PDF に署名し、オンラインで電子署名を取得する

法的拘束力のある署名を取得するために、物理的な紙はもう必要ありません。電子署名を使用して、自社とクライアントが契約書に署名する手続きを合理化しましょう。

電子署名とは

電子署名とは、その名前から大方わかるように、手書きの署名をデジタル化したものです。PDF フォームに署名が求められている場合、テキストを追加して署名するために編集できる領域として、署名フィールドが強調表示されています。「デジタル署名」と「電子署名」という言葉が同じ意味で使われているのを目にすることがあるかもしれませんが、実際には同じものではありません。PDF にデジタル署名する方法としては、次の 2 つがあります。

電子署名

電子署名には、電子署名法に従い、手書きの署名と同等の拘束力があります。つまり、電子署名をすることで、署名するドキュメントに記載されている条項に同意したことになります。電子サインとも呼ばれていますが、基本的には自分の署名を画像化してデジタル文書の上に配置したものであり、物理的な署名ではないという理由だけで無効とすることはできません。

デジタル署名

デジタル署名は暗号化されており、改ざんの恐れを防ぐために設計されています。ドキュメントにデジタル署名がある場合、アルゴリズムの機能により「ハッシュ」が生成されます。このハッシュは、署名する瞬間と署名対象のドキュメントに基づいて完全に一意に決まります。ドキュメントが何らかの方法で変更または改ざんされた場合は、ハッシュが変更されます。ハッシュ付きで署名されたドキュメントを開くと、署名が適用されてから内容が変更されたかどうかをプログラムが教えてくれます。そして変更されている場合は、文書の完全性を疑問視する必要が生じる場合があります。

電子署名やデジタル署名に拘束力はあるか

電子署名やデジタル署名には拘束力がありますが、これは州や国によって異なる場合があります。どちらのタイプの署名も、署名するドキュメントを法的拘束力のあるものとする機能です。

電子署名とデジタル署名のどちらが必要か

これはドキュメントによって異なります。デジタル署名は、署名者と相対することができないときに、公証人レベルのセキュリティを実現することを目的としているため、セキュリティ面により重きを置いています。とは言え、個人と企業が直面すると思われるほとんどの状況では、公証人が必要となることがないので、電子署名で十分です。

電子署名が必要となる状況

電子署名は、契約書や同意書、請求書などの書類への署名に使用できます。また電子署名には、ドキュメントを順序正しくまとめることで、処理をかつてないほど合理化できるというメリットもあります。個々の請求書に手書きで署名することや保管場所を気にすることはもうありません。また、オフィスの入り口で受け付けを済ませるための手順として使用されることの多いタッチスクリーンやタッチパッドのサイン ツールをご存じかと思いますが、これらも電子署名に数えられます。

PDF への署名が可能なプログラムとは

Microsoft Word や Adobe Acrobat などのプログラム上での電子署名を可能にする Dropbox アプリ インテグレーションが数多くあります。Dropbox は、Dropbox 傘下の HelloSignDocuSignAdobe Sign など、優れた電子署名ツールと連携しています。最も優れている点は、ご利用中のデバイスがこれらのツールのいずれかをサポートしていれば、署名できるということです。つまり、パソコン、Android スマートフォン、iOS デバイスのどれを使用している場合でも、契約書に署名して成約するのに何の制約もありません。

署名の画像なしに PDF に電子署名するには

署名を正確に写したデジタル画像ファイルがなくても安心してください。こうしたファイルは必要ありません。電子署名では、署名の手段としてテキストを追加することも、名前を「手書き」した署名を生成することもできます。あるいは、iPad のタッチペンやパソコンのトラックパッドを使って、自分の手書きのサインを入れることもできますが、これらはオンライン署名を作成するために絶対に必要なものではありません。

Dropbox で PDF ドキュメントに署名するには

HelloSign などの Dropbox インテグレーションを利用すれば、Dropbox アカウント内で電子署名が簡単にできるようになります。契約書のドラフトから最終版までを作成し、送信して署名を依頼する作業をすべて Dropbox 内で完結できます。つまり、手元のパソコンに機密文書をダウンロードする必要がないので、誤って削除することも、安全でないフォルダに入れたままにしておくこともありません。自分が署名者である場合は、Dropbox 内から署名を追加することもできます。署名したい PDF や Word 文書を選択し、HelloSign やその他のアプリから使用する電子署名ツールを選ぶだけです。

ファイルはリモート アクセス可能な状態でオンライン上に安全に保管され、何重もの保護対策と厳格な暗号化が施されます。最初の提案内容の共同作成から契約書案の送信、署名済み PDF ドキュメントの保存まで、Dropbox は電子署名のニーズをワンストップで満たすことができます。

Dropbox で電子署名を使って作業を効率化する

請求書の承認を待っているときや、新入社員をオンボーディングするときには、書類の印刷、署名、確認、提出に、数週間にはならないにしても数日はかかる場合があります。私たちはそんな状況に慣れてしまいましたが、それに甘んじる必要はありません。HelloSign と Dropbox でドキュメントに署名をすれば、ワークフローはスムーズに進み、次のようなメリットがあります。

  • 署名完了までの時間が 80 % 短縮
  • 安全なストレージ
  • 環境に優しい
  • 管理者の時間を節約
  • ファクスや郵送にかかるコストを節約(特にフリーランス)
  • Dropbox ワークスペースで直接実行可能

世界はまだ電子署名に順応している途中かもしれませんが、ペンとインクで独立宣言に署名したジョン・ハンコックたちの古き良き時代は、じきに過去のものになるでしょう。