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Dropbox Business 導入事例: USA Gymnastics とメンバーを金メダルに導く

USA Gymnastics は、米国にある体操競技の統治組織です。同組織は、米国内の体操競技の規則や方針を設定し、オリンピックと世界選手権に向けてチームを選定/訓練し、体操競技を一般レベル、全国レベルで啓発しています。USA Gymnastics は男子/女子の体操、新体操、トランポリン/タンブリング、アクロバット体操、団体体操など、米国内の選手権や国際試合を多数主催しています。

システムを万全にする

2008 年の全米体操選手権で、USA Gymnastics の試合担当チームに技術的な問題が発生し、移動中の業務方法を真剣に見直すことになりました。以前まで、スタッフ メンバーは出場資格情報のドキュメントから開催場所のレイアウトや日程表まで、試合前に各自のノート パソコンにすべてをコピーする必要がありました。ある社員は、以前に開催された試合のドキュメントを更新し、サーバーに保存しようとして、数百件ものファイルを間違って削除してしまいました。

他のパソコンから多数のコピーを復元することができましたが、データをすべて損失することの懸念から、同社システムの変更に踏み切りました。試合/技術管理部門ディレクターのジェフ・スミス氏は、ノート パソコン ユーザーがバックアップやファイル交換できるソリューションを提供するオプションを探し始めました。USA Gymnastics の多数の社員が頻繁に出張するため、さまざまな場所から情報にアクセス/共有できる方法をスミス氏は探していました。

最適なオプションを探し当てるまでには時間がかかりました。多数のオプションはバックアップのみを提供し、共有機能は含まれていませんでした。しかし、スミス氏は求めていた機能を提供する Dropbox を見つけました。最初は、Dropbox Pro アカウントを 10 件作成し使用していましたが、Dropbox Business がリリースされると同時に移行しました。

「国際試合の開催中、社員は 24 時間体制で作業します。スマートフォンでファイル ベースにアクセスし、ドキュメントをいつでも閲覧できるのはとても便利です」

強さを見せる

通常、USA Gymnastics の社員やメンバーにとって競技試合は大変な作業が伴うため、移動に関する情報を自由に使用することが大きな課題でした。開催場所の見取り図や日程表に簡単にアクセスできると、スタッフは選手、コーチ、役員を適時に正しい場所に配属することができます。また、スタッフ メンバーは旅行に関するスプレッドシートとドキュメントにすぐにアクセスでき、誰がいつどこにいるのかを把握できます。「Dropbox Business で、関係者全員が必要なファイルと情報を持ち歩くことができます」 とスミス氏はコメントします。 「共有ドライブやファイル サーバーを使う必要はなくなりました。」

試合中、テレビ放送はもう 1 つの重要事項で、放送内容に関する計画も正確に行う必要があります。通常、USA Gymnastics チームの最大 5 人の担当者が、どの選手や試合がテレビ放送で特集されるかを決定するため、変更も頻繁に行われます。「Dropbox Business にテレビ番組表を保存すると、リアルタイムで編集することができます」とスミス氏は説明します。「その他に、Dropbox にファイルを保存しておくと、同じ試合を今後開催する場合にデータに再びアクセスすることができます。」

ファイルを 1 つの場所に格納できる便利さも、USA Gymnastics の試合以外の業務を円滑に進める鍵です。共有フォルダを使用して、プログラム ディレクターやアシスタントはファイルを簡単に最新の状態で維持し、ファイル バージョンを管理することもできます。また、契約社員が特定の試合に借り出された場合でも、必要なドキュメントにすぐにアクセスできます。ファイルを 1 つの場所に格納できるため、後ほど正社員がファイルを必要とする場合にもわかりやすく便利です。

多数の社員がファイルを管理しているため、USA Gymnastics チームにとって削除されたファイルの復元は重要な機能です。スミス氏は「社員がファイルを間違って削除したことは過去にもあります。同じことがもう一度起きても、Dropbox Business があれば心配ありません」とコメントします。

メダルの価値あるパフォーマンス

オフィス外での作業量が多い USA Gymnastics 社員が Dropbox Business を使用して得られる重要なメリットの 1 つは、遠隔からでも効果的に作業できる点です。大部分のスタッフがノート パソコンで作業し、iPhone や Dropbox アプリを使用するスタッフも多数います。「国際試合の開催中、社員は 24 時間体制で仕事します。スマートフォンでファイル ベースにアクセスし、ドキュメントをいつでも閲覧できるのはとても便利です」とスミス氏は言います。

もちろん、USA Gymnastics にとって最も重要な国際試合はオリンピックです。2012 年に開催されたロンドン オリンピックの米国試合でも Dropbox Business は活躍し、ロンドンとインディアナポリスに配属されたスタッフにアクセスを提供しました。「Dropbox は組織向けの膨大なリソースです。ロンドンと米国内のスタッフは、試合中もドキュメントや情報を共有することができました。Dropbox が試合のプロセス全体をサポートしてくれました」とスミス氏は語ります。