ウェブ開発会社の Mobify では、Dropbox Business を活用して、医療保険に関する書類や社員全員が参加するプレゼンテーションでコラボレーションを行っています。また、デベロッパーは外出先でも仕事を継続できるようになりました。

Mobify の主な成果

高度な可視性ツールと管理機能

シンプルなオンボーディングと広範な導入

場所とデバイスに縛られないコラボレーション

導入の目的

試行錯誤

テクノロジーに詳しいスタッフが多い Mobify では、正式な IT 部署を設ける代わりに、サポートがなくても使用できる優れた製品やサービスをいろいろと試し、その中で特に多くの社員が愛用するようになったアプリケーションを業務用の正式なツールとして採用していました。 Dropbox もそのようなサービスの 1 つで、Dropbox Basic アカウントと Pro アカウントは社員の間で高評価を得ていましたが、同時にロジスティックな問題が発生する原因にもなっていました。会社のファイル管理を一元化し、ファイルへのアクセスをより厳密に制御できるシステムの構築に取り組んでいた Mobify は、そこで、Dropbox に似た別のソリューションに移行することにしました。しかし、この移行が、新たな悪夢を生むことになったのです。システム エンジニアのカイル・ヤング氏は、当時を振り返って次のように述べています。「ドキュメントが同期されていない、またはドキュメントが勝手に削除されたなどの苦情を耳にするようになりました。そして、それを回避する手立てがまったくなかったのです。」 Mobify は、適切に動作しないソリューションに投資するのは馬鹿げていると判断し、同社が求めるセキュリティ ツールと企業向け管理機能のすべてを備えていることが後にわかった Dropbox Business にすぐさま戻しました。「社員全員が、Dropbox なら共有と同期をいかにシームレスに行えるのかを再認識しました。ファイルが見当たらなくなることも一切なくなりましたし、まさにこれこそ我々が求めていたサービスだったのです。また、企業向けに開発された Dropbox Business には、当社が求めるすべての機能が備わっています。IT 分野の人間は誰でも使用ツールに対して高い基準を設けていますが、ファイル共有ソリューションに限って言えば、そうした基準を満たしていたのは Dropbox Business だけでした」と、ヤング氏は高く評価しています。 これまでは各支社のチームに NAS ストレージ サーバーとファイルへの VPN アクセスを提供していましたが、すぐに VPN 接続には問題があることがわかりました。グローバル IT サービス マネージャーのニティン・ヴィーラアラス氏は次のように述べています。「特に営業チームにとってリモート アクセスは進行中の問題でした。3G ホットスポットを使用して VPN から情報を引き出そうとしていましたが、理想的とはいえない状況でした。ドキュメントの同期やバージョンの順番を把握する上でさまざまな問題が浮上してきたのです。」 接続性とバージョンの問題に加え、Mac ユーザー(社員の 35 % が使用)が VPN を使用すると OS に関係する問題が発生していました。このようないくつもの問題は拡大プロセスを複雑にする要因となり、NewVoiceMedia の IT チームによる計り知れないほどの時間と労力を必要としていました。

「IT 分野の人間は誰でも使用ツールに対して高い基準を設けていますが、ファイル共有ソリューションに限って言えば、そうした基準を満たしていたのは Dropbox Business だけでした。」

Mobify システム エンジニア、カイル・ヤング氏

ソリューション

簡単で迅速な導入

Mobify の 85 名の社員全員に Dropbox Business を導入するまでにかかった日数はわずか 1 週間でした。なぜなら、社員は以前から Dropbox を愛用していたので、セットアップを簡単に済ませ、苦情の原因となっていた以前のソリューションの使用も即座に中止できたからです。「誰でも直感的に操作できるところが魅力です。当社ではチームの生産性とスピードが何よりも大切なのですが、これを達成するには、IT 管理に時間を費やす代わりに、会社の一番の強みであるコア ビジネス バリューに集中する必要があります。これを可能にしてくれたのが Dropbox Business です」と、ヤング氏は Dropbox Business 導入の効果を説明しています。 Dropbox Business を導入したことで、Mobify では、引き続き社員に各自の個人用 Dropbox アカウントの使用を認めながら、社内ドキュメントの管理や、仕事用ファイルと私用ファイルの区別を行うことが可能になりました。交渉途中で販売契約書のテンプレートが見当たらなくなるなど、以前のソリューションで発生していた同期の問題も、今や遠い昔の苦い思い出に過ぎません。「以前は、さまざまな問題のトラブルシューティングに毎週何時間もの時間を割いていました。以前のソリューションでは、オンボーディング、オフボーディング、権限の設定などの操作が、Dropbox に比べて非常に複雑だったことも覚えています」と、ヤング氏は当時を振り返って言います。 現在、ヤング氏はコンテンツの所有者に各自のファイルの権限を管理させて、自分は重要なシステムと製品開発に集中できるようになりました。自身も Dropbox Business を積極的に活用しているヤング氏は次のように説明しています。「Mobify では、ユーザーによる管理を必要としない Dropbox Business のようなソリューションが求められます。管理業務を省くことで節約できた時間は、そのまま自社製品に投じています。」

「Mobify では、ユーザーによる管理を必要としない Dropbox Business のようなソリューションが求められます。管理業務を省くことで節約できた時間は、そのまま自社製品に投じています。」

Mobify システム エンジニア、カイル・ヤング氏

導入の効果

理想のコラボレーションを実現

Mobify では、社員の医療保険に関する書類や、社員全員が参加する週に 1 度のミーティング用のスライドなど、会社全体のアセットを Dropbox Business で共有する一方、各部署でも Dropbox Business を活用して、担当者間でさまざまなドキュメントを共有しています。たとえば、製品開発担当デザイナーは、Dropbox Business を使用して、プロモーション用の資料をマーケティング担当デザイナーと共有しています。「Dropbox Business を利用すると、部署の異なるデザイナー間でもコミュニケーションやコラボレーションを簡単に行うことができます。つまり、「組合」と似た環境で作業を進めることができるのです」と、ヤング氏は説明しています。 また、Dropbox Business の共有リンク機能により、シアトルのマーケティング会社と資料を共有したり、特別サービス チームが製品開発モックアップを顧客と共有したりなど、外部とのコラボレーションも簡単に行えます。「Dropbox Business を導入していなかったら、今のように最新バージョンのアセットを適宜共有することなど不可能だったでしょう」と、コンテンツ マーケティング ストラテジストのデイビッド・フェイ氏は述べています。 また、信頼性の高い同期やオフライン アクセスなどの Dropbox Business の機能と、直感的に操作できるモバイル アプリのおかげで、Mobify の社員は外出先でも社内にいるときと同じように同僚や顧客とコラボレーションを行えるため、生産性が落ちることがありません。「飛行機で移動中や宿泊先のホテルで、急いで資料を揃えなければならないこともあります。そのようなときでも、Dropbox Business があれば、すべてのファイルが 1 か所にきちんと整理されて保管されているので、必要なファイルをさっと取り出して資料を簡単に作成でき、仕事の流れが滞ることがありません」と、前述のフェイ氏は説明しています。 Mobify の社員は、制作過程の真っ只中であっても、顧客開拓のために外回りをしているときでも、Dropbox Business を変わりなく活用できます。Dropbox Business の操作性と信頼性こそが、Mobify が最初に Dropbox の採用を決めた理由であり、今も使い続けている理由です。

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