デジタル トランスフォーメーションとは?

時代はアナログからデジタルへ移行しましたが、デジタル トランスフォーメーションが完了したわけではありません。

デジタル トランスフォーメーションの意味

デジタル トランスフォーメーションとは、アナログなプロセスをテクノロジーでデジタル化することです。スマート ウォッチや AI によるホーム アシスタントなど、私たちは日常のさまざまなシーンでデジタル化を体験していますが、デジタル トランスフォーメーションとはそれだけではなく、むしろ機械学習やビッグ データ、モノのインターネット(IoT)などの新しい領域のテクノロジーでビジネスを変革することです。皆様が、こうした重いトピックについて気にする必要はまだないかもしれませんが、デジタル トランスフォーメーション戦略の策定が必要であることは間違いありません。

ビジネスに見るデジタル化の影響

ビジネスにおけるデジタル トランスフォーメーションは、従来の郵便をメールに切り替えるよりもやや複雑です。一言で言えば、カスタマー エクスペリエンス、サプライ チェーン、利害関係者管理、ビジネス プロセス全体をテクノロジーで改善する。それが、私たちの言うデジタル トランスフォーメーションです。デジタル テクノロジーをフルに受け入れるには、ビジネスを全面的に変革するための準備も必要です。業務処理の方法がいまだにアナログなら、この機に、変革への取り組みに着手してはいかがでしょうか。

デジタル トランスフォーメーション戦略の策定を勧める理由

デジタル化を勧める理由は挙げ出したら切りがありませんが、一番の理由は、それが世の中の動きだからです。現在の新しいスタートアップ ビジネスはデジタル プロセスを前提に戦略を立てています。それは、新しいビジネス モデルにとって、以前のプロセスが時代遅れでしかないからです。こうした最新のビジネスは、従来のビジネスのように「デジタル化による既存ビジネスの駆逐」に悩まされることがありません。そのため業務効率に関しては、従来のビジネスよりも優れているのがふつうです。彼らに遅れないようにするには、自社のワークフローをデジタル時代にふさわしいものに変えるしかありません。

そうすれば、レースで取り残されるのを食い止められるだけでなく、チーム、企業文化、全体的な生産性に驚くような効果をもたらすことができます。

デジタル トランスフォーメーションの例

ビジネス ツールをデジタル化すると言っても、あまり怖じ気づく必要はありません。場合によっては、最小の努力だけで大きな価値が得られるかもしれませんし、日常生活ではすでに気づいていることかもしれません。たとえば、以下の例はすべてデジタル トランスフォーメーションと考えることができます。

  • オンライン バンキング
  • デジタル ショッピング クーポン
  • デジタルお得意様カード
  • クリック & コレクト サービス
  • セルフサービス式オンライン カスタマー サービス

どれも、見かけが少々変わっただけのように思えるかもしれませんが、実際は自動化によってユーザーに提供する価値、つまり顧客満足度を向上させているのです。

デジタル トランスフォーメーションのメリットとは

ビジネスのデジタル化には多くのメリットがあり、それに異を唱えることはできません。ここでは、ビジネスにもたらされる効果をいくつか紹介します。

リソース管理の改善

こちらに書類整理用のキャビネット、あちらにドキュメントが置いたままのデスクトップ、それぞれのチームにそれぞれのプログラム。こうした従来の管理方法が適切であるわけがありません。クラウド コンピューティングやクラウド ストレージなどのデジタル プロセスを利用すると、社内のリソースを統合して、オンライン ハブで一元管理することができます。かつては、営業が時間があるときに財務にドキュメントを渡すのがコラボレーションでしたが、今では安全な共有フォルダから瞬時にドキュメントを渡せるようになりました。

ドキュメントや写真はもちろん、尺の長い動画でさえ、すべてオンラインに安全に保存し、デスクトップ、ノート パソコン、モバイル デバイスを使ってどこからでも簡単にアクセスできます。

プロセスの効率化

デジタル プロセスはアナログ プロセスより高速であることがほとんどです。契約書を例に取ると、アナログでは契約が完了するまでに数日から場合によっては数週間かかりますが、デジタルなら必要な時間を数分にまで短縮できます。電子署名を利用すれば、契約書を印刷して郵送する手間に煩わされることがありません。デジタル ドキュメントへの署名をメールで依頼するだけで済み、依頼された相手も、受信トレイに届いたドキュメントにすぐ署名できます。ハード コピーで契約する場合も、Dropbox のドキュメント スキャナーを使えば、すべての処理を効率化できます。スマートフォンのカメラでドキュメントをスキャンしてデジタル ファイルに変換するだけで、ドキュメントのメール送信や共有が可能になるほか、Dropbox アカウントに安全に保存することができます。

すべてが効率よく進むようになると、より重要なことに取り組む時間が生まれます。これは、シドニー大学のような由緒ある教育機関にとっても、よい教えとなりました。同校の CIO は次のように述べています。「私たちは、教員や学生が重要な研究活動に専念できる最良の共同作業ツールを提供したいと考えていましたが、Dropbox はそのニーズに完全に応えてくれています。」

