導入事例
ファイル同期のスピードと高度な検索性を生かして
社内外の関係者とスムーズな情報共有を実現
戸田建設は、今年創業 140 周年を迎えるゼネコンです。建築・土木や都市開発、不動産、発電事業など幅広い領域で事業を展開し、着実に成長を遂げてきました。
従来、同社では、図面や写真、工程表などの工事用データを編集、保管するため、オンプレミスの物理サーバーを工事作業所ごとに設置していました。
建設工事では設計監理事務所や協力会社など多くの関係者が、日常的に更新される図面や各種書類を編集・チェックしていますが、物理サーバーにアクセスできるのは主にゼネコン社員だけでした。
「そのため建設工事作業所に勤務するゼネコン社員は、大容量の図面ファイルを圧縮し、メールや専用のファイル転送サービスで送る、社外向けのファイルストレージを別途用意するなど、工事情報の共有に多くの手間とコストを費やしていました」
と同社生産システム推進 1 課長の池端 裕之氏は話します。
情報共有のスピードが重視される建設工事において、例えば社外関係者に図面をメールで送る際にも、ファイル送信作業自体に手間がかかることも不便な点でした。
さらに、この運用方法はファイル管理の煩雑化も生んでいました。毎日 100 通近く届くメールの中には図面が添付されたものも多々あり、どれが最新版の図面かを確認する手間、圧縮・パスワード管理された図面の解除と、図面を工事内容ごとに分類されたフォルダに保存する手間などがかかっていました。
「 建築工事では、図面の線を 1 本間違えただけで膨大なコストと手戻りが発生する場合があります。これを防ぐために、毎回、電話で『何時何分に送ったメールのどのファイルが最新か』を確認しなければいけませんでした 」
と同社で実際に建設現場を運営する、作業所長の齋藤 年広氏は振り返ります。
加えて、各作業所の社員を悩ませていたのが、物理サーバー上のデータを誤って消去する操作ミスです。 一度削除したファイルは簡単に復元できないため、古いバージョンのファイルから再度作成する必要があります。ミスが起こるたびにムダな作業が発生していました。
折しも、本社ビルの建替えに伴う仮社屋への移転が 2019 年 12 月に決まっており、この移転に向け、従前の課題解決についての話題が上がりました。
建設工事作業所のファイルサーバークラウド化に先立ち、仮社屋ビルへの移転をする内勤部門からクラウド化を進めることにしました。
そして、情報共有の迅速化だけでなく、BCP の強化とファイルサーバー設置スペースの削減を実現することで、その実施例を基に、全国の工事作業所への適用を開始することとしました。
なお、同社は以前から、社内ワーキンググループの情報共有などに Google ドライブを利用していました。ただ、「PC 上のファイルとの同期が遅い」「アカウント登録の問題で、社外の多岐にわたる協力会社とファイル共有ができない」といった声が多くあったことから、より建設工事に関する業務に適したものを模索していました。
「 候補にしたのは Dropbox Business（以下、Dropbox）と他社クラウドストレージサービスでしたが、検討を進めるうち、両者はまったく異なるサービスだと感じるようになりました。Dropbox は、複数名と共同で作業する『机』のようなサービス、検討したもう 1 つのサービスは、完成したファイルを格納しておく『引き出し』のようなサービスだと感じました。
協力会社とファイルの編集・共有といった作業を頻繁に行う当社の場合、フィットするのは前者でした 」
と池端氏は振り返ります。
こうして同社は Dropbox を採用。共有や共同作業に不可欠なファイルの同期スピードと、ローカルフォルダと同様に扱える直感的な操作性が決め手になりました。
本格始動から約半年、同社の支店や建築・土木工事の既存作業所では物理サーバーへ保管していた図面や書類データを段階的に Dropbox 上へ移行しています。また、新規着工の作業所では標準的に Dropbox を採用しています。Dropbox へファイルを保管することで、自然とファイル共有を活用するようになりました。
また、主要な設計事務所や協力会社へ Dropbox ライセンスを貸与することで、工事に関わる社内外の全メンバーが作業するのに必要な情報にアクセスできる環境を整えました。
「協力会社ごとに共有フォルダを作ることで、最新版図面の共有ミスがなくなりました。管理する手間も省けています」（齋藤氏）。
会議体ごとに共有フォルダを作成し、資料をまとめて Dropbox の共有フォルダへ保管することで、リモートでのウェブミーティングでも活用しています。
「ペーパーレスが加速でき、書類を整える手間が省けています」
と話すのは同社建築設備部の坂口 慎治氏です。
加えて、ライセンスを貸与していない関係者にも、共有リンク機能、および Dropbox Transfer を活用することで必要なファイルを一括送信できるようになりました。
バージョン履歴の機能を使うことで、削除したファイルを簡単に復旧できるようになりました。
ファイルの検索効率も大幅に向上。
「 以前と比べて、ファイルを探す作業が3～4倍は高速化できている 」
と池端氏は強調します。
すべてのファイルが 1 カ所に保管されるようになり、Dropbox の高い検索性がより実感できるようになっています。
さらに、Dropbox の優位性は今回のコロナ禍においてもいかんなく発揮されました。
「 スムーズにテレワークに移行できたことが、Dropbox の最大のメリットだと考えています」
と語るのは同社国際支店管理部の青木 優和氏です。
具体的には Dropbox Paper を、リモートで働く社員の予定管理やタスク管理、情報共有など、さまざまな形で活用。コミュニケーションの活性化に役立てているそうです。
「 Google カレンダーにもスケジュール管理機能はありますが、個人別のタスクまで管理することはできません。Dropbox Paper でその両方を管理することで、アプリ切り替えの手間、電話による確認作業が削減でき、テレワークの生産性向上につなげることができています 」（青木氏）
Dropbox Paper は、時差がある海外の拠点・作業所とのコミュニケーションにも威力を発揮します。
1 つのファイルに対し、各人が勤務時間内にコメントを書き込んでいけば、時間を合わせてミーティングを開催しなくても詳細なやりとりができるからです。
同社では、ストレージの利用率や資料共有のリンク作成数などを随時確認していますが、活用は順調に拡大しています。
「 国内の作業所、本支店や営業所、さらには海外拠点との情報共有を含め、今後も引き続き活用を促進していきます。加えて、Dropbox Paper や DropboxSpaces のような新しい技術もどんどん展開しながら、『仕事のための仕事』を減らしていきたいと思います。 そうすることで、戸田建設のビジネス自体を一層進化させていけたらいいですね。
Dropbox 社にはこれまで以上の支援やアドバイスを期待します 」（池端氏）。
Dropbox という新たな武器によって、戸田建設のビジネスはさらに加速していくことでしょう。
コロナ禍でスムーズにテレワークに移行できたことが、Dropbox の最大のメリット。Dropbox Paper で『今、誰が何をやっているか』を可視化し、テレワークの生産性を高めています。