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Ehrenberg-Bass のスタッフは Dropbox Business を使用して、研究に関する機密情報を含むファイルにどこからでもアクセスし、安全な共同作業を可能にしています。

Ehrenberg-Bass の主な成果

各プロジェクトのプライバシーを向上

様々な場所にいるユーザーと簡単に共有

進行中のプロジェクトや完了したプロジェクトのアーカイブにおける安全性を強化

導入の目的

早期導入

流行に敏感なチームを抱える Ehrenberg- Bass が可能な限り早急にオンライン ファイル ストレージのサービスを導入したことは当然のことといえるでしょう。Dropbox Business の存在を知ると、ディレクターそして教授であるバイロン・シャープ氏は、スタッフをオンサイト サーバーから Dropbox Business に移行させるという思い切った決断を下しました。 その時点では、まだ Ehrenberg- Bass の全社員が Dropbox に精通していませんでしたが、シャープ氏がスタッフのために短いプレゼンテーションを行うと、全社員がすぐに事情を把握することができました。ユーザー 65 人を対象に Ehrenberg- Bass の Dropbox Business アカウントを設定すると、スタッフはすぐに研究プロジェクト、データ、教材を Dropbox に保存し共有を始めました。マーケット リサーチ マネージャーのクリスティ・ウィリス氏は、当時のことを次のように語っています。「Dropbox への移行はとても簡単でした。Dropbox に参加してファイルを保存すると、すぐにスタッフが情報を共有し始めたのです。従来のようにファイルをサーバーに上げる必要がなくなりました。」

「集めたデータは Dropbox フォルダに保存しています。報告書や提案書も Dropbox に保存しています。こうしておくと、プロジェクト チームのメンバーは Dropbox を開くだけで必要な情報にアクセスできます。」

ソリューション

行動の変化

ビジネスの企画書など、Ehrenberg- Bass のファイル テンプレートの多くは Dropbox に保存されているので、教授や学生そして他の社員は新しいプロジェクトの開始時に Dropbox にアクセスすることから始めています。プロジェクトが開始すると、チームは Dropbox Business を使用してデータを保存したり、関連ファイルの共有を行ったりチーム メンバーによるアイデアをまとめています。ウィリス氏は次のように説明しています。「データを収集したら Dropbox フォルダに保存するようにしています。レポートや企画書を書く時も、ファイルは Dropbox に保存します。こうしておくと、プロジェクト チームのメンバーが Dropbox を開くだけで必要な情報にアクセスできるからです。」 通常、各プロジェクトは少人数で管理されていますが、関係者はオフィス外で働くこともよくあるため、そうした面でも Dropbox Business はプロジェクトを進行する上で貴重なアセットになっています。「リモートから働くスタッフが多いので、簡単にアクセスできる Dropbox はとても便利です」とウィリス氏は述べています。 プロジェクトが完了すると、チーム メンバーが研究で発見した内容について論文を書いたり、雑誌の記事を書くことも稀ではありません。研究とそれに関連する結論も大学院の学生による論文で使われることも多々あります。Ehrenberg- Bass のスタッフの中には、研究で発見した内容についてマーケット リサーチのテキストを書く人もいます。研究後のプロジェクトにおいても、開発プロセス全体におけるファイルの整理に Dropbox Business が使われています。ウィリス氏は次のように説明しています。「Dropbox はサーバーよりもレベルの高いプライバシーを提供してくれるので助かっています。プロジェクトに取り組んでいる時に、誰がファイルにアクセスできるのか管理できます。」 研究や報告を行っている時に Dropbox Business を利用するほか、Ehrenberg- Bass チームは マーケティング資料を整理するためにも Dropbox を使用しています。組織が新しいクライアントや企業スポンサーに向けて公表の必要がある場合も、Dropbox のマーケティング ファイルのライブラリにアクセスしたり追加するだけです。

「Dropbox はサーバーよりもレベルの高いプライバシーを提供してくれるので助かっています。プロジェクトに取り組んでいる時に、誰がファイルにアクセスできるのか管理できます。」

導入の効果

世界中で体験を共有

Ehrenberg- Bass のスタッフは Dropbox に非常に重要なデータを大量に保存しており、似たような内容のプロジェクトに取り組む場合には過去の研究報告を参照することがよくあるため、ファイル削除を保護する機能に大きな価値を見い出しているといいます。「作成したフォルダは決して削除したくありません」とウィリス氏はいいます。「長期にわたって Dropbox にすべてを維持しておきたいのです。大量の作業を積み込んで来たフォルダを誰かが誤って削除してしまった時に、Dropbox Business のファイル復元機能のありがたさを思い知りました。皆が会議に参加していた時のことです。突然、高度な研究用のフォルダが削除されていることに気づいたのです。誰が誤って削除してしまったのか確認することができたのも素晴らしいと思いました。そしてもちろん、フォルダを復元することができて、とても助かりました」とウィリス氏は述べています。 便利なストレージと共有そしてファイルが安全に維持されているという安心感から、Ehrenberg- Bass は早々に Dropbox を導入しデータを移行したことが正解だったと考えているそうです。「安全でアクセス可能にしておきたいものをバックアップしておく方法として Dropbox Business は断然におすすめです」とウィリス氏は語っています。