クラウド マニュファクチャリング ERP を開発する Plex Systems ではこの 2 年間で社員数が倍増し、Dropbox Business を使って場所やデバイスを問わず、よりスムーズな共同作業を行っています。

Plex Systems(ソフトウェア企業)

Plex Systems の主な成果

スケーラブルで費用対効果の高い IT アーキテクチャ

モバイル デバイスで顧客とのやり取りをスピーディーに 

 

場所を問わずにシンプルかつパワフルな共同作業を実現 

 

課題

急成長を妨げる障壁をなくす

Plex Systems の設立者は製造業で働いた経験を活かし、重要な業務をクラウドに移行することで、400 社を超える製造業者の在庫管理、出荷管理の効率化を実現しています。ミシガン州に拠点を置く同社はこの 2 年間で社員数が倍増したことで、成長に合わせて社内用のツールをアップグレードする必要性を認識するに至りました。異なる場所で働く社員が主に利用していたのはメールで、1 つのドキュメントにいくつものバージョンができてしまう「ファイル管理の悪夢」に悩まされていたと IT 担当部長のクリス・ペソーラ氏は語ります。「異なる場所やデバイスでも共同作業ができる効率的な方法が必要でした」と同氏は言います。クラウド ソリューション プロバイダーとして、Plex では数々の共同作業用ソリューションを検討しましたが、使いやすさから最も人気を集めたのが Dropbox Business でした。Windows だけの環境から、すべてのプラットフォームを使用できる環境へと移行したことで、Plex では異なるデバイス間でもシームレスに動作するサービスが必要でした。ペソーラ氏は「私たちが求めていたのは、誰もが受け入れてくれるような簡単なソリューションでした。テクノロジーを導入する際の課題です」と言います。

ソリューション

ユーザーの使い慣れたツールで作業を

社員は自分の好きなアプリケーションをどこにいても使用できるので、Dropbox Business が生産性を維持してくれます。「ユーザーはウェブから Microsoft Office のネイティブ ドキュメントを開くことができるので喜んでいます」とペソーラ氏は言います。マーケティング部門では Dropbox バッジを利用して PowerPoint のプレゼンテーション上で共同作業を行うようになり、社員はファイルを作業中の同僚がいないか確認して、変更が加えられたときは最新バージョンにアップデートすることができるようになりました。財務チームのメンバーは共有リンクや共有フォルダを利用して、販売担当者に契約書を送信しています。販売担当者は、モバイル デバイスからでも顧客との契約を完了するためのドキュメントへ簡単にアクセスし、共有できるようになりました。 「見込客から契約に署名する準備ができていると伝えられたら、販売担当者は指先ひとつで契約書を取り出せます」とペソーラ氏は語ります。管理コンソールを利用して、Plex では疑わしい利用やログインがないか監視し、BYOD(個人所有デバイス利用)環境のセキュリティを維持しています。社員がデバイスを紛失したり退職したりした場合、IT 担当者がファイルの移行やデバイスの遠隔削除を行うことができます。

結果

コスト削減 & 生産性大幅アップ

Dropbox Business の導入で、Plex は将来の成長に合わせて規模を拡大縮小できます。ハードウェアへの長期的な投資を削減しつつも、ローカル ドライブやデバイスのストレージの容量制限は下がりました。「バックエンドのアーキテクチャをアップグレードする必要がなくなったことで、すぐに数十万ドルの効果が現れました」とペソーラ氏は言います。セールスやマーケティング部門では、共有フォルダを使うことでメールが減りました。これで社員はファイルの最新バージョンを見つけるために時間を費やす代わりに、自分の業務や顧客の要望に集中できるようになります。また、モバイル デバイスで Dropbox から主なカタログや連絡先にアクセスできるので、販売担当者の顧客への対応が今まで以上にスピーディーになります。結論として、取引が増え、同社の収益もアップします。

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