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開放的なジープ ツアーで人気の旅行会社では、グループ ツアーの管理や請求書の支払いにいたるまで、Dropbox Business が共同作業で大活躍しています。

Desert Adventures の主な成果

社員の生産性を向上

社内サーバーよりも安い IT 管理コスト

重要なファイルを安全にバックアップ

課題

より効率的な共同作業を実現

およそ 30 年にわたり、Desert Adventures の象徴とも言える赤いジープは、旅行客を乗せてパームスプリングスを疾走し、広大なコロラドソノラ砂漠の動植物を紹介してきました。パームスプリングスが観光地としてかつての賑わいを取り戻すにつれ、アウトドア アドベンチャーを体験できるエコツアーの需要も高まりました。業績がアップすると同時に、利用者も年間 1 万人に急増。社員数 35 名の同社にとっては事業拡大の試金石となりました。Desert Adventures のオーナー兼オペレーターのキンバリー・ニルソン氏は当時を振り返ってこう語ります。「セールス用ドキュメントを更新するときは、社員間でメールを送り、各自がコピーを保存していました。ところが、みんながそれぞれにファイルのコピーを持っていることで、さまざまな混乱が生じました。」Desert Adventures のオフィスが小さなバーチャル オフィスであったことも問題を大きくしていました。ビジネス パートナーで業務を取り仕切るボブ・シュナイダー氏はパームデザートの現場を、ニルソン氏はサンタバーバラを拠点に仕事をしていました。さらに、同社の販売担当者(ニルソン氏の母親)はハワイ在住です。そこで、共同作業を円滑に進めるために、ニルソン氏は個人用の Dropbox アカウントを作成することにしました。「スタッフがそれぞれ違う場所にいる状態では、ファイルや資料を共有するのが大変でした。我が社にとって Dropbox は欠かせない存在です」とニルソン氏は言います。その後、無制限のバージョン履歴などの高度な機能を搭載した Dropbox Business へアップグレードしたことで、うっかり削除してしまったファイルの復元やファイルを以前のバージョンに戻すことが簡単になったそうです。「うっかりファイルを削除してしまって慌てることがよくあるので、本当に助かっています。こうしたハプニングが起きると、Dropbox Business にアップグレードしてよかったと実感します」とニルソン氏。

「いろいろな仕事をやらなければなりません。しかも、IT に詳しいわけではありません。そうなると、安全なサーバー構築と言われても、よくわからないのです。Dropbox があればコストや人員を抑えることができます。」

ソリューション

事業拡大の足がかり

Desert Adventures では社員全員が Dropbox Business を利用しています。自動的にファイルがバックアップされ、社員はどこにいてもファイルにアクセスできます。「ローカルには保存するな、が私のポリシーです。ファイルはすべて Dropbox に保存しています」とニルソン氏は言います。同社のセールス マネージャーはやり取りしたメール、提案書、各顧客との契約書をフォルダにアップロードし、他の社員と共有しています。こうしておくと、社員も担当者にメールや電話で販売状況を確認する手間が省けます。「業務の進行状況を調べるときも、誰でもすぐに情報にアクセスできます」とニルソン氏。利用者からツアーの詳細について尋ねられたら、写真や動画などの情報を保存したマーケティング フォルダの共有リンクを送っているそうです。「高解像度の写真をメールに添付して送るより、ずっと簡単で確実です。サンアンドレアス断層ツアーのフォルダのリンクを送信して、『写真が 20 枚あります』と伝えるだけでいいのですから。」パームデザートにあるオフィスに送信する請求書はすべてスキャンして売掛金フォルダにアップロードするそうです。「請求書のコピーがあれば、サンタバーバラから支払いができます」とニルソン氏。Dropbox モバイル アプリは移動中にツアーについての問い合わせがあったときに活躍しています。「お客様から問い合わせがあったときも、必要なドキュメントを見つけてスマートフォンからリンクをメールで送信できます。これでお客様をお待たせすることもありません。」

「必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、何もかも変わりました。Dropbox のおかげで時間を節約できました。小さな会社にとって、時間はかけがえのない資源です。」

結果

時間とコストを削減

Dropbox Business を利用することで、Desert Adventures はジョシュア・ツリー国立公園やパームスプリングス インディアン キャニオンといった人気観光地へのツアーに力を入れることができるようになりました。「いろいろな仕事をやらなければなりません。しかも、IT に詳しいわけではありません。そうなると、安全なサーバー構築と言われても、よくわからないのです。Dropbox があればコストや人員を抑えることができます」とニルソン氏は言います。Dropbox Business ならプラットフォームやデバイスを問わないので、デジタル環境を統一する必要がありません。これは Desert Adventures のような小さな会社にとって大きなメリットです。ニルソン氏はオフィスで Windows を使っていますが、多くの社員は iPad や iPhone から Dropbox フォルダにアクセスしています。「必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、何もかも変わりました。Dropbox のおかげで時間を節約できました。小さな会社にとって、時間はかけがえのない資源です。」