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Dropbox Business 導入事例: Huge の共同作業と効率アップを実現

Huge, Inc. は総合デジタル広告代理店で、経営戦略、デザイン、開発サービスを HBO、ペプシコ、イケア、トヨタを含むクライアントに提供しています。米国、ヨーロッパ、南アフリカにオフィスを構える同社の経営では、世界中にいる Huge チーム メンバーとアイデアや情報を効果的に交わすことが重要となります。

シンプルで高性能なクラウド型共有を模索

Huge のチームは世界中に点在しているため、共同作業は簡単ではありませんでした。容量の大きなファイルを社員間やデバイス全体ですばやく簡単に共有できる方法が必要でした。「状況をすばやく好転させるためには、作業を迅速に行える環境が必要でした」 と、Huge IT 部門ディレクターのポール ドイル氏は説明します。「社員はさまざまな場所に点在しており、共有するデータのサイズも大きいため、従来の方法で業務を進めることが困難になりました。」同社は、既存のファイル共有システムが機能していないことに気付き、ドイル氏は共同作業のニーズに対応可能なオプションを模索していました。ドイル氏の最優先事項は、既存のワークフローをそのまま維持することでした。また、シンプルなファイル共有、デバイス全体でのアクセス、ファイル サイズの順応性、コストも考慮すべき点でした。数か月間にわたり、ドイル氏はオープンソース ソリューションのモデル作成やテストを行いましたが、海外オフィス社員のニーズも含めた管理やコスト要件が最終的に難点となりました。同社は、他のソリューションを評価し始めましたが、料金とファイル サイズの制限が問題となりました。

「当社では、多数の社員が 2 台のデバイスで作業を行っています。Dropbox で作業をすることにより、各自がラップトップとデスクトップのデータを同期できます。これにより、IT 部門は複数のデバイスを同期させるソリューションを提供する必要がなくなりました。Dropbox が代わりにこの作業を行ってくれます。」

既存のワークフローに対応するソリューション

ドイル氏が Dropbox Business を見つけた際、「Huge のワークフローをシステムに合わせるのではなく、既存のワークフローに合うシステム」だと感じました。料金が手頃な他に、Dropbox Business は必要な分だけ容量を追加することができます。また、サイズの大きなファイルを共有したり、さまざまな場所にいる社員やクライアントの規模に合わせて調整したり、Huge に順応性を提供しています。LAN 同期機能を使用して、Huge はロンドンやリオデジャネイロにある海外オフィスともファイルをすぐに同期することができます。ユーザーは、サイズに関係なく高解像度のグラフィックや動画を共有したり、RAW ファイル形式を解析したりするのに十分な容量を使用できるようになりました。管理者はファイルをロック/コントロールして作業を正確に配布し、削除されたファイルも復元することができます。企業全体の共有/ストレージ システムとして、Dropbox Business に移行することも簡単でした。Huge テクニカル サポート システム部門マネージャーのサム・ゴーニー氏は、「移行はとてもスムーズでした。10 人中 7 人の社員が Dropbox アカウントをすでに持っていたため、ストレージ容量を増やせることができて嬉しそうでした。Dropbox の個人用アカウントからビジネス用アカウントへの移行は、非常にシンプルでした」と言っています。

効率性とクライアントの満足度を向上

Dropbox Business は、社員が日常の重要タスクに取り組むための合理化された新しい方法を提供し、Huge のほぼすべての部門に影響を与えています。「当社では、多数の社員が 2 台のデバイスで作業を行っています」 と、ドイル氏は言います。 「Dropbox でデータ作業をすることにより、社員が各自のラップトップとデスクトップを同期できます。これにより、IT 部門は複数のデバイスを同期させるソリューションを提供する必要がなくなりました。Dropbox が代わりにこの作業を行ってくれます。」現在では、組織の全部門が作業状況を簡単に把握することができるようになりました。たとえば、ユーザー向けデザイン グループは、ウェブサイトのワイヤ フレーム開発で共同作業をする際に、Dropbox Business が特に便利だと感じました。Dropbox 上でソフトウェアを共有することにより、IT グループのアップデートも簡単になりました。「遠隔サイトにソフトウェアを配布する際には、Dropbox が最適なソリューションです」 と、ゴーニー氏は言います。 「Mac オペレーティング システムの新しいバージョンを配布する際には、Dropbox を使ってチーム全体とファイルを簡単に共有できました。」海外オフィスとの仕事もよりスムーズになりました。「Dropbox を使うとインフラを導入する必要がなく、当社のブラジル オフィスと順応性を持って共有することができます。以前は困難だった作業でも Dropbox を使えば、南アフリカのチームもファイルを簡単に閲覧することができます」 と、ゴーニー氏は言います。Huge のプロジェクト マネージャー達は Dropbox をフル活用して、予算、プロジェクト ファイル、作業記述書などを共有しています。クライアントと納品物を簡単に共有できる点も、プロジェクト マネージャー達が実感した重要なメリットの 1 つです。ドイル氏は次のように説明しています。「Dropbox を使うことで、1 件のファイルを送信するのに特定のディレクトリを設定せずに、リンクを送信するだけで安全にデータを共有することができます。チームと第三者との共同作業のプロセスを迅速化でき、確実にその違いを見ることができました。」また、Huge はクライアントとの社外会議で、新しいストレージ システムのメリットの恩恵を受けています。「チーム メンバーはクライアントのシステムからファイルをダウンロードするため、Dropbox にファイルを追加するよう電話で何度もリクエストを受けます。今までは、完了していない作業は後ほどメールや FTP で送信していましたが、Dropbox は順応性の高い共有方法を提供してくれます」 と、ドイル氏は言います。現在では、Dropbox Business を使用して、Huge はファイルをいつでもすぐに共有することができます。