働き方改革の一環でファイル共有の仕組みを導入

 

居場所によらず情報を確認できるようにするとともに
施工現場や会議の場でのコミュニケーションを効率化

大成温調の Dropbox 導入の主な効果

施工図面を PDF 化し Dropbox に保存。常に最新の図面が容易に確認でき、それまで手作業で作成していた図面集ファイルが不要に

担当する現場で急な確認事項が発 生 し た 場 合 も 、出 先 や 本 社 オ フ ィ ス からスマートデバイスを使って資料 などを迅速に確認できる

管理職にDropboxアカウントと タ ブ レ ッ ト を 配 布 。会 議 に お け る ペーパーレス化、情報共有の効率化 を推進

「NAS のある現場事務所や、PC のある本社オフィス に立ち寄らずに、 施工図面などをタブレットで閲覧 できるようになりました。 Dropbox の導入前には 気付かなかった無駄が削減できています。」

抱えていた課題

作業に関わるデータを現場事務所以外で
閲覧・編集できる仕組みが必要に

高層ビルやホテル、病院、学校、マンションなど、さまざまな建築物の空調設備や給排水衛生設備、電気設備などを扱う大成温調。
設計および現場での施工管理を主要業務として、全国規模で事業を展開しています。同社のビジネスを円滑に進める上で欠かせないのが、現場内外での情報共有です。
例えば、建物を建てる際には、施工図面や施工計画書、設備仕様書など多くの書類が必要です。
従来、それらは紙の書類と、現場事務所内に設置した NAS にデータを保管することで運用してきました。

「しかし、この状態では現場事務所内でしか情報を確認できません。
そのため協力会社などとの打ち合わせには資料を印刷して持参しなければならず、
それが大きな負担になっていました」
と大成温調の髙橋俊介氏は言います。

ときには 100 枚単位に上ることもあったほか、打ち合わせで、持参した資料以外の確認事項が出た場合、一度持ち帰る必要がありました。また社内においても不便はありました。工事の進捗により、図面は 1日の間にも複数の担当者が随時更新します。適切な工事の進行には、常に最新の図面に基づくことが不可欠ですが、これも現場事務所に戻らなければ確認できなかったのです。

「工事内容に変更があるたび、現場事務所に戻って最新の図面を印刷し、手作りの図面集に貼り替える作業を行っていました。それが当たり前ではありましたが、現場にいながら最新データを確認できる手段があれば便利だと考えていました」と同社の大井真由美氏は語ります。

 

ソリューション

データの変更箇所のみ同期する機能で
最新の施工図面を素早く共有

そこで同社が採用したのが Dropbox Business(以下、Dropbox)です。
クラウドにアクセスすればどこでもデータが閲覧できることや、NAS同様の簡単な操作で作業できることなどを評価しました。


従来は紙で運用してきた図面も Dropbox に格納することで、現場事務所以外の場所でも、必要な情報が確認できるようにしています。

「現場ではタブレットやスマートフォン、本社オフィスの自席では PC といったように、さまざまなデバイスで閲覧・編集が行えます」- 大井氏

 

結果

いつでも、どこでも情報の確認が可能に
会議資料のペーパーレス化にも貢献

 

現在同社では、Dropbox 導入を希望する各現場の責任者(工事長)のほか、管理職などを中心に約 230 アカウントを導入。これにより、施工現場内外での情報共有の効率化、複数メンバーでのファイルの共同編集などを実現し、働き方改革につなげています。


「私は工事長ですが、現場を離れている際に急な確認依頼が発生するケースがあります。
その際も、現場事務所に赴く必要がなく、本社のPC や出先でタブレットを使って確認すれば済むようになり、無駄な移動が削減できています」と大井氏は言います。

対応速度が上がり、万一のトラブルの際も速やかに解決につなげられるようになりました。
また、複数の施工現場を管轄する髙橋氏は、各現場から問い合わせを受けた際のやり取りの効率化と時間短縮効果について、次のように紹介します。


「各現場事務所から、設備の発注方法に関する相談などを受けることがあります。
すぐ分からない場合、従来は本社の資料棚から過去の現場のファイルを探して回答する必要がありました。現在は、手元のデバイスで検索すれば、迅速に必要な情報にたどり着くことができます。
当然、そのためだけに本社に行く必要もなくなっています」

Dropbox 上にある各現場の情報を能動的かつリアルタイムに確認でき、進捗を随時把握できるようになったことも、管理者として大きなメリットだといいます。
また、多くの情報がデータ化されると、気になるのはデータ自体の破損や紛失ですが、
クラウドサービスである Dropbox は適切な冗長化が施されていす自社でバックアップを取る必要がない点も、データ管理負荷の軽減という利点につながっているようです。
加えて Dropbox は、施工現場以外の場面でもメリットをもたらしています。一例が、会議のペーパーレス化です。資料の印刷・配布の手間、コストの削減を図っているほか、部門・日付ごとに議事録を保管して管理効率化も進めています。

今後、大成温調は設計部門などにも Dropbox の導入を促し、さらなる情報共有や共同作業などに活用していく計画です。

「また、我々管理者が各現場のフォルダにアクセスできるようにすれば、よりタイムリーな進捗の把握やアドバイスが実現できます。そうした仕組みも含め、一層便利な活用法も検討していきたいと思います」と髙橋氏は最後に語りました。

 

タブレット末端を使って Dropbox に保存した施工図面を閲覧する。最新の図面に基づく作業が容易に行える。

「従来はメールや電話、物理的な紙の書類でやり取りしていたさまざまな情報が、Dropbox を確認する だけで簡単に共有できるようになりました。」