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Dropbox Business 導入事例: Foursquare は同期機能を駆使してローカルで活躍

Foursquare は位置情報に基づいたソーシャル ネットワーク サービスを提供するモバイル アプリです。このアプリにより、ユーザーは訪れた場所を共有/保存したり、過去に訪れた場所をベースにパーソナライズされたおすすめ情報を見ることができます。Foursquare コミュニティには、2500 万人以上のユーザーと 100 万件の販売元が登録しています。

成長中の組織に対応

Foursquare が初めての製品を発売した 2009 年の時点では、1 つのオフィスで小規模のチームが稼動していました。小さなオフィスだったため、チームがドキュメントやプロジェクト情報を共有するのに特に問題はありませんでした。Foursquare 営業/レベニュー事業部長のエリック・フリードマン氏は、その当時のことを説明しました。「社員数が少なかったため、情報の共有は簡単でした。」ビジネスが成長するに連れて社員数も増え、国内外のさまざまな場所からファイルを共有するには、より確実で信頼できるソリューションが必要なことがすぐに明らかとなりました。フリードマン氏は次のようにコメントしました。「サンフランシスコ、ニューヨーク、ロンドンにオフィスを設立したため、当社のすべての電子ドキュメントの作成、整理、管理を簡素化するための中央ファイル システムが必要になりました。」フリードマン氏は要件の最優先事項であるセキュリティ、品質、信頼性を調査するために、さまざまなシステムを比較検討しました。また、自身が初期の頃から Dropbox を利用していたため、ファイル システムやネットワーク ドライブとは異なり、「電子上での共同作業には Dropbox が最適なソリューションではないか」と考えました。Dropbox はさまざまなデバイスからファイルにアクセスできるだけではなく、コンピュータにファイルを同期するため、Foursquare 社員は移動中にインターネット接続が使えない場合でも、重要ドキュメントにアクセスすることができます。

「各社員のコンピュータでファイルを保存し、定期的にバックアップを取ることは大きなメリットです。Dropbox に保存していなければ存在していないも同然。これが Dropbox の経験則です」

共通基盤での作業

Foursquare は Dropbox Business が提供される以前から Dropbox を導入していたため、多数の社員が個人用アカウントを各自で作成していました。Foursquare は、Dropbox Business に移行する前に Dropbox のシステムを完全にマスターしていました。「当社の顧客やパートナーも Dropbox を利用しています」と、フリードマン氏はコメントしました。「顧客、パートナーがアプリケーション内で行った作業や、営業担当、アカウント管理者、法務部、デザイン チームの重要ドキュメントもすべて Dropbox に保管しています。」重要資産を一元管理することにより、3 か所のオフィスに在籍する全社員はすばやく簡単に顧客の契約書、営業のプレゼンテーション、社内のマーケティ ング資料にアクセスできます。社員が Adobe Photoshop や Microsoft Office で大量のファイルを編集する場合でも、各自のコンピュータにコピーが保管されているため、ドキュメントや写真にすばやくアクセスできます。Dropbox Business は、Foursquare の時間のかかる管理タスクも合理化しました。「新入社員のオリエンテーションで Dropbox を使用していますが、とても役に立っています。社員をチームに追加するだけで 1 つのフォルダを共有でき、社員はオリエンテーションで使用したファイルにいつでもアクセスできます」と、フリードマン氏は説明しました。Foursquare は販売元や代理店などの外部顧客と交流する際にも、Dropbox Business を推奨しています。Foursquare 社員は Dropbox 内にあるファイルへのリンクを送信するため、ドキュメントをメール送信して受信箱の容量がオーバーすることもありません。「特に、20~30 人にメールを送信する場合などは、大幅に時間削減できます。作業スピードは確実に速くなりました。」

必要不可欠なシステム

Dropbox Business の便利な機能を挙げるなら、リンク共有、削減したファイルの復元、ファイル バージョンの復元が上位になると、フリードマン氏は説明しました。「Dropbox Business のパワーを実感したのは、社員が大量のファイルを誤って削除した時でした。すぐにオンラインにアクセスし、すべてのファイルを復元できました。間違いが起きてもこれほど早く解決できるとわかっていれば安心です。」これ以外にも、Dropbox Business が提供するファイルへのローカル アクセスや中央化されたアクセスが Foursquare にとって価値が高い機能です。 「社員が移動中や別のオフィスにいる場合でも、重要な情報やドキュメントが 1 つの場所に最新の状態で保管され、いつでもアクセス可能なことは当社にとって非常に大切です。また、各社員のパソコンでファイルを保存し定期的にバックアップを取ることは大きなメリットです。」また、「Dropbox に保存していなければ存在していないも同然。これが Dropbox の経験則です」と、フリードマン氏は付け加えました。