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デザイン用ソフトウェアを手がける InVision では Dropbox Business を活用した安全で効率的な共同作業を行い、 世界中でビジネスの規模に合わせたチーム編成が可能になりました。

InVision による Dropbox 導入の主な効果

 チームや時差を越えた共同作業がスムーズに

社員アカウントの完全な透明化と、容易なオンボーディング

データとデバイスのセキュリティを強化

導入の目的

進化するビジネスのニーズに対応

InVision App はソニーやナイキなど、世界有数の企業で使用されているプロトタイピング ツールで、プロダクトのアイデアを漠然としたコンセプトをスピーディーに形にし、実際の出荷へと導きます。ソフトウェア自体もパワフルなデザイン ツールですが、なんといってもその魅力は、Dropbox をはじめとする他社の有名アプリケーションとのインテグレーションにあります。InVision の顧客は Dropbox アカウントに保存しているアセットにリンクでき、更新内容は InVision のプロトタイプにも自動的に組み込まれます。同社の Dropbox との結びつきを考えると、InVision 設立当初の社員が個人用 Dropbox アカウントを使って共同作業をしていたこともうなずけます。しかし、ニューヨークでたった数名の社員で会社を始めたときから比べると、プロダクト部門の責任者をイギリスに置き、各地に社員が増え、チームが成長するにつれ、複数のアカウントの効果的な管理とセキュリティ強化の必要性がますます高まりました。InVision 運営部長のシャローム・ウェバーマン氏は「社員はアカウントを各自で管理していました。もし誰かが他社に転職するとなると、アカウントとデータも持って行かれることになります」と語ります。

「Dropbox Business によってアカウントを集約できたので、管理がとてもシンプルになりました。Dropbox Business に投資するのは賢い選択です。ビジネスは大きく成長しましたが、私の負担は小さくなりました。」

ソリューション

ワークフローの再構築

今ではすべての社員がエンタープライズ アカウントを持っているので、Dropbox Business を使って簡単に共同作業ができます。製品チームとデザイン チームは主にメッセージング アプリの Slack を使ってやり取りをしています。Slack と Dropbox を連携させれば、Dropbox に保存されている Photoshop や Sketch のファイルを、チャット画面から直接アップロードできます。「プロダクトが開発者にメッセージを常に送信し、Photoshop ドキュメントが更新されたことを伝えてくれます。Dropbox のリンクが通知されるので、スタッフはどのファイルを見ればいいかすぐにわかります」と話すのはプロダクト部担当副部長のビリー・キーリー氏です。Microsoft Office をメインで使用している社員も Dropbox バッジを活用しているそうです。バッジを使うと、ファイルの共有や他のユーザーが変更した最新バージョンへの更新がすべて Office 内でできます。「財務チームのメンバー数名と仕事をしますが、Excel のスプレッドシートをメールでやり取りするのではなく、同時にファイルで作業することが可能です」とウェバーマン氏は説明してくれました。Dropbox Business の導入により、InVision は簡単に会社の重要データを集約、追跡できるようになりました。チームへの新入社員の追加も簡単で、2 段階認証などの機能を有効にすることで、顧客のデザイン ファイルのセキュリティもしっかりと維持できるということです。ウェバーマン氏は「パスコードを追加するとデバイスのセキュリティがさらに強化されます。当社のように社員が各地に点在している企業にとってセキュリティは非常に重要です」とも話しています。

「すべて Dropbox に保存しているので、パソコンには何もありません。すべてのデバイスで Dropbox にアクセスできますから。」

導入の効果

時間とリソースの節約

Dropbox Business により InVision の社員の仕事が以前より整理されたとキーリー氏は言います。個人ユーザーからは、エクステンデット版のバージョン履歴や削除済みファイルの復元により、ファイルを紛失する心配がなくなったことが評価されています。「すべて Dropbox に保管しているので、うっかりファイルを上書きしたり削除したりする心配がないので安心です。必要な時はいつでも前のバージョンを取り出せます」とキーリー氏は言います。また、InVision 製品に対する需要が増す中で、同社の製品およびデザイン チームが需要に対応するのにも役立っています。「イギリスで朝起きたら、共有フォルダにアクセスするだけで必要なファイルが揃います。アメリカのスタッフがオンラインになるのをいつまでも待つ必要はありません」と語るのは、リード プロダクト デザイナーのアンドリュー・カレン氏です。こうして InVision の社員は、Dropbox Business を使うことで、デザイン会社の顧客に対して製品が保証している「スピーディな動き」という目標を最終的に達成できたのです。「Dropbox 内の同じドキュメントで共同作業をすることで、何もかもが簡単になり、時間も大幅に短縮できました」とウェバーマン氏は言います。