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Dropbox Business 導入事例: Distilled のマーケティング知識と効率性を調和

Distilled は SEO、PPC キャンペーン、ソーシャル メディアを専門としたオンライン マーケティング コンサルタント企業です。ロンドン、ニューヨーク、シアトルにオフィスを構え、コンサルティング、クリエイティブ サービス、インタラクティブ トレーニング、教育関連の会議などをクライアントに提供しています。Distilled はビジネスがオンラインで成功するための戦略を定め、実践するためのサポートを提供することを最大の目的としています。詳細については、www.distilled.net をご覧ください。

全体像をつかむ

創業初期、Distilled はロンドンの小さなオフィスで経営されていたため、同社の重要ファイルはすべて社内のサーバーに格納していました。週に 1 回、Distilled 役員は携帯型のハード ドライブを持ち込み、オフィスのドライブからすべてコピーし、自宅で保管していました。Distilled の規模が成長し、シアトルにもオフィスを構えようと計画していたため、システム変更が望ましいことは明白でした。応急処置として個人用の Dropbox アカウントを導入し、ロンドンとシアトルにいる社員の共同作業を可能にしました。しかし、Distilled 役員はオフィス間のファイルを同期するネットワーク ストレージ システムへの切り替えを決めました。残念なことに、そのシステムの信頼性があまり高くないことが判明しました。「当社のストレージとファイルのコラボレーションが迷走した時期でした」 と、最高執行責任者のロブ・アウスビー氏は冗談まじりに言います。3 つ目のオフィスをニューヨークに開き、多数の社員が遠隔から作業していたため、Distilled はシステムのオプションを再検討する必要があると感じました。以前に Dropbox を使用し満足していたため、アウスビー氏はもう一度考慮してみることにしました。まず、社員を個人用の Dropbox アカウントに登録させることから始め、Dropbox Business がリリースされると同時に会社全体で移行しました。アウスビー氏は、Dropbox Business への移行はシンプルだったと言います。 「使い始めも簡単でした。複雑な技術的プロセスを導入する必要もありませんでした。」

「Dropbox Business を使用すると日常のプロセスで生じる問題を排除することができるので、担当している作業や重要なプロジェクトに専念することができます。」

マーケティングの円滑化

今日では Dropbox Business により、Distilled 社員は社員同士や外部パートナーとも中断なく一緒に仕事をすることができます。多機能チーム全体でデータの処理、レポートの作成、結果の分析を行なう場合も、1 つの共有フォルダがあれば十分です。ファイル バージョンの管理やバックアップも必要ありません。アウスビー氏は次のようにコメントしています。 「Dropbox 内ですべての編集や共同作業を行えるため、ファイルを添付してメール送信する煩わしさもありません。ファイルをどのフォルダに保管しているかを伝えるだけで、メンバーは必要なファイルにすぐにアクセスすることができます。」この簡素化された経営方法により、Distilled は複数のオフィスやタイムゾーンが関与するプロジェクトでも難なくこなすことができます。たとえば、ニューヨークの社員がロンドン チームのデザイン資料をリクエストする場合、シアトルの PR チームは最終資料を Dropbox から簡単に入手して販促に使用できます。「Dropbox Business を使用すると日常のプロセスで生じる問題を排除できるので、担当している作業や重要なプロジェクトに専念することができます」と、アウスビー氏は説明します。ファイルを同期して、ラップトップやモバイル デバイス上でアクセス可能にすると、自宅やクライアントのオフィス、移動中でも社員は簡単に作業することができます。「大量の PowerPoint ファイルを送信したり、飛行機に乗る前にどのファイルが必要か選ぶこともなくなりました」と、アウスビー氏は言います。 「Dropbox はファイルに対する考え方を変えてくれました。」Dropbox Business により、クライアントやベンダーとの共同作業も今まで以上に円滑になりました。多数の Distilled 外部パートナーが Dropbox を個人で使用していたため、アプリケーションを使い慣れていました。「Dropbox のメリットの 1 つは、広く普及しているという点です。「Dropbox について会計士やベンダーに話すと、アカウントをすでに持っているため、フォルダを共有するだけですべて完了します。こうした点はとても便利です。」

セキュリティと安心感

社内外での共有が継続的に行われていたため、Distilled にとってセキュリティは最優先事項でした。チームの共有オプションによりチーム管理者が重要情報へのアクセス権限をどのメンバーに与えるかを管理し、2 段階認証でセキュリティをより一層強化することで安心感を与えました。昨年、同社のロンドン オフィスに不審者が侵入し、30 台のラップトップが盗難に遭った際に、このようなセキュリティ機能が非常に役立ちました。厳しい状況でしたが、すべてのデータは Dropbox Business に格納してあり安全であることがわかると、社員はみなホッとしたそうです。アウスビー氏は 「不審者の侵入後、Dropbox はおよそ 1 日で当社のビジネスを平常に戻してくれました。30 台の新しいラップトップを購入して初期設定を行い、Dropbox をインストール/同期しただけで準備が完了しました」と言います。Dropbox が提供する安心と便利さは、Distilled が最も重要と考える、社員とクライアントの満足度をもたらします。「当社の効率性が高くなると、より一層の価値をクライアントに提供できます。Dropbox により効率性が 3 パーセント向上すると、当社にとっては膨大な利益となります。」