ポモドーロ テクニック

ポモドーロ テクニックでチーム メンバーのワークフローを簡単に刷新し、非効率な時間を最小限にする方法をご紹介します。

ポモドーロ テクニックとは

ポモドーロ テクニックとは、1980 年代に当時大学生だったフランチェスコ・シリロ氏によって考案された時間管理術です。1 日をたくさんのインターバルに区切るこのテクニックには、イタリア語で「トマト」を意味するポモドーロの名前が付けられました。名前の由来は、シリロ氏がこの時間管理術を完成させたときに使っていたキッチン タイマーがトマトの形をしていたためです。

ポモドーロ テクニックは簡単に導入でき、生産性を大きく高めることができます。このテクニックの基本的な実施方法は次のとおりです。

  1. 達成したい目標やタスクを To-do リストに書き入れます。
  2. ポモドーロ タイマーをセットします。
  3. 設定した時間まで、集中して取り組みます。
  4. タイマーが鳴ったら、そのインターバルにチェックマークを付けます。
  5. 作業セッションが終わるたびに、5 分間の休憩を取ります。
  6. 4 回目のセッションが終わったら、15~30 分の長めの休憩を取ります。
  7. タイマーをリセットして、最初から繰り返します。

ポモドーロとは

シリロ氏が使っていたキッチン タイマーもポモドーロ(トマト)の形と同様、1 回のインターバルのことも「ポモドーロ」と呼び、もともと 1 ポモドーロは 25 分です。基本的な考え方は、25 分間 = 1 ポモドーロを集中して取り組み、その後で短い休憩を取るというものです。連続して 4 ポモドーロに取り組んだ後は、長めの休憩を取ります。25 分の繰り返しに慣れて集中力がついてきたら、1 回のインターバルを 60~90 分に伸ばしてもよいでしょう。大切なのは、長い間座っているだけではなく、体を動かすようにしてください。

現代のポモドーロ メソッド

当初のポモドーロ テクニックでは、専用のタイマーを用意する必要がありましたが、現在ではスマートフォンを使うこともできます。アプリを使えば、ポモドーロの時間を設定するのも簡単です。もちろん、キッチン タイマーを使ってもかまいません。ただし、アプリを使うと次のような利点があります。

  • レポートと進捗管理
  • 達成状況を記したスコア ボード(チームに最適)
  • 電話とデスクトップの融合
  • SNS の利用制限、着信制限、その他の集中力を高める機能

オフィスでポモドーロ テクニックを活用する方法

現代のオフィスはこれまで以上に効率化と企業文化の推進に意欲的です。ポモドーロ テクニックを取り入れることで、業務環境と企業文化をさらに改善しつつ、チームのやる気をしっかりと高めることができます。このテクニックは、タスクに没頭して取り組みたいフリーランサーやリモート チームに最適です。チーム全体で 1 つのタスクに集中的に取り組めるようにするには、グループでポモドーロを取り入れてみるよう提案してください。物理的に離れて働いていたとしても、作業時間と休憩時間を共有することでチームの一体感がさらに高まるかもしれません。

頑張って集中した後は短いながらもリフレッシュできる休憩を取り、セッションを何度か繰り返せば長めの休憩が待っているという楽しみもあるポモドーロ テクニックは、小さな目標を達成していく喜びがあります。ポモドーロ テクニックでは、作業時間中の集中力を高めつつ、頑張った後の充実感も得られるよう、コーヒー ブレイクやランチ タイムの時間をとても大切にしています。

すでに時間管理をマスターした人をはじめとして、ポモドーロ テクニックが不要な人もいます。しかし、アジャイルな環境でスプリントを進めているときなど、チームで確実に作業を終えなければならない場合には格好のツールとなります。

ポモドーロで今後の作業を見積もる

あなたやチームがポモドーロ テクニックに慣れてきたら、これから取り組む作業にどれくらいの作業セッションが必要なのかを簡単に見積もれるようになってきます。1 週間単位または 1 か月単位の作業計画を考える際には便利なアプローチです。朝一番に、最も重要なタスクを 25 分単位のブロックに割り当てましょう。それ以外の時間にポモドーロ セッションを使わなくても、優先度の高い仕事にもれなく取り組むことができます。

また、1 週間に一定数のポモドーロ セッションを実施するのも効果的です。チーム メンバーが最も参加しやすい時間を決めて、ポモドーロ メソッドを使うことを日課にするとよいでしょう。

ポモドーロ テクニックの代替手段

このテクニックのアイデア自体は魅力的だと思うものの、自分のチームで効果を発揮するかわからないと思う方は、他のバリエーションも試してください。

アイゼンハワー メソッド

このテクニックは、ポモドーロ メソッドと組み合わせることで優先順位を決定するのが簡単になります。優先順が決まったら、それらのタスクをポモドーロで達成していきます。アイゼンハワー メソッドでは、大きな四角形の中央にプラス記号を書き入れて、4 つの箱を作ることから始めます。横軸方向の左を「緊急」、右を「緊急ではない」とし、縦軸の上を「重要」、下を「重要ではない」とします。これで、To-do リストのベースとなる 4 つの箱ができあがります。

  1. 緊急かつ重要:期限のある仕事やプロジェクトの進行を妨げている要素など
  2. 重要だが緊急ではない:プロジェクト計画など
  3. 緊急だが重要ではない:チーム メンバーとの今日のランチ
  4. 重要でも緊急でもない:仕事の後の飲み会
アジャイル

アジャイルとは仕事の進め方の 1 つで、業務時間全体を対象にして取り入れる手法です。このテクニックはもともと、プログラマーや開発者に向けて考案されたもので、こうした職種において最大限の効果を発揮します。ただし、時間管理の方法としての価値はあります。興味深い点は、「スプリント」とよばれる概念です。スプリントとは、全員が協力して特定のタスクを完了させる一定の時間枠のことを指します。1 つのスプリントでは、さまざまなチームのメンバーが各自のスキルを使って 1 つのタスクを進めます。スプリントの期間が終わるまでに、完全な形の成果物を仕上げることを目標としています。

ポモドーロ テクニックを有効活用する

ポモドーロ メソッドはカスタマイズできる自由度がとても高いので、チームに合った完璧な時間管理ツールを作成できます。1 週間に一度、集中的なコラボレーションの時間を設けることで、チームが一丸となって面倒な仕事を片付けることも、締め切りに向けて全員の足並みを揃えることもできます。

たとえば、チームがリモート ワークを始めたところ、新たな問題が発生して生産性が上がりづらいとします。インターネット接続が遅い、集中を乱す要素があるなどです。こんなときはポモドーロ テクニックを使って、チームが一度に 25 分間の集中した作業時間を確保できるようにします。こうすれば、わずかではあっても重要な前進を成し遂げられるようになります。

最小限の時間で最大限の効率が得られれば、気が散る心配もありません。ポモドーロ テクニックなら、物事を簡潔に、扱いやすく、そして管理可能な状態に保つことができるのです。