Dropbox Business でドイツ開発研究所のフィールドワークが迅速化

ドイツ開発研究所(研究機関)

ドイツ開発研究所の主な成果

迅速かつシンプルでグローバルな共同作業

IT サポートへの負担を軽減

グローバルなチームの IT 管理の簡略化

導入の目的

研究の垣根を排除

ドイツ開発研究所(DIE: Deutsches Institut für Entwicklungspolitik)は、グローバルな開発と国際的な研究協力のための主要シンクタンクの 1 つです。DIE は政策関連のコンセプトを開発して省庁や政府、国際機関に提言するほか、現在の政策関連の問題点に言及します。同研究所が出資を受けているのはドイツ連邦とノルトライン・ヴェストファーレン州です。職員の 3 分の 2 は研究者で、3 つの国グループをまたいで研究に従事しており、発展途上国に頻繁に足を伸ばして研究をしています。Dropbox Business を導入する前まで、フィールドワークで集めたデータは USB メモリーに保存していたため、違う地域にいる他のチーム メンバーとデータを共有するのは困難でした。また、ウイルスに感染してデータを失ったり、異なるバージョンのドキュメントとファイル形式もあまり把握できていませんでした。同研究所は、USB メモリーを使った方法からオープンソース ソフトウェアの iFolder に移行しようと模索しました。所内の IT チームがこれを設定しましたが、外部でホストされていました。残念なことに、このソリューションは複雑で、数多くの IT リソースを必要とし、チームで共同作業することは不可能でした。同期にも問題が多くデータが失われることが多々あり、ソフトウェアにアクセスできない外部パートナーをプロジェクトに含めるのは、以前よりも困難になってしまったのです。「オープンソースのソフトウェア ソリューションには制約がありました。サーバーに障害が発生しがちで、そのメンテナンスには多大なコストと労力がかかりました」と、ドイツ開発研究所の IT 担当者ビタリー・イサーコフ氏が言っています。そこで、新たな方法を探し始めました。数多くの発展途上国の提携パートナーは Dropbox Business を使用していて、同研究者のパートナーもよく知っていました。Dropbox Business の導入を決めたのには、さまざまな理由があります。職員の使用デバイスの種類に関係なくインターネット経由で簡単にデータにアクセスできること、複数のチームがプロジェクト/フォルダで共同作業できること、オフラインでも作業を継続してデータを同期できること、そして十分なストレージ容量があることです。イサーコフ氏が指摘するように、「研究者が保存するデータの量は膨大です。ですから容量が決め手でしたが、Dropbox Business は十分な量のストレージ容量を提供してくれました。」

「複数のグループやプロジェクトで作業をしている科学者の環境は大幅に改善されました。誰もが最新のバージョンにアクセスできます。格段にスピードアップしました。」

ドイツ開発研究所 IT 担当者 ビタリー・イサーコフ氏

ソリューション

貧弱なネットワークでも利用できる高度な共同編集ツール

ドイツ開発研究所は 2014 年から Dropbox Business を活用しています。研究者たちは、Dropbox にアクセスして個々の研究プロジェクトで共同作業を行っています。また、元から Dropbox Business を使用していた発展途上国にいる外部の提携パートナーとのデータ共有についても、著しく簡単になりました。 Dropbox Business の同期機能はインターネット帯域が狭くとも正しく機能します。これは、ネットワーク回線の貧弱な発展途上国にいる同僚にとって重要な点です。まったく接続できない場合でも Dropbox フォルダにデータを保存しておけば、インターネットへの接続が回復次第、同期が実行されます。」フィールドワーク以外に、同研究所のトレーニング プログラムの講師も、コース教材の配布や、新卒または若い専門家による課題提出に Dropbox を利用しています。

「Dropbox Business の同期機能はインターネット帯域が狭くとも正しく機能します。これは、ネットワーク回線の貧弱な発展途上国にいる同僚にとって重要な点です。まったく接続できない場合でも Dropbox フォルダにデータを保存しておけば、インターネットへの接続が回復次第、同期が実行されます。」

ドイツ開発研究所 IT 担当者 ビタリー・イサーコフ氏

導入の効果

遠隔地からの IT の管理

Dropbox Business を導入したおかげで、ドイツ開発研究所の IT 部門はファイル共有関連のサポートから解放されました。ユーザーの Dropbox Business アカウントを取得し、IT 部門がソフトウェアをインストールすれば、その後のメンテナンスは必要ありません。また、IT 部門は、Dropbox Business の共有フォルダを使用して迅速にソフトウェア アップデートを配布できます。「管理者は、複数のユーザーとフォルダを共有して、ソフトウェアをダウンロードおよびインストールさせることができますが、頻繁に海外で研究活動をしている研究者にとっては特に便利です。」

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