導入事例 / Centric Projects
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Dropbox Business 導入事例: Centric Projects は経費削減と高い生産性を実現

Centric Projects はイノベーション、柔軟性、サステナビリティ、クラフトマンシップを念頭にしたアプローチを取り入れている商業建築会社です。商業、小売、ヘルスケア、施設などを建築してきた Centric は独自のデザインとクリエイティブな発想、新たな技術を取り入れることで他社と差別化を図ります。

基礎を据える

2010 年の創立当初、Centric Projects では仮事務所で 3 人のパートナー — コートニー・クンケル氏、スティーブ・スワンソン氏、リチャード・ウェッゼル氏が机を並べていました。その当時はノート パソコンのスクリーン越しに話し合ったりフラッシュドライブを手渡したりするなど、共同作業やファイル共有も簡単でした。

同僚がチームで Dropbox アカウントの使用を提案したことが Centric でのデータのやり取りに大きな変化をもたらしました。その日の午後にアプリケーションをダウンロードし、使い始めたところ 2 週間後にはアカウントの容量を追加するほどになりました。

社員数が増えるにつれて、ファイルを保存するための追加容量が必要になったため、スワンソン氏は社員全員を Dropbox Business に移行させました。経費削減と効率性を優先する上で、スワンソン氏は別のクラウド ストレージ製品にファイルをアップロードする方法など、他のソリューションを考慮したこともありましたが、最終的には Dropbox が最適だと決定したと言います。「Dropbox Business は当社のサーバー代わりです」と同氏は説明しています。「当社の企業データは Dropbox にすべて保存しています。すばやく簡単に大量の情報を大人数と共有することが可能です。」

「建築業では企業の諸経費を最低限に抑えることが利益を維持する上でベストな方法です。Dropbox Business を使用していることもあり、当社の諸経費は他社に比べて 2 分の 1 から 3 分の 1 ほどです。」

シンプリシティとセンシビリティ

Centric チームのスタッフのうち 4 分の 3 は定期的に現場に出ているので、企業が信頼できるコミュニケーション方法やファイルの共有方法が必要となります。Dropbox を使うことで、社員は現場でもオフィスでも瞬時にファイルにアクセスすることができます。たとえばプロジェクトの変更リクエストが記録されると、その情報は Dropbox に保管されるので、それを必要とする社員全員が同時に状況を把握することができます。「外出先で仕事をしていても Dropbox にアクセスすれば、オフィスにいるのと同じように仕事を進めることができます。Citrix サーバーにログインする必要もありません。瞬時に接続することが可能なので、ファイルを常に最新状態に維持できます」と、ウェッゼル氏は述べています。

遠隔地のチーム メンバーも Dropbox アプリを使用しています。iPhone や iPad からすばやくファイルにアクセスできるため、ノート パソコンを外出先に持ち運ぶ必要がありません。Dropbox のようなどこからでも簡単にアクセスを提供するサービスは、企業の技術観をサポートする、とウェッゼル氏は確信しています。「当社には大規模なサーバーはなく、オフィスがケーブルだらけになっている訳でもありません。技術というのは今ある状況をより便利にするものであり、複雑にするものではありません。これが当社が Dropbox Business を使用している理由の 1 つです。」

社内で Dropbox を取り入れたほかに、Centric のスタッフは下請業者に重要な図面ファイルを送信したり、見積りや企画案を見込み客とシェアするために共有リンクを使用しています。「Dropbox でフォルダを作成すると大量のファイルを下請業者と共有することができ、下請側は提案書をすぐにアップロードできるので、こちらも準備ができ次第ファイルにアクセスすることが可能です。FTP サイトを使うより簡単です」と、スワンソン氏は語っています。

Centric では、社内外の共同作業における重要な要素はセキュリティです。パートナーは全員 Dropbox で 2 段階認証を使用し、パソコン、デバイス、ウェブ セッションとのリンクをすばやく解除できる機能を高く評価しています。社員がモバイル デバイスや Dropbox アプリでパスワードを必ず設定するように指示しているので、他者がファイルにアクセスすることを未然に防いでいます。ウェッゼル氏は冗談を交えて次のように語っています。「自分のオフィスに保存してローカル データを損失するよりも、Dropbox のような安全で暗号化された冗長性の高いシステムにデータを格納する方が安心です。オフィスが何らかの被害に遭っても 30 分以内に遠隔地から作業を復旧することができますからね。」

競争の優位性

建築業は変動費を伴う業界なので毎月の利益が異なります。Centric では諸経費を抑えることが基本であると考えています。Dropbox を使用しているため、Centric は IT プロフェッショナルを雇用したりコストのかかるサーバーに投資する必要がありません。「建築業では企業の諸経費を最低限に抑えることが利益を維持する上でベストな方法です。Dropbox を使用していることもあり、当社の諸経費は他社に比べて 2 分の 1 から 3 分の 1 ほどです。他社はレガシーシステムを従来通り使用しているため効率性は低下し、費用が上昇しています。今日ではサーバーを購入することにはあまり意味がありません」とウェッゼル氏は語っています。

社員が現場ですばやく効率的に作業を進めることができることも Centric が他社に差をつけている点です。さまざまな現場で作業している他社の社員はサーバーベースのシステムを使用しているので、Centric のスタッフと同じスピードでデータにアクセスすることができません。主に現場で作業するチームのクンケル氏は「率直に言うと Dropbox は当社の現在における技術性を定義していると言えるでしょう」と述べています。

Centric のプロセスや生産性にとって実に必要不可欠となった Dropbox は、まるで Centric のためにデザインされたアプリケーションであるかのようです。「当社で一番多く会話に出てくる言葉は「Dropbox」だと思います。社員全員が Dropbox の使い方を理解しているので、Dropbox はすっかり当社の文化に溶け込んでいると言えるでしょう」とスワンソン氏は述べています。