株式会社ヤプリ

全社的な運用ルール策定で Dropbox をさらにセキュアに活用

業務に最適な設定を構築し、
セキュリティの担保と現場での柔軟な活用を両立

ヤプリ様 Dropbox導入事例

「シンプルな UI ながら管理者が柔軟に権限設定できるため、Dropbox は組織での利用に優れていると感じました。」

ヤプリ様

Dropbox 導入の主な効果

UI・UX に優れたインターフェースで直感的な操作が可能なため、デザイナーからのニーズも高い

ファイル収集に便利なファイルリクエストや、大容量のファイルを一括で転送できる Dropbox Transfer など、社外共有に便利な機能が豊富

柔軟な権限管理が可能なため、組織での利用に適している。現場にあった安心・安全なセキュリティレベルで運用可能

抱えていた課題 

Dropbox を安全に活用するために全社的な運用ルールを模索していた


株式会社ヤプリ(以下、ヤプリ)はアプリプラットフォーム「Yappli」によって、あらゆる企業へ新しいデジタル体験を提供しています。ヤプリの社内基盤づくりに携わる IT グループでは、アカウントやデバイス管理に加え、業務効率化やそのための仕組みづくりにも注力しています。

「スタートアップ企業ということもあり、これまでは業務の成長を優先してきた部分があります。成長スピードを維持したままセキュリティを確立することが、直近の大きなミッションです」
と、IT グループ 原口 猛氏は語ります。

Dropbox Business(以下、Dropbox)は原口氏の入社以前に導入され、
「さまざまなクラウドストレージサービスを比較した結果、UI や UX に優れており一番フィットしたと聞いています。SaaS を提供する弊社はデザインに力を入れているため、デザイナーからのニーズも高かったようです」と話します。

しかし利用方法やサービスとして提供されている機能について十分な周知ができておらず、組織的な運用・活用という点で課題を感じていました。そのようなタイミングで、他社の活用事例などヒントが得られればと株式会社 Too(以下、Too)に相談しました。

ソリューション

Dropbox、Too との運用ルール策定ミーティングで業務に適した設定を構築

 

 まずは Dropbox Japan、Too と 3 社での運用策定ミーティングを実施。さまざまなユースケースを共有し、ヤプリに合った設定を検討しました。

原口氏は「今までは自分から探す必要があった情報を、Dropboxさんや Too さんから提供いただけるようになったのが大きく変わった点です」と述べます。

運用ルール策定にあたり、現場ではどのような人とどのくらいの頻度で Dropbox を介したデータのやり取りをしているのか、全体アンケートを実施しました。当初の想定では、ルールを全社一律で実行することを検討していました。しかし回答結果を受けて、いきなり運用方法を大きく変更することに抵抗を感じるユーザーが多いことが分かりました。また、セキュリティを高めるためだとしても、お客様とのコミュニケーションにも影響を与えます。

「管理者都合を優先した結果、利用者が抜け道を探すような状態にはしたくなかった」と述べます。

まずはフォルダ構成に関して、運用ルール策定ミーティングで提案された設定をベースに、組織をマッピングしたフォルダ構成と、組織横断型のプロジェクトのフォルダ構成の二つを立て付けました。

「一番印象に残っているのは、ユーザーと管理者双方が最適な運用を、対話を重ねて段階的に進めていったことです」と原口氏は振り返ります。

結果

セキュリティを担保しながら現場での柔軟な活用を両立。働きやすい環境づくりに注力したい

 

これらの試行錯誤を経て、現在外部データとのやり取りは Dropbox を推奨しています。

「Dropbox にはファイル収集に便利なファイルリクエストや、大容量のファイルも一つにまとめて転送できる Dropbox Transfer など、社外共有に便利な機能が数多くあります。ルールを厳しくしてしまうとこれらの機能を使いこなせなくなる可能性もあるので、柔軟性を重視しました」
と原口氏は語ります。

厳しい制限をかけていないからこそ、何かあった時の解決策としてDropbox の強みである豊富な API を活用しています。

「 IT グループで確認が必要なパターンを API で定期的に抽出して、Slack に吐き出させてチェックするなど、可能な限り自動化を進めています」
と原口氏は続けます。

また、社員に向けた啓蒙活動にも力を入れています。 IT グループでは昨年春頃から Zoom で気軽に参加できるオンラインでの相談部屋を毎週開催しています。Slack 上でいつでも質問できる環境はありますが、今まで接点がなかった人にいきなり込み入ったことを聞くのがハードルに感じる人もいます。Zoom で顔を合わせることで気軽に質問できるようになる、という関係性を構築できるようになりました。また、「こんなことを考えているけれど、やっても問題ないか」と、相談をしてもらえるようになりました。事前に聞いてもらうことで、適切な提案ができるようになったそうです。開催当初はツール・サービスに関するトラブル・使い方についての問い合わせメインでしたが、最近では業務効率化やセキュリティといったテーマでの相談も増えてきています。

「今後の Dropbox の運用に関しては、全従業員に対し、適切なシーンで適切な選択肢がある環境を整えていきたいと考えています」と原口氏は語ります。

組織が拡大する中で IT グループだけの個別対応にこだわらず、各現場に知識がある人材を育成していきたいと、期待が語られました。

 

「Dropbox をどう活用すれば業務を効率化できるのか、きちんと伝えていく必要があります。定型作業を圧縮し、社員が働きやすい環境づくりに引き続き注力していきたいです。」

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