ノース カロライナ州に位置する同校では教育機関向け Dropbox を導入することで、教職員がさまざまなデバイスで仕事をできるようにして IT 部門の時間を節約、事務作業を減らし、指導に注力できるようにしました。

クリーブランド コミュニティ カレッジ(教育機関)

クリーブランド コミュニティ カレッジの主な成果

教職員が Dropbox を使い慣れていたため導入がスムーズ

すべてのデバイスで必要な教材にアクセスできる信頼性

改良されたバックアップ機能とファイルの復元機能

導入の目的

効率良くファイルを共有してアクセス

1 万 3,000 人以上の大学生や社会人向け講座の学生を将来に備えさせるために、クリーブランド コミュニティ カレッジはこれまでも常に最新テクノロジーを採用してきました。ノースカロライナ州シェルビーにある同校は、最近、連邦政府のテクノロジー補助金を受け取りました。州内のコミュニティ カレッジとしては最高額です。テクノロジー導入に熱心な同校では、講座を実施しているあらゆる場所で指導するために、大部分の教職員が iPad や Surface タブレットなど複数のデバイスを活用しています。 しかし、さまざまなデバイスとプラットフォームを駆使し、ファイルにアクセス/共有するのは、教職員にとって困難なタスクです。また、学校にある従来のサーバー システムでは教職員が手動でファイルをバックアップする必要がありました。この方法では、誤ってファイルを削除することもあり、IT 担当者にとっては頭痛の種となる手順です。多くの教職員は、キャンパス全体に導入できるエンタープライズ向けファイル同期/共有ソリューションの採用を検討するよう学校に求めました。教職員は個人用 Dropbox アカウントを使って、この問題点を回避していたためです。 複数のベンダーを比較した結果、同校は Dropbox Education を採用することに決めました。同校の教育開発コーディネーターであるアセナ・スミス氏はこのように言っています。「共同作業、共有、複数の場所からのアクセスなど、機能面で高い評価基準を設定していました。その基準に近いソリューションを見つけるのは、本当に大変でした。」

ソリューション

キャンパス内外で指導しやすく

Dropbox Education なら、より良い教育サービスを学生コミュニティに提供できます。教職員は、高校や校外キャンパスの講座がある場所に自分の好きなデバイスを持って行き、必要な教材にすぐにアクセスできるようになりました。スミス氏はこう語ります。「すべてのデバイスからファイルにアクセスできるようになったので、教職員はどのデバイスにファイルを保存したか心配する必要がなくなりました。キャンパス内外、休暇先など、どこにいてもアクセスできます。」 教職員は学生とフォルダを共有してペーパーレス化を進め、その結果、課題を与えたり回収したりするのが容易になります。さらに、Dropbox バッジのおかげで、作業部会やその他の学校の企画イニシアチブを担当する職員の共同作業をスムーズに進めることができます。Dropbox バッジとは、閲覧者がファイルを共有し、他のユーザーが変更を加えた際には最新バージョンにファイルを更新する機能で、Microsoft Office 内で使用できます。教育および学生の能力開発担当部長のシャノン・ケネディ博士はこう言います。「高等教育機関では、数名の担当チームで常に何らかの作業を行っています。ですから、この機能は同じドキュメント上で複数のメンバーが作業をする場合に素晴らしい利点となります。」 同校の情報責任者であるハワード・ロバーツ氏は、Dropbox Education は大学に必要なセキュリティ機能も提供していると評価しています。Dropbox のサービスは大学で使用しているシングル サインオン プロバイダの SecureAuth と統合されています。つまり、教職員は学校が提供した認証情報を使って Dropbox にアクセスできるということです。「対象ユーザー以外は誰もドキュメントにアクセスできないので、セキュリティ面でも安心です」とロバーツ氏は述べています。

導入の効果

IT 部門と教職員の時間を節約

Dropbox Education により、IT 担当者がファイルの共有とバックアップに関連する問題に対処する時間が短縮されたそうです。教職員はまもなく学校の従来のサーバーではなく、Dropbox Education にすべてのファイルをバックアップするようになります。この移行により、誤ってファイルを削除してしまった場合や、教職員が学校を退職した場合でも簡単にファイルを復元することができます。「我々にとって大幅な時間の短縮になりました」とロバーツ氏は述べています。 最も重要なのは、教育者が管理業務に費やす時間を減らし、もっと指導に時間をかけられるようになりました。スミス氏はこう語ります。「私が知っている教師の 1 人は、学生にフォルダを作成させ、それを共有していました。他の学生たちは教室を歩きながらでも、作成者である学生のフォルダを確認して『よし、この宿題は終わった』と言ってチェックマークを付けるのです。」

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