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アセット マネージャーは外出先でも Dropbox Business から最新のコンテンツにアクセスして共有できるので、メールのやり取りを減らすと同時に、物件の評価や点検を安全に行うことができるようになりました。

Monarch Investment & Management Group の主な成果

メールへの依存を軽減

外出中の生産性の向上

守秘性の高い顧客情報のセキュリティを強化

課題

古いツールにさようなら

不動産会社として Monarch Investment Group は投資家向けの資産管理や賃借人向けの建物の管理を自社で直接行うことを誇りにし、顧客対応に力を入れています。そのため同社では、15 の州で物件管理を担当している 1,000 人近い社員が社内のワークフローに不満を感じていると知ったときは驚きを隠せませんでした。アナリストのカーティス・ポトル氏の話では、アセット マネージャーは出張が多いにも関わらず、Monarch の社内サーバーから間取り図、契約書、ローンの借り換え契約書などの重要な書類にアクセスできませんでした。「アセット マネージャーにメールでファイルを送らなければなりませんでした。ファイルはどこかと尋ねるメールが来ることもよくありました」とポトル氏は言います。メールの受信トレイを整理できないため、多くの社員は必要な書類を入れた分厚いバインダーを持ち歩いていました。また、Monarch では特に社員が退職したときに、重要な情報を管理する最適な方法を必要としていました。「大量の社会保障番号を持ち出される心配から解放されたかったのです」とポトル氏。いくつかのソリューションを調べた結果、最高のセキュリティと導入のしやすさが決め手となり Dropbox Business を選びました。「プラットフォームがとても使いやすいので、気軽に使えます」と語るのはアナリストのグレッグ・ヒドレイ氏です。

「Dropbox Business はみんなの生活をよりシンプルにしてくれます。アセット マネージャーは書類を探すことではなく、物件に集中できます。私も大量のメールを送る必要がなくなり、時間の無駄が大幅に減りました。」

ソリューション

充実の管理機能で共有をもっと便利に

Monarch では Dropbox Business を利用して、売買契約書や建物の仕様書など、物件に関するすべてのファイルを共有フォルダで整理しています。Dropbox は時間の節約に貢献しています。アセット マネージャーは販売や借り換えの評価を行う際に、どこにいてもスマートフォンで必要な Excel スプレッドシートや PDF を取り出すことができるようになりました。すべてのファイルをクライアント名やコンテンツの種類ごとに整理した一貫性のあるフォルダ階層に保存しているため、アセット マネージャーは必要な情報を得るために本社にメールを送る必要がなくなりました。「今ではさっとファイルを見つけて、モバイル アプリから直接リンクを送信すれば完了です」とポトル氏は言います。管理者は社員 1 人ずつ権限を管理するのではなく、グループごとに権限を管理することができるようになり、Dropbox は Monarch の時間節約に貢献しています。「グループ機能はとても効果的で効率的です」と語るのはヒドレイ氏。「チーム メンバーに変更があったときは、そのメンバーを新しいグループに移動するだけで、自動的にフォルダのアクセス権も変更されます。」また、編集可能の権限と読み取り専用の権限と細かくカスタマイズできるので、ドキュメントを変更できるユーザーを制限することができます。アカウント移行や遠隔削除機能のおかげで、Monarch では社員が退職してもファイルの管理は万全です。「退職する社員のファイルを驚くほど簡単に次の社員に移行できますし、他のデバイスからのアクセスもしっかり制限できます」とポトル氏はコメントしています。

「すでに Dropbox の個人用アカウントを利用していましたが、Dropbox Business への移行で強化されたセキュリティは想像以上です。」

結果

生産性をさらに強化

Monarch によれば、Dropbox のおかげでアセット マネージャーの外出先での生産性がアップしただけでなく、同社のセキュリティもより強固になったということです。「Dropbox はみんなの生活をよりシンプルにしてくれます」とポトル氏は言います。「アセット マネージャーは書類を探すことではなく、物件に集中できます。」エクステンデッド バージョン履歴にも助けられているそうです。ヒドレイ氏によれば、「重要な書類を削除してしまったということは少なくありませんが、たった 3 回のクリックですべて復元できるのです。これで夜も安心して眠れます」とのことです。ポトル氏によれば、全体的に社員の業務効率が改善したそうです。「Dropbox の利用状況は驚くほど進化しています」とポトル氏は言います。「社員は自然に Dropbox を取り入れて、同僚にもすすめています。強制する人はいません。生産性をアップするにはこれが一番の方法です。」