導入事例 / Chapman University

顧客スポットライト:チャップマン大学

チャップマン大学の IT 部門は Dropbox Education を導入することで、教職員がさらに安全な方法で共同作業を行えるようにし、生産性の向上とコスト節約を実現しています。

チャレンジ

先進的なアプローチを維持

1861 年 3 月 4 日、エイブラハム・リンカーン大統領が第一任期に就任した日にチャップマン大学は創立されました。これは偶然ではありません。リンカーン大統領の演説から数時間後、ロサンゼルス地域に所在するチャップマン大学は人種や性別による差別なく学生を受け入れることにしました。当時において、これは急進的な出来事でした。それから 150 年に渡り、チャップマン大学は様々な面でその先進的な取り組みを維持してきました。「既成概念の枠を超えることは我々の性質であり、それはテクノロジーにおいても同様です」とテクニカル サービス エンジニアのアルマンド・ディアス氏は述べています。そのため、教職員はリサーチやコースワークの共同作業において CD や USB ドライブを渡し合う他に別の方法があると考えていました。「これまではキャンパス内のメールを使用したり、オフィスを訪れる必要がありましたが、時間を有効に活用しているとは言い難い状況でした」とディアス氏は述べています。ドキュメントをすばやく共有する方法としてすでに Dropbox の個人用アカウントを使用している人は多く、IT 部門はその点にすぐ気がついたといいます。「教職員の多くがすでに Dropbox を使用していたので、Dropbox Education を導入することでより安全な環境を設けることが可能だと分かっていました」と最高情報責任者のヘレン・ノリス氏は述べています。「さまざまなオプションを検討しましたが、もっとも柔軟性に富み使い勝手の良いサービスが Dropbox でした。」

「教職員の多くがすでに Dropbox を使用していたので、Dropbox Education を導入することでより安全な環境を設けることが可能だと分かっていました。さまざまなオプションを検討しましたが、もっとも柔軟性に富み使い勝手の良いサービスが Dropbox でした。」

ヘレン・ノリス氏、チャップマン大学最高情報責任者

ソリューション

より安全な共同作業を実現

チャップマン大学は各ユーザーがログインできるウェブ ポータルを設定することで Dropbox Education を導入しました。「このサービスの実際の導入率を調べるため、ユーザーには同サービスの使用を強制しませんでした」とインフラストラクチャ部のアシスタント ディレクター、ポール・カン氏は述べています。ポータルを開始してから 1 週間後には、チームのユーザー数が 300 人になり、チャップマン大学の教職員の 3 分の 1 がこのサービスを自発的に使用していることがわかりました。チャップマン大学が過去に導入したソリューションの導入率は 4 年後になっても 20% のみだったといいます。「Dropbox Education では 7 日間で、それ以上の導入率を記録しています」と同氏は述べています。「さらにユーザーは登録しただけでなく、このサービスを積極的に使用していることがわかりました。これは非常に大きな成功でした。」

リサーチで共同作業を促進するため、教授陣は講義を録音し Dropbox の共有フォルダに保存しています。教職員はキャンパス構内はもちろん世界中のどこからでもファイルにアクセスすることができます。薬学部だけでも、毎日 5 クラス 8 時間の講義を Dropbox にアップロードしています。ブラジル、エジプト、南アフリカにいるリサーチ パートナーとの共同スペースとして共有フォルダを使用している薬学部の教授もいます。「研究報告や出版物、助成金申請を見直すこともできます」と薬学部教授兼学務部長のエイマン・ノレディン博士は述べています。「ファイル検索や共有が簡単なので、私の研究に関係するものはすべて Dropbox に保存しています。」

チャップマン大学のさまざまなプラットフォーム環境で、どのデバイスでも安全に作業を進められる点でも教職員は Dropbox の利用を歓迎しています。「Windows、Mac、iOS または Android など、デバイスに関係なくどこからでもデータにアクセスすることができます。これは Dropbox の長所の 1 つです」とカン氏は述べています。チャップマン大学でソリューションとしての Dropbox の導入率が上昇する中で、管理コンソールの使用により IT 部門は新規ユーザーのアカウントやリンク済みのデバイスすべてをトラックすることができます。「非常に優れたダッシュボードのおかげで、正常ではない使用量を確認することができます。Dropbox の暗号化やコンプライアンス規格により、プラットフォームに安心して重要ファイルを保存することもできます。」

「チャップマン大学が過去に導入したソリューションの導入率は 4 年後になっても 20% でした。Dropbox Education では 7 日間で、それ以上の導入率を記録しています。」

ポール・カン氏、チャップマン大学インフラストラクチャ部アシスタント ディレクター

結果

コスト節約と生産性の向上

Dropbox Education の導入によりキャンパスの IT チームの仕事や大学の教職員、研究員の作業を進めやすくなりました。「以前はメール サーバーを管理していましたが、所要時間やコストの負担は大きなものでした」とカン氏は述べています。「Dropbox Education により、メールの使用率が減少しました。これは大きなコスト節約である上に問題削減にもつながりました」大学職員は、このソリューションの使い勝手の良さにより、ユーザーからのサポート リクエスト数が減少したと述べています。「Dropbox を使用するためのトレーニングは不要です」とウェブ マネージャーのラミロ・ランデロス氏は述べています。「ユーザーは各自で見当をつけることができるので、時間やリソースを節約することが可能です。」同僚のネットワークを拡大するなど、チャップマン大学の研究員にとっても Dropbox Education はポジティブな影響をもたらしています。「仕事を整理しやすくなりました」とノレディン氏は述べています。「今まで以上に集中しやすく生産性も向上しました。同様の効果が同僚にも見られます。アイデアを交換しやすくなったので、リサーチにもその効果が反映されています。」