南米を拠点とする大手ビジネス コミュニケーション コンサルティング会社の MZ Group では、Dropbox Business を導入して顧客とのコラボレーションや、社員による外出先での作業継続を可能にしたことで、時間と経費の節約を実現しました。

MZ Group、ビジネス コミュニケーション コンサルティング会社

MZ Group の主な成果

同期の高速化で生産性の向上を実現

IT 関連の経費削減を実現

顧客に関する機密情報をしっかり管理

導入の目的

コミュニケーションの効率化

サンパウロを拠点に企業のコミュニケーションに関する総合サービスを提供する MZ Group は、現在 600 社を超える顧客企業を抱える業界のリーダー的存在ですが、同社の役員は事業範囲がブラジル全土、アジア、米国へと拡大するにつれて、自社のオフィス テクノロジーだけではこれ以上の機動力向上は望めないと感じるようになっていました。たとえば、ファイルの保管は社内サーバーに頼っていたため、インフラストラクチャやハードウェア、ソフトウェアに継続的に投資し続けなければならないうえ、サポート チームが同じドキュメントで同時にコラボレーションすることも困難でした。また、外出中の社員は、VPN 接続を経由しなければドキュメントにアクセスできない状況でした。「セキュリティ上と社内システム上の理由により、接続スピードも決して速くはありませんでした。また、同じファイルの競合コピーがいくつも存在していたため、社員がそのファイルにアクセスする際に混乱が生じることもありました」と、MZ の 投資家向け広報活動、一般向け広報活動、デジタル コミュニケーションズなどを担当する最高財務責任者のロボルフォ・ザビスキー氏は当時を振り返っています。さまざまなソリューションを試してみた結果、MZ は Dropbox Business を採用することに決定しました。Dropbox Business の同期速度と使い勝手の良さが採用の決め手だったとして、IT コーディネーターのアレックス・ソウザ氏は次のように述べています。「Dropbox Business は簡単に使えるので、IT 担当者が社員教育に何時間もの時間を費やす必要がありません。ログイン情報を作成して社員に送信するだけで事足ります。」

ソリューション

どこにいても仕事の継続が可能に

現在では MZ に在籍する 250 名の社員全員が、Dropbox Business を使って社員間または顧客とのコラボレーションを行っています。プレゼンテーションやプレス リリースなど、扱うドキュメントの種類に関わらず、社員はリアルタイムで更新される Dropbox リンクでファイルを共有できます。また、Dropbox バッジ機能により、複数の社員が同じドキュメントで編集作業を行っても、競合する複数のバージョンが作成されることがありません。「この通知機能により、複数の社員が同じドキュメントで同時に作業をしたり、コメントを追加したりしても、混乱が生じることがありません」と、ザビスキー氏は言います。ドキュメントでの共同作業が完了したら、社員は最終バージョンのファイルの Dropbox リンクをメールまたは WhatsApp で顧客に送信します。「顧客には、Dropbox と WhatsApp のインテグレーションを非常に高く評価していただいています」と、ソウザ氏は述べています。 さらに、Dropbox モバイル アプリにより、MZ の社員は外出中でもファイルの閲覧と共有を簡単に行えるようになりました。つまり、VPN への接続に費やしていた無駄な時間を顧客サービスに回せるようになったのです。「顧客がファイルを必要としていたら、たとえ車で移動中でもスマートフォンからさっと送信することができます。交通渋滞が多いブラジルでは、これは画期的な進歩だと言えます」と、ザビスキー氏は Dropbox モバイル アプリを高く評価しています。 この他にも、Dropbox Business の管理コンソールにより、MZ の役員は顧客の機密データの共有先を厳密に制御することができます。 「データのセキュリティと保護を謳うソリューションは数多くありますが、当社では Dropbox がもっとも信頼できると判断しました。Dropbox に信頼性の高いデータ セキュリティ機能と機密保護機能が備わっていなかったら、導入するという決断にはいたらなかったでしょう」と、ソウザ氏は述べています。

「データのセキュリティと保護を謳うソリューションは数多くありますが、当社では Dropbox がもっとも信頼できると判断しました。Dropbox に信頼性の高いデータ セキュリティ機能と機密保護機能が備わっていなかったら、導入するという決断にはいたらなかったでしょう。」

MZ Group、IT コーディネーター、アレックス・ソウザ氏

導入の効果

時間とコストを削減

Dropbox を導入したことで、MZ では業務の効率化が進み、それによって節約できた時間を社員は顧客案件に費やせるようになりました。ソウザ氏によると、以前の VPN システムの代わりに Dropbox を使用することで節約できる時間は、社員全体で週に 1,000 時間近くにも上ると推定されています。「これは VPN との比較に過ぎません。会社全体でみると、他にも節約できるようになった面がまだまだあります」と、ソウザ氏は指摘しています。 MZ によると、Dropbox を導入したことにより、新しいサーバーや VPN のライセンス、その他のバックアップ ソフトウェアなどにかかる諸経費が必要なくなったため、年間で 10 万ドル近くの IT 関連経費の削減につながりました。「Dropbox を導入した当初の目的は、経費削減ではなく、社員の機動力を向上させることでした。しかし、結果的には、Dropbox を導入したことで財務面と情報セキュリティ面でも目を見張る改善がみられました」と、ザビスキー氏はその効果を評価しています。 600 社を超える顧客企業を抱え、ブラジル国内の株式公開会社のリーダー的存在である MZ は、不測の事態が起こっても業務を停止するわけにはいきませんが、Dropbox Business のおかげで、停電が 3 時間続いたときにも社員は自分が担当する案件に関する業務を継続することができました。「Dropbox さえあれば、ノートパソコンかスマートフォンで仕事を継続できるので、1 秒たりとも無駄にすることがありません」と、ソウザ氏も述べています。

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