導入事例 / CEL Electric

顧客スポットライト: CEL Electric

この電気工事請負会社は Dropbox Business を活用して、カナダでも有数の遠隔地域にいる現場監督と本社を結びつけています。

チャレンジ

システムへのショックを経験

経済の大部分が鉱業、製造業、農業を中心に動いているカナダのサスカチュワン州は、主な生産施設に確実に電力を供給する上で CEL Electronic のような電気工事請負会社を頼りにしています。1979 年の創立以来、CEL は順調に成長を続け、カナダ全土に 6 か所の営業所を持つまでになりました。しかし、会社の拡大に伴い、既存のツールでは社員間ならびに顧客と簡単には情報を共有できなくなってきました。ビルの所有者にメールで図面を送信する際に、メールの添付ファイルの制限を回避するため、社員は大容量の PDF ファイルを複数の小さなサイズのファイルに分割しなければなりませんでした。「この手順はとても面倒で、データを紛失することもありました」と、プロジェクト マネージャーのマーク・カー氏は述べています。さらに、時間がかかり費用のかさむプロセスである宅配業者を使って CD、USB メモリー、図面や契約書の束を発送するという手段をとらざるを得ない社員も多くいました。総務部担当副社長のショーン・アンガー氏によると、最後の一押しとなったのは、2014 年にサスカチュワン州にある CEL のサーバーに落雷があり、6 か月分の業務データが削除されたことでした。「まさに変革への警鐘でした」とアンガー氏は言っています。CEL はクラウドへの移行を決め、外部パートナーとのファイルの共有が簡単だったため Dropbox Business を選択しました。CEL 社員の多くが個人用 Dropbox アカウントをすでに持っていたため、この決定は非常に簡単でした。アンガー氏はこう語ります。「すでに多くのユーザーが Dropbox のシステムを使い慣れていたので、採用には何の問題もありませんでした。Dropbox は最も効率的にプロジェクトを開始できる方法です。」

「現場に出向くだけで 1 日が無駄になります。飛行機と車を乗り継いで現場まで移動し、ミーティングを終えてから会社に戻るのは経費もかさみます。Dropbox Business があれば、出張せずに本社から現場の監督を支援することができます。」

マーク・カー氏、CEL Electric プロジェクト マネージャー

ソリューション

Dropbox で共同作業をスムーズに

Dropbox Business は、たとえば発電機、水処理設備、穀物貯蔵庫などの最初の入札から設計、最終的な建設まで、CEL の業務のあり方を完全に変革しました。複雑なプロセスを可能な限り整然と管理するために、CEL は各プロジェクト用にサブフォルダを作成し、図面、変更命令、費用の見積もり、許可書など主な資産を整理して保存しました。カー氏はこう言っています。「今では何がどこにあるか全員が把握しています。もうキーホルダーに USB をぶら下げて持ち歩くことはありません。」エンジニアリング チームと設計チームは Dropbox 上で社員が最新ファイルにアクセスできるため、大量の AutoCAD の設計図上で共同作業を行うことができ、プロジェクトの納期短縮に成功しました。仕事の範囲に変更があった場合、現場にいてもスマートフォンで必要なファイルにアクセスして、簡単に CEL オフィスとリアルタイムで共同作業を行うことができます。また、Dropbox のカメラ アップロード機能で、施工現場の新しい配線や電源の写真を瞬時に本社と共有することができます。「現場の監督が写真を撮ると、私がすぐに写真を確認して、監督の言っていることを理解することができます」と、カー氏は言っています。Dropbox Business は帯域が狭い通信環境でも機能するため、遠隔地域で作業する場合であっても、社員は必要なファイルにアクセスできます。「ハドソン湾付近の回線が不安定な場所でも、変更点を確認できます」と、カー氏は言います。Dropbox のバッジ機能は他にどのユーザーがファイルを編集しているか通知してくれるため、CEL の社員は旧バージョンのファイルで時間を無駄にすることもなくなりました。会社の機密情報が本当に安全であることがわかるため、IT 部門は枕を高くして寝られます。アカウント移行機能を使うと、社員が退職した場合にそのファイルを別の社員のアカウントに移すことができます。さらに、リンクに有効期限を設定すれば、指定した日付後に入札や設計コンセプトへのアクセスを制限することもできます。

「すでに多くのユーザーが Dropbox のシステムを使い慣れていたので、採用には何の問題もありませんでした。Dropbox は最も効率的にプロジェクトを開始できる方法です。」

ショーン・アンガー氏、CEL Electric 総務部副部長

結果

リンクをクリックして出張を削減

Dropbox Business は、落雷の後に CEL が最も必要としていた信頼できるデータ バックアップを実現しました。これだけではなく、Dropbox サービスはその他の面でも CEL に恩恵をもたらしました。無制限のバージョン復元機能により、誤って削除してしまった 5,000 US ドル相当の図面や表計算ファイルを復元することができました。最大の利点は効率アップと生産性の向上です。「Dropbox Business があれば、出張せずに本社から現場の監督を支援することができます」と、カー氏は言います。「飛行機と車を乗り継いで現場まで移動し、ミーティングを終えてから会社に戻るのは経費もかさみます。」現場では、Dropbox Business のおかげで全員が最新データにアクセスできます。「当社のチームの勤務地がどこであっても、すべてのデータが Dropbox に集約されています」と、アンガー氏は言います。「Dropbox が私たち全員の生産性をアップさせているのは間違いありません。」