株式会社トーショー

Google Workspace & Dropbox を活用

 両方の共存によって社内外とセキュアに情報を共有し
開発プロセス効率化、ISO27001 取得プロジェクトに貢献

TOSHO様事務所

「社外と情報共有ができる手軽でセキュアなツールといえば Dropbox しか思いつかなかった、というのが正直なところです。」

インタビューにお応えくださったトーショー様

Dropbox 導入の主な効果

ファイルを毎回アップロードしメール転送するといった手間をかけず、社外とのセキュアなファイル共有が可能に

フォルダごとに概要説明を作成。
必要なファイルを探しやすくなり、仕事の引き継ぎも迅速化できている

Dropbox Paper でタスク管理を実施。To Do リスト作成やタスクの割り当て、メンバー間の情報共有を効率化

抱えていた課題 

製品の設計図や仕様書を社外取引先と共有するためセキュアな Dropbox を採用

東京都大田区を拠点に、病院・調剤薬局の設備・機器の製造販売卸事業を展開するトーショー。
機密性の高い情報を扱う顧客を多く抱える同社では、ビジネス遂行における最も重要なことの 1 つに情報セキュリティを位置付けています。

「一層高い業務の安全性を確保するため、ISO27001(情報セキュリティ)の取得を目指して社内の環境整備に着手しました。そこで見えてきたのが、非公式に使われている無数のクラウドサービスの存在です」
とトーショーの梅田 潤一氏は話します。

情報システム部門が把握していない ”シャドー IT ” が多数あり、このままでは情報漏えいなどのリスクが膨らんでしまうと考えました。

同社は、Google Workspace(旧 G Suite)を全社標準の業務環境として導入することを決定。ツールを整理・統合することで、より高度なセキュリティを維持することにしました。ところが、検討を進めるうちに思わぬ課題が見えてきました。それが、社外との情報共有です。

「当社の製品開発部門では、機器の設計図や仕様書などの大容量データを取引先との間でやりとりする機会が多くあります。しかし、Google Workspace はどちらかというと社内向けのツールであり、社外とのファイル共有をあまり得意としていません。かといって無料のデータ転送サービスを使うわけにもいかず、有償の転送サービスを利用してみましたが、送付ごとにファイルをアップロードしてメールを転送し、パスワードを別送するといった手間がかかるのが悩みでした。頻度が少ない状況では運用可能だと思いますが、NDA を締結済みの社外取引先と頻繁にデータをやりとりする目的には適していませんでした」
と梅田氏は言います。

製品開発業務をストップするわけにはいきません。また、ISO 取得に向けたプロジェクトでも、大量の申請書類を外部の ISO コンサルタントとやりとりしなければならず、社外とセキュアに情報共有できる仕組みの検討が急務になっていました。

ソリューション

使いやすいインターフェースで共同作業をスピードアップ

そこで同社が採用したのが Dropbox Business(以下、Dropbox)です。
選定理由について、梅田氏は次のように語ります。

「社外と情報共有ができる手軽でセキュアなツールといえば Dropbox しか思いつかなかった、というのが正直なところです。グローバルに提供されている著名なサービスですし、以前からプライベートで使っている社員が多く、スムーズに利用開始できそうな点も魅力でした。また、セキュリティ面も、ISO をはじめさまざまなデータ保護の認定を取得しているほか、名だたる大手企業が採用していることも安心材料になりました」

情報共有のためのインターフェースも好印象でした。例えば Dropbox Spaces(スペース)という機能では、フォルダごとに概要やタスク、To Do リストなどを記入できます。

「業務上のプロジェクトに新メンバーが加入したとき、メールで過去の経緯を情報共有しようとすると、プロジェクト発足当初からの膨大なメールを転送しなければなりません。Dropbox なら、スペースを使って『これは何のためのフォルダか』という概要をフォルダごとに記入できるので、その中のファイルを自分で見ていくだけで内容をキャッチアップできます」(梅田氏)。

同社の製品開発プロジェクトでは、業務が属人化しないようにメンバーを定期的に入れ替えています。そのため、この機能が役立つと感じたそうです。
また、引き継ぎのさらなる効率化を図るため、ファイルの内容と保管場所を関連付けた索引を作成。そこに Dropbox のリンクを貼ることで情報共有の一層の高速化を図っています。

結果

取引先にコスト負担をかけずお互いにセキュアな情報共有を実現

 
2020 年末にトーショーは ISO27001 を取得。Google Workspace と、それを補完するツールとして Dropbox を利用することで、社内外でセキュアな情報共有の仕組みも確立しました。

「Dropbox を使って感じたメリットの 1 つが、アクティビティログを取得し解析できることです。不審な操作を洗い出すことができるのはもちろん、誰かがファイルの上書きや削除をしてしまっても、操作者の特定や、ファイル復元が行えます。業務に不慣れな新人も、誤操作を恐れずにいろいろ試せるため、オンボーディングを早める効果にもつながっています」
と梅田氏は話します。

開発部門では、取引先との情報共有の場として活用しているほか、容量無制限の特性を生かし、製品の設計図や仕様書、取扱説明書などの原本データの保管場所としても使用しています。設計・開発ドキュメントの受け渡しがセキュアな環境でできるようになったことで、取引先からも喜びの声が寄せられています。

「取引先に対し、『無料のファイル転送サービスは使わないでください』と禁止するのは簡単です。しかし、年間何万円もかかる有料のファイル転送サービスを契約し、利用できる取引先ばかりではありません。Dropbox のような共有環境を用意することで、取引先のコスト削減、および双方のセキュリティリスク軽減につなげられていると思います」(梅田氏)。

加えて、プロジェクト立ち上げに当たっては Dropbox Paper も活用しています。To Do リストを作成して担当を割り当て、メンバー間でコメントをやりとりしながら情報共有を行うというように、プロジェクト立ち上げ時のタスク管理ツールとして活用しているのです。単なるファイルストレージを超えた、多機能なサービスである Dropbox の特長をフルに生かした活用例といえるでしょう。

同社では、今後も取引先との情報共有を核に、Dropbox 活用を推進していきます。

「扱うデータの種類や特性を鑑みて、当面はあえて開発部門のみ がDropbox を活用するような体制でいきたいと考えています。アカウントを持たせる人員を絞ることで、リリース前の製品情報などが漏えいするリスクをさらに抑えたい狙いです。これは ISO でいうところの『職務分掌(職務の分離)』に当たると考えています。また同時に、Dropbox とGoogle Workspace のどちらかでシステムトラブルが発生しても、片方が利用できれば BCP も容易になるからです。複数のサービスを適材適所で活用しながら、当社、および当社の取引先にとってベストなクラウドサービス活用をこれからも検討していければと思います」
と梅田氏は語りました。

「今後、Google Workspace とDropbox の連携が一層強化されれば、さらに高度な情報共有が図れると期待しています。」