してからメール 1 件で全員をトレーニングし、社内で一番サイズが大きかった共有フォルダを移行しました。それ以来、過去のプロセスを振り返ったことはありません。」

「会議室にある他者のノートパソコンにアクセスすることが日常的にありますが、Dropbox を使うことでファイルにアクセスする方法を心配する必要がなくなりました」

効率性を拡大

現在 Asana のワークフローにおいて Dropbox Business は欠かすことのできないものになっています。まず新入社員のオンボーディング プロセスで、Dropbox の使い方を説明します。通常のファイルへのアクセスだけではなく、企業のコア プレゼンテーション、今後の見通し、Asana の財務情報などにアクセスする場合にも Dropbox を使用しています。「Dropbox は Asana の完全な透明性をサポートしています」とヴァン・ザント氏は述べています。Dropbox Business を使うことで、Asana は社員がどのパソコンからでもファイルにアクセスすることを許可し、職場でのモビリティを維持しています。ヴァン・ザント氏は次のように説明しています。「オフィス中の至るところにノート パソコンがあるので、会議室にある他者のノート パソコンにアクセスすることが日常的にありますが、Dropbox を使うことでファイルにアクセスする方法を心配する必要がなくなりました。」自宅から仕事をしていても社員は Dropbox を使ってすばやく簡単に Asana にアクセスすることができます。ヴァン・ザント氏も自宅にある 2 台のコンピュータを自身の Asana 用の Dropbox アカウントと同期させていると言います。「1 台のコンピュータに縛られることなく、どこからでも自分の資産にアクセスできるのはとても便利です」と同氏は語っています。Dropbox を使用してファイルを保管し、ファイル共有を行うほかにも Asana は外部の取引先と共同作業を行う上で Dropbox を使用しています。法律関係の書類や重役会議に使用するプレゼンテーションなどを Dropbox に保存することで、Asana のスタッフと外部の法律関係や財務関係のパートナー達がメールを送受信せずに情報を交換できるようになりました。ヴァン・ザント氏はこれを大変高く評価しています。「メールはファイルの墓場ではないのかと思いますね」と同氏は冗談混じりに語っています。社内のプロセスをシンプルにしながらメールの送受信を避けるために、社員は Asana ソフトウェアと Dropbox だけを活用しています。「この方法でスタッフ全員が最新の情報で作業を進め、時間やエネルギーも節約することができます。当社の効率性に実に重要な点です。」

コストや社内文化における柔軟性

Dropbox Business を使い始めた Asana にとって最大のメリットは、技術的なリソースを追加することなく高度な技術を取り入れることができた点です。ヴァン・ザント氏は Dropbox を使用することで必要な人材だけを維持することが可能になったと説明しています。「インフラストラクチャのコストやフルタイム社員の給与を考えれば、Asana が節約した金額は何十万ドルにもなるでしょう。投資に対する利潤は申し分ないですね」と同氏は語っています。諸経費を節約することで Asana はビジネスを成長させるために必要なスタッフ数の拡大に集中することができます。ヴァン・ザント氏は各社員の生産性を向上させる上で、Dropbox が少人数のチームで Asana の目的を達成するために役立っていると言います。「最大のメリットは各社員の採算性と効率性において一目瞭然です。こうした点は Asana にとって重要な指標となっています。」必要な人材だけを集めることで、Asana は創立当時と変わらない社内文化を維持しています。ヴァン・ザント氏は必要以上の技術やリソースを導入し企業の進歩を遅らせる代わりに、Dropbox Business を社内に取り入れたことが Asana の成長に役立ったと言います。「無形のメリットですが、当社ではこのことが大切な点であったと捉えています」と同氏は説明しています。