企業文化の改善

お役所的なやり方は、円滑なチームワークの敵でしかありません。書類の処理やメールでの長々としたやり取りに追われる仕事を誰が好むでしょうか。デジタル化は、チームワークの進め方を全体的に改善します。これは古い技術では絶対に不可能です。たとえば、インスタント メッセージングなどのコミュニケーション チャネルを設けて、デスクを離れなくても手軽にチャットできるようにして組織のサイロ化を解消し、共有可能な To-do リストで各自の責任の範囲を明確にできます。社員になると無料のランチやまばゆいばかりの最新式オフィスを利用できることを、企業文化の象徴として謳っている会社を目にしたことがあるかもしれませんが、分散したチームや全員テレワークの会社が登場しつつある今、オフィス出社を前提とした環境では、チームに自由裁量権を与えることや社員の忠誠心を養うことが難しくなり、企業はその対策を迫られています。チームがどこにいても適切に権限を与え、意欲をかき立てるには、彼らが仕事で最善を尽くし、常に上を目指せるよう、そのためのツールを提供しなければなりません。社員の満足度を高めたいなら、今日のビジネス リーダーは真っ先にデジタル化に取り組むべきです。

ビジネス目標の達成

大胆な説かもしれませんが、デジタル化はビジネス目標を短期間で達成するのにも有効です。利益の増大であれ顧客満足度の向上であれ、今の時代、デジタル化以外に取るべき道はありません。たとえば e コマースを考えてみましょう。デジタル化されていない小売店は、ソーシャル メディアで新商品を宣伝する、メーリング リストでリピート客を確保する、顧客データを詳しく分析するといったことができません。今の顧客が期待していることで、商品の購入決定プロセスに大きく影響することはたくさんあります。顧客が求めるものを提供できないということは、商品やサービスを購入しようという気持ちを損ない、顧客と利益を失うことを意味します。

デジタル トランスフォーメーションのロードマップを作成する

新しいテクノロジーをいつでも導入できる状態にあるなら、デジタル トランスフォーメーションの指針としてロードマップを作成しましょう。変革への取り組みに決まった形はありません。結局のところ、変革の進め方はビジネスによって異なりますが、ここでは、目安となる方法をいくつか紹介します。

1. 変革する領域を決める

最終的には会社全体を変革するのですが、まずは集中的に取り組むべき領域を正しく選択することが必要です。世の中にはデジタル ツールが無数に出回っています。すべてに費用を投じれば、変革が完了するのではないかと期待しがちですが、実際のところ、間違ったツールに投資すれば、ビジネスには何の役にも立ちません。そこで、ビジネスをいくつかのコア領域に分け、どのように変革すれば最大限の効率化が可能になるかを考えます。コア領域には一般に、次の領域が含まれます。

  • 社員と企業文化:インスタント メッセンジャーの導入など、企業文化を改善するための方法を考えます。
  • プロセス:必須の業務プロセスの改善方法を考えます(経費などの情報を共有できる財務ソフトウェアを導入する、など)。
  • 顧客:顧客へのリーチや顧客維持の方法をどう改善すればよいかを考えます。オンライン化だけなら簡単ですが、オンライン ストアの CMS をアップデートするとなると、やや複雑になります。
2. 予算を有効に活用する

デジタル トランスフォーメーションの取り組みに充てられる予算が十分にあることを確認して、最適なツールに投資しましょう。費用対効果が最も高いのは、多機能ツールです。たとえば Dropbox は、ファイルを安全に保管できる場所としてだけでなく、共同作業が簡単にできてコミュニケーションが図れ、効率よくチームワークに取り組めるプラットフォームとしても利用できます。選択肢が今のニーズに適しているかどうかを時折検討することも忘れないでください。「期間は不明だが、とりあえず X を使う」のではなく、「1 年間のサブスクリプションで X を使用するための予算を組む」ようにすることが重要です。多くのデジタル ツールが SaaS モデルで提供されているので、その場その場で料金を払うのではなく、一定期間継続して利用できる予算を準備してください。

3. 担当者を割り当てる

デジタル化は業務効率を高めるだけではなく、まったく新しいプロセスの導入も可能にします。たとえば、ソーシャル メディアで存在感を高めるためにはソーシャル メディア コーディネーターが必要になり、ウェブサイトにはコンテンツ マネージャーが必要になります。チームでスキルアップを図り、新しい課題に取り組む絶好の機会ですが、こうした重要な役目を任せられる人材が新たに必要になることも考えられます。今まさにデジタル化に乗り出そうとしているところなら、信頼できるチームで着手する必要があります。場合によっては、着手のための新しい人材が必要になるかもしれません。そうなると、予算内に収まるかどうかという話に戻ります。

4. 作業の進め方を見直す

デジタル プロセスは、アジャイル手法など今までにない作業方法を生み出しています。こうしたプロセスでは、コミュニケーション、チームワーク、生産性の維持が重視されます。既存の作業プロセスをチェックし、必要に応じて更新することが重要です。どの場合も、おそらく産みの苦しみが付いて回ることでしょう。そのため、ロードマップには必ず数週間の余裕を持たせてください。

5. 着手後もアップデートを忘れない

デジタル トランスフォーメーションは 1 日で成し遂げられるものではありません。今の世の中は動きがスピーディーです。新しいデジタル エコシステムを構成する一員となった以上、その動きについていかなければなりません。デジタルのベスト プラクティスと基盤を常に最新の状態に保ちましょう。専門スキルの開拓を怠らないことも、企業文化や人材の維持に大きなプラスの効果をもたらし、会社と社員双方の満足につながります